Servicios de mensajeria: destruir datos de entrega
Un servicio de mensajeria trata los datos de cada destinatario y remitente. Nombre y direccion en la etiqueta del paquete, un numero de telefono para la cita de entrega, una firma en la prueba de entrega, direcciones de retorno, listas de reparto y datos de trayecto de sus mensajeros. Una pequena parte entra en la obligacion fiscal, la mayor parte debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta corta es la siguiente. Los datos de entrega y direccion no se conservan mas tiempo del necesario para la entrega y su liquidacion. La facturacion entra aparte en los siete anos fiscales. Las pruebas de entrega sirven como prueba hasta la liquidacion del encargo. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos, prueba de entrega y RGPD
En un servicio de mensajeria se cruzan dos intereses. Usted quiere poder demostrar que un paquete se ha entregado, asi que conserva una prueba de entrega con firma o foto. Al mismo tiempo rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. El interes probatorio fija cuanto tiempo conserva razonablemente una prueba de entrega, el RGPD establece que no puede dejar el resto indefinidamente.
Trate por tanto los datos por tipo. Una etiqueta de paquete con nombre y direccion no tiene el mismo estatus que una factura o una lista de reparto de un mensajero. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo necesario y depura el resto a tiempo. Asi mantiene pequena la montana de datos de direccion que de otro modo acumularia sin darse cuenta.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el momento en que la entrega esta liquidada.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Pruebas de entrega y firmas | Prueba de la entrega | hasta la liquidacion |
| Datos de entrega y direccion | Lo mas limitado posible | fuera tras la liquidacion |
| Etiquetas de paquete y direcciones de retorno | Ligado a la finalidad | justo tras el tratamiento |
| Datos de trayecto y reparto | Ligado a la finalidad, en parte fiscal | el menor tiempo posible |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de sus acuerdos con los clientes. En caso de duda, consulte con su asesor de privacidad. El lado fiscal esta en cuanto tiempo conservar los documentos y la lista completa por tipo en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Pruebas de entrega y firmas
Una prueba de entrega con firma o foto de entrega es su prueba de que un paquete se ha entregado. Esa prueba tiene valor hasta que el encargo este liquidado y el plazo para reclamaciones haya pasado. Mientras un destinatario pueda afirmar que un paquete no ha llegado, usted quiere poder mostrar la prueba. Despues la finalidad decae y la prueba de entrega pasa a los datos que pueden irse.
Atienda al vinculo con la contabilidad. Si una prueba de entrega va unida a una factura o forma parte de la contabilidad, sigue el plazo fiscal de siete anos. Si esta suelta, la liquidacion del encargo es determinante. No conserve nunca una firma o una foto de entrega mas tiempo del que justifique una de estas bases.
Limitar los datos de entrega, direccion y retorno
Las etiquetas de paquete, pegatinas de retorno y listas de reparto contienen el nombre, la direccion y a menudo un numero de telefono o de pedido del destinatario. Son datos personales, aunque solo sea una pegatina. Una errata de impresion, una etiqueta cancelada o una direccion de retorno que imprime no van por tanto al contenedor de papel sino al volumen confidencial. Una sola etiqueta parece inofensiva, pero un contenedor lleno forma un fichero de direcciones que en la calle es una brecha de datos.
Reuna etiquetas sueltas, listas de impresion y documentos de retorno en un contenedor cerrado, aparte de los residuos ordinarios. Depurelos en cuanto la entrega este liquidada. Asi evita gestionar un stock de datos de direccion para el que ya no tiene finalidad.
Datos de trayecto y reparto de sus mensajeros
Ademas de los datos de los destinatarios, tambien trata datos de sus propios mensajeros. Listas de reparto, datos de ruta, datos de GPS y telematica y datos de escaneo por parada son datos personales del conductor. Pertenecen a la gestion de la empresa, pero aqui tambien rige la limitacion de conservacion. Conservelos mientras los necesite para la planificacion, el control o una base fiscal, y despues depurelos de forma estructurada. Como gestionar estos datos de flota se explica en datos de los conductores y RGPD en su flota.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, pruebas de entrega, datos de direccion y datos de mensajero.
- Limite los datos de direccion a lo que necesita para la entrega.
- Conserve las pruebas de entrega hasta la liquidacion del encargo o el plazo fiscal.
- Depure etiquetas y documentos de retorno en cuanto la entrega este hecha.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de entrega se destruyen de forma confidencial, porque contienen el nombre, la direccion y los datos de contacto de sus destinatarios. El papel, las etiquetas y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un escaner antiguo, un terminal de mano o una copia con datos de entrega tambien forma parte de ello. Los documentos de caracter CMR o de transporte siguen la misma linea, como se describe en destruir documentos de transporte tras la conservacion y el resumen mas amplio logistica y transporte, cartas de porte y CMR.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de entrega?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los datos de direccion indefinidamente. Tras la liquidacion, la base decae.
- Tirar etiquetas y pegatinas de retorno al contenedor de papel. Van al volumen confidencial.
- Conservar las pruebas de entrega demasiado tiempo. Tras el plazo de reclamacion no tienen finalidad.
- Olvidar los datos de mensajero. Los datos de trayecto y reparto tambien entran en el RGPD.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo puede conservar un servicio de mensajeria los datos de entrega y direccion?
No mas tiempo del necesario para la entrega y su liquidacion. En cuanto el paquete se ha entregado y no hay ninguna reclamacion o consulta de seguimiento en curso, la base decae y depura los datos de direccion. La facturacion entra aparte en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos.
Cuanto tiempo conservo las pruebas de entrega y las firmas?
Una prueba de entrega con firma sirve como prueba de la entrega y se conserva hasta que el encargo este liquidado y el plazo de reclamacion haya pasado. Si la prueba va unida a la factura, se aplica el plazo fiscal. Despues ya no tiene finalidad.
Las etiquetas de paquete y direcciones de retorno entran en el RGPD?
Si. Una etiqueta de paquete contiene el nombre, la direccion y a menudo un numero de telefono o de pedido del destinatario, y son datos personales. Etiquetas sueltas, pegatinas de retorno y erratas de impresion no van al contenedor de papel sino al volumen confidencial.
Como destruyo datos de entrega conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel, las etiquetas y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un servicio de mensajeria trabaja con los datos de direccion, de contacto y de prueba de cada destinatario, entre un interes probatorio y el RGPD. Conserve las pruebas de entrega hasta la liquidacion, conserve la contabilidad siete anos y limite los datos de direccion a lo que exige la entrega. Etiquetas, documentos de retorno y datos de mensajero se depuran en cuanto la finalidad ha pasado. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos intereses y protege los datos de sus destinatarios.
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