Talleres de chapa: destruir datos de clientes
Un taller de chapa trata los datos de cada cliente y de cada vehiculo que entra. Nombre y direccion, la matricula, un expediente de siniestro, la comunicacion con la aseguradora, informes periciales con fotos y la facturacion. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra se conserva hasta la liquidacion de la reparacion, y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida. La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El expediente de siniestro y la comunicacion con la aseguradora se conservan hasta la liquidacion de la reparacion y el vencimiento de una garantia o litigio. Los datos de clientes y vehiculos, informes periciales y fotos de siniestro no se conservan mas tiempo del necesario. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos para el taller de chapa
En un taller de chapa se cruzan dos cosas. La obligacion fiscal le obliga a conservar la contabilidad siete anos, con las facturas, los presupuestos y los datos de pago. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion fiscal fija el minimo para la contabilidad, el RGPD el maximo para todo lo que sea atribuible a una persona o a un vehiculo.
Trate por tanto los datos por tipo. Una factura no tiene el mismo estatus que una foto del habitaculo o un informe pericial con un calculo de dano. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo. Una matricula es un dato personal en cuanto es atribuible al propietario, de modo que su fichero de vehiculos entra tambien en el RGPD.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la liquidacion de la reparacion.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Expediente de siniestro y comunicacion aseguradora | Hasta liquidacion y garantia | ligado a la finalidad |
| Datos de clientes y vehiculos | Lo mas limitado posible | solo lo necesario |
| Matricula y notificaciones de reparacion | Hasta la reparacion y el levantamiento | hasta la liquidacion |
| Informes periciales y fotos de siniestro | Ligado a la finalidad, limitacion | el menor tiempo posible |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de sus acuerdos con aseguradoras y empresas de leasing. En caso de duda, consulte con su asesor de privacidad. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Expedientes de siniestro y comunicacion con las aseguradoras
Un expediente de siniestro reune mucho sobre un cliente y su vehiculo. Nombre y direccion, la matricula, la descripcion del dano, el historial de reparaciones y a menudo la poliza o el numero de siniestro de la aseguradora. Mientras la reparacion esta en curso y una garantia o un posible litigio siguen en juego, tiene una base para conservar el expediente. Una vez que eso termina, la base decae y depura el expediente de forma confidencial.
La comunicacion con las aseguradoras exige la misma disciplina. Es encargado o corresponsable de datos que en realidad pertenecen a la aseguradora, asi que mantenga ese volumen aparte de forma reconocible. Como gestiona una aseguradora sus propios expedientes de siniestros y polizas se lee en aseguradoras: destruir expedientes de siniestros y polizas. No conserve mas de lo que exige el acuerdo y, cuando termine, no tire nada sin control al contenedor de papel.
Matriculas, notificaciones de reparacion e informes periciales
Un dano grave conduce a veces a una notificacion de inmovilizacion ante la autoridad del vehiculo, tras la cual el vehiculo solo puede volver a la via una vez reparado y reinspeccionado. Esos expedientes contienen la matricula, el propietario y una descripcion detallada del dano. Conserve estos datos hasta el levantamiento de la inmovilizacion y la inspeccion, y depurelos despues. Su fichero de vehiculos y matriculas es comparable a otros sectores que gestionan una flota, como se describe en datos de los conductores y RGPD en una flota.
Los informes periciales y las fotos de siniestro son mas sensibles de lo que parecen. Una foto del habitaculo puede mostrar efectos personales, una matricula o incluso a un ocupante, y un informe contiene un calculo completo del dano. Trate estas imagenes e informes como parte del expediente, conservelos solo mientras dure la finalidad y depurelos de forma confidencial despues. Si tambien pide una copia de un documento de identidad o permiso de conducir, sea prudente, igual que en automocion: destruir expedientes de clientes y copias del DNI.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, expediente de siniestro, datos de vehiculos y correspondencia.
- Limite los datos de clientes y vehiculos a lo que exigen la reparacion y su liquidacion.
- Trate las fotos de siniestro e informes periciales aparte y depurelos tras el plazo de garantia.
- Conserve la contabilidad durante los siete anos fiscales.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de clientes y vehiculos se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, de matricula y de siniestro. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de taller antiguo, una copia de seguridad o una tarjeta de memoria con fotos de siniestro tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de clientes y vehiculos?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los expedientes de siniestro indefinidamente. Tras la liquidacion y el plazo de garantia, la finalidad decae.
- Dejar las fotos de siniestro en tarjetas de memoria sueltas. Las imagenes tambien son datos personales.
- Conservar por defecto una copia del DNI o permiso. Anote solo lo que realmente necesita.
- Tirar sin triturar. Un expediente de siniestro en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar un taller de chapa los datos de clientes y vehiculos?
La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El expediente de siniestro y la comunicacion con la aseguradora se conservan hasta la liquidacion de la reparacion y el vencimiento de una eventual garantia o litigio. Los demas datos de clientes y vehiculos no se conservan mas tiempo del necesario.
Puedo conservar las fotos de siniestro e informes periciales indefinidamente?
No. Las fotos de siniestro e informes periciales forman parte del expediente y estan ligados a la finalidad. Una vez liquidada la reparacion y vencido el plazo de garantia, la base decae y los depura de forma confidencial.
Cuanto tiempo conservo las facturas y la comunicacion con las aseguradoras?
Las facturas entran en la contabilidad fiscal de siete anos. La comunicacion con la aseguradora sin otra base se depura en cuanto el siniestro esta liquidado y no hay ninguna reclamacion o litigio en curso.
Como destruyo datos de clientes y vehiculos conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un taller de chapa trabaja con datos de identidad, de matricula y de siniestro de cada cliente, entre la obligacion fiscal y el RGPD. Conserve la contabilidad siete anos, mantenga el expediente de siniestro hasta la liquidacion de la reparacion y sea prudente con las copias del DNI y las fotos de siniestro sueltas. Los informes periciales e imagenes se depuran tras el plazo de garantia. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus clientes.
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