Gasolineras: destruir datos de clientes
Una gasolinera trata mas datos personales de lo que un surtidor y una caja hacen pensar. Numeros de tarjeta de combustible y de tarjeta de cliente, programas de fidelidad y de ahorro, tickets en papel termico, imagenes de videovigilancia en los surtidores, datos de pago y de transaccion y los expedientes de su personal pasan todos por la administracion. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: los datos de transaccion y de pago entran en los siete anos fiscales. Los datos de fidelidad y de tarjeta de cliente se conservan mientras dure el programa. Las imagenes de videovigilancia se conservan unas cuatro semanas. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado como prueba.
Que datos pasan por una gasolinera
A primera vista, una gasolinera es un lugar de combustible y una tienda, pero tras el mostrador hay un conjunto de datos personales. Para el cliente profesional se trata de tarjetas de combustible y de cliente ligadas a una matricula, un empleado o una empresa. Para el particular se trata de datos de pago, puntos de ahorro y tickets. Alrededor del recinto, las camaras registran matriculas y rostros. Y a nivel interno tiene expedientes de personal con todo lo que un empleador conserva.
Trate por tanto esos volumenes por separado. Un extracto de transaccion que debe conservar por motivos fiscales no tiene el mismo estatus que una antigua solicitud de tarjeta de cliente o un monton de tickets. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin del contrato o de la transaccion.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Datos de transaccion y de pago | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Datos de tarjeta de combustible y facturacion | Contrato y fiscal | duracion + 7 anos |
| Programa de fidelidad y de ahorro | Ligado a la finalidad | mientras dure la membresia |
| Tickets en papel termico | Sin obligacion propia | depurar tras la liquidacion |
| Imagenes de videovigilancia en los surtidores | Limitacion de conservacion | unas 4 semanas |
| Datos del personal | Plazos RGPD propios | segun la parte |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de su situacion. En caso de duda, consulte con su contable o asesor de privacidad. Un resumen completo por tipo de documento esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD y para el hogar en cuanto tiempo conservar documentos.
Datos de tarjeta de combustible y de cliente
Una tarjeta de combustible vincula un repostaje con una empresa, un empleado o una matricula. Eso construye una imagen rica de donde y cuando reposta una persona. Mientras el contrato dure y deba poder justificar la facturacion, conserva esos datos. Una vez terminado el contrato de tarjeta de combustible y transcurrido el plazo fiscal, la base decae y depura los formularios de solicitud, las autorizaciones y los extractos antiguos. No conserve montones de tarjetas y formularios antiguos porque algun dia puedan servir, ya que no es una base valida.
Programas de fidelidad y de ahorro
Los programas de fidelidad y de ahorro registran el comportamiento de compra, ligado a un nombre, una direccion de correo o un numero de tarjeta. Es valioso para su marketing, pero sigue siendo datos personales con una finalidad. Conserve los datos mientras la membresia este activa y la finalidad exista. En cuanto un miembro deja de participar o el programa queda inactivo, la base decae y depura los datos. Un formulario de solicitud antiguo en papel con nombre y firma va con el papel confidencial, no al contenedor de papel.
Tickets y papel termico
Los tickets parecen inofensivos, pero parte de su propia contabilidad y a veces datos de clientes figuran en ellos. El papel termico exige ademas atencion porque no tiene lugar en cualquier flujo de papel. Un simple ticket sin funcion fiscal se depura tras la liquidacion. Las copias de tickets de transaccion que pertenecen a su contabilidad de caja se conservan dentro del plazo fiscal. Como gestionar tickets y papel termico esta en papel termico, tickets de caja y tarjetas de embarque.
Imagenes de videovigilancia en los surtidores
Casi toda gasolinera tiene camaras en los surtidores, la tienda y la caja. Esas imagenes son datos personales, porque registran matriculas y rostros. El RGPD pide un plazo de conservacion corto, en la practica unas cuatro semanas, salvo que un incidente o una investigacion de fraude de combustible justifique conservarlas mas tiempo. Despues las imagenes se sobrescriben o borran. Cuando un grabador antiguo o un disco duro sale del armario, debe destruirse fisicamente y no dejarse con los enseres. Mas sobre esto en imagenes de videovigilancia: conservacion y destruccion.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en transacciones, tarjetas de combustible, fidelidad, tickets, imagenes y personal.
- Conserve la contabilidad fiscal durante los siete anos.
- Depure los datos de tarjeta de combustible y de fidelidad en cuanto el contrato o el programa se detiene.
- Ajuste las imagenes de videovigilancia a un plazo corto y borrelas despues.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de clientes de una gasolinera se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de pago, de matricula y a veces de identidad. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de caja antiguo, un grabador o una copia con datos de transaccion tambien forma parte de ello. Como gestiona esto una tienda online o un comercio es comparable a lo que lee en tienda online: destruir datos de clientes.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar formularios antiguos de tarjeta de combustible. Tras el contrato y el plazo fiscal, la finalidad decae.
- Guardar los datos de fidelidad indefinidamente. Sin membresia activa no hay base.
- Tirar los tickets con los residuos ordinarios de la tienda. Los datos de pago y de cliente van aparte.
- Conservar las imagenes de videovigilancia demasiado tiempo. Un plazo corto es la norma, no meses.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva una gasolinera los datos de tarjeta de combustible y de transaccion?
Los datos de transaccion y de pago entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los datos de tarjeta de combustible necesarios para la facturacion se conservan el mismo tiempo. Los demas datos de clientes no se conservan mas tiempo del necesario para la liquidacion y el contrato.
Puedo conservar los datos de fidelidad y de tarjeta de cliente indefinidamente?
No. Los datos de fidelidad y de ahorro se conservan mientras dure la membresia y la finalidad este activa. En cuanto un cliente deja de participar o el programa esta inactivo, la base decae y se depuran los datos.
Cuanto tiempo conservo las imagenes de videovigilancia en los surtidores?
Las imagenes de seguridad ordinarias se conservan unas cuatro semanas, salvo que un incidente o una investigacion justifique conservarlas mas tiempo. Despues las imagenes se sobrescriben o borran y el disco duro se destruye fisicamente al desecharlo.
Como destruyo los datos de clientes de una gasolinera conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una gasolinera trabaja con datos de pago, de matricula y de cliente, desde tarjetas de combustible y programas de fidelidad hasta tickets e imagenes de videovigilancia. Conserve la contabilidad fiscal siete anos, depure los datos de tarjeta de combustible y de fidelidad en cuanto la finalidad decaiga y conserve las imagenes de videovigilancia solo brevemente. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi protege los datos de sus clientes y de su personal y cumple el RGPD.
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