Papel térmico, tickets de caja y tarjetas de embarque: puntos de atención adicionales
Tickets de caja, resguardos de pago, billetes de tren, tarjetas de embarque, tickets de parking y comprobantes de tarjeta: casi todos en papel térmico. Parece inofensivo, ese rollito ligero y liso que desaparece en un cajón o que entregan al pagar con tarjeta. Sin embargo, contienen más datos personales de lo que sospecha, y el material en sí se comporta distinto al papel normal tanto en la trituradora como en el proceso de reciclaje. Una breve guía para organizaciones que quieren gestionarlo con cuidado.
¿Qué pone realmente?
Un ticket de caja medio de una gasolinera, un restaurante o una tienda contiene:
- Fecha, hora y ubicación de la transacción.
- Los cuatro últimos dígitos de la tarjeta bancaria.
- A veces: nombre del titular en transacciones con tarjeta de crédito.
- Importe, desglose de IVA, método de pago.
- Número de fidelización o código de tarjeta de cliente.
- En tickets de hostelería: número de mesa, camarero, a veces patrón de compra.
Las tarjetas de embarque van un paso más allá. En el código de barras figuran número de vuelo, nombre, fecha de nacimiento (en parte), número de viajero frecuente, a veces número de pasaporte según la aerolínea. Quien escanea el código de barras conoce todo su perfil de viaje.
La regla práctica: trate las tarjetas de embarque y los documentos de pago como datos personales. No van en el contenedor de papel abierto de la oficina ni en una bolsa de viaje.
Por qué el papel térmico es diferente
El papel térmico no es papel normal. Se compone de un soporte de papel con una capa sensible al calor de colorante leuco y un revelador de color (a menudo BPA o BPS). Esa capa se vuelve negra al calentarse, y con eso se «imprime» el texto. Dos consecuencias:
- Limitación de reciclaje. Muchas papeleras solo aceptan el papel térmico en una fracción diluida, porque el revelador químico contamina la pulpa. En Europa el BPA está prohibido en el papel térmico nuevo desde 2020 (decisión de la ECHA), pero las existencias antiguas aún lo contienen. El BPS, el sustituto, también está bajo reevaluación.
- Desvanecimiento. El papel térmico se decolora con el calor, la luz solar y el contacto con plástico. Un ticket que está en una funda transparente junto a PVC puede quedar ilegible en semanas. Para la contabilidad es un problema. Para la seguridad de los datos, más bien una ventaja.
¿Con el archivo normal o no?
Para la obligación fiscal de conservación normalmente debe guardar los justificantes de pago 7 años. Pero si el ticket se desvanece ya no tiene una prueba legible. Buena práctica: escanee los tickets térmicos de inmediato (en una semana) y conserve el escaneo, no el ticket físico. Eso resuelve tanto el problema del plazo de conservación (lo digital sigue legible) como el problema de la destrucción (tras escanear pueden destruirse holgadamente dentro del plazo, porque el escaneo se convierte en la prueba).
Cómo encaja esto con la obligación fiscal de conservación más amplia lo lee en obligación fiscal de conservación de 7 años y en el aide-mémoire de plazos de conservación del RGPD.
Destruir: qué funciona
El papel térmico puede ir perfectamente en nuestra trituradora móvil. El soporte de celulosa es el mismo que el del papel normal. Se tritura a DIN 66399 P-5 sin problema. En la papelera se procesa en el flujo diluido donde también van los tickets normales.
- Sí: mezclar con papel confidencial normal en el mismo contenedor.
- No: quemarlo en una chimenea o barbacoa. Por el recubrimiento químico desprende vapores nocivos, también con papel sin BPA.
- No: en el contenedor de reciclaje de plástico. Es papel, no plástico.
Tarjetas de embarque: atención especial
Tirar una tarjeta de embarque en el aeropuerto es un hábito con un riesgo infravalorado. El código de barras contiene lo suficiente para buscar todo su perfil en los sistemas de la aerolínea: vuelos de hoy, reservas anteriores, estatus, a veces datos del pasaporte. Investigadores de seguridad demuestran desde hace años que con una app de escáner de códigos de barras normal en un teléfono la mayoría de los códigos de tarjetas de embarque son legibles.
Para los viajes de empresa vale: trate las tarjetas de embarque como documentación, no como desechables. Recójalas, destrúyalas junto con su papel confidencial normal. Si por casualidad están en cajas de devolución tras un viaje de trabajo con devoluciones de merchandising, ahí van bien servidas.
Consejos prácticos para organizaciones
- Coloque contenedores cerrados en la administración de gastos. No contenedores abiertos. Simplemente consolas cerradas.
- Escanee y triture en una semana laboral. Establezca la política: los tickets se escanean, el ticket original puede eliminarse tras 5 días laborables.
- Los viajeros lo hacen ellos mismos en la oficina. No dé a quienes presentan gastos una excusa para llevarse los tickets a casa.
- Combínelo con la recogida de papel. El papel térmico va en el mismo flujo. No hace falta una ruta aparte.
¿Qué pone sobre esto en el certificado?
En su certificado de destrucción figura «papel» como tipo de material. El papel térmico entra ahí. No hace falta mención aparte. Sí es útil documentar en su procedimiento interno que los tickets térmicos van incluidos, para que el auditor sepa que no omitió un flujo aparte.
Tickets de caja, tarjetas de embarque y archivo normal en una sola ruta.
Tírelo todo junto en nuestro contenedor cerrado. Trituramos a DIN P-5, con certificado. No hace falta un flujo aparte para el papel térmico.
Solicite un presupuesto¿Su organización trabaja con muchos tickets de caja o notas de gastos? Pida consejo en desnipperaar.nl sobre una disposición de contenedores y una frecuencia adecuadas.