Automoción: destruir expedientes de clientes y copias de documentos de identidad
Un negocio de automoción es una combinación particular. Comercio, taller, financiación, a veces seguro, todo bajo un mismo techo. Para cada una de esas actividades se registran datos personales, y para algunas existe una obligación legal de copia de DNI. El archivo va desde las invitaciones a pruebas de conducción hasta los expedientes completos de leasing de flotas empresariales. Este artículo ordena los plazos de conservación y las rutas de destrucción.
¿Qué datos recoge un negocio de automoción?
- Expedientes de venta: nombre y dirección, datos de contacto, detalles de financiación, copia de DNI.
- Contratos de leasing: datos de la empresa, aval personal, comprobación de crédito.
- Administración del taller: vínculo con la matrícula, historial de mantenimiento, nombre del cliente.
- Seguro y registro de matrícula: enlaces con la RDW, a veces BSN.
- Datos de marketing y CRM: pruebas de conducción, listas de leads, campañas de correo.
- Imágenes de videovigilancia: sala de exposición, taller, aparcamiento. Lea el plazo de conservación de las imágenes de videovigilancia.
Bases legales para la copia de DNI
Un negocio de automoción no tiene automáticamente una base para la copia de DNI en cada transacción. Lo que sí está permitido:
- Base Wwft en concesionarios y comerciantes: obligatoria en pagos en efectivo de más de 10.000 € (Wwft art. 23 y ss.). Lea sobre la diligencia debida del cliente Wwft.
- Leasing/financiación: la entidad de crédito (a menudo detrás del negocio) tiene base Wft.
- Alquiler (largo plazo): base del contrato de alquiler más posible Wwft.
- Trabajos de taller: sin base automática de copia de DNI, solo nombre y dirección más matrícula.
Para el contexto más amplio de la conservación del BSN, lea el BSN en la administración antigua.
Plazos de conservación por categoría
- Facturas de venta, contratos de leasing: 7 años (fiscal, AWR art. 52).
- Diligencia debida del cliente Wwft: 5 años tras el fin de la relación de negocio.
- Orden de trabajo del taller e historial de mantenimiento: 5-7 años como prueba de servicio y posible procedimiento de reclamación.
- Listas de marketing y leads: 2 años de inactividad, o al retirar el consentimiento.
- Expedientes de personal: 2 años tras el fin de la relación laboral (general), 5 años (copia de DNI y administración salarial).
- Imágenes de videovigilancia: 4 semanas (directriz de la AP).
Puntos de atención de riesgo específicos
Copias de DNI fuera de la base Wwft
Un error frecuente. En el registro de una prueba de conducción se hace una copia de DNI «por si acaso». No es conforme al RGPD. Para registrar una prueba de conducción basta con nombre y dirección, la tarjeta de la matrícula y un breve registro del año de nacimiento (para verificar la edad del permiso de conducir).
Expedientes de leasing con aval personal
En leasing empresarial con aval personal a menudo hay datos personales del avalista en el expediente. Consérvelos 7 años más 2 años de margen.
Enlaces RDW y matrícula
La matrícula más el nombre es un dato personal. Trátelo como dato de CRM, por tanto con comprobación de plazos del RGPD.
La mayor preocupación de cumplimiento en los negocios de automoción es la sobreconservación. Los empresarios lo guardan todo 10-15 años «por si acaso». El RGPD exige una comprobación activa de los plazos.
La limpieza anual
- Inventaríe el archivo físico (expedientes de venta, expedientes de leasing, administración del taller).
- Separe por año.
- Compruebe el año más antiguo frente a los plazos de conservación.
- Planifique la destrucción móvil in situ. Lea cómo organizar una jornada de limpieza de archivo.
- Combine con la limpieza digital del CRM y el sistema del taller.
Documentos específicos a los que prestar atención
- Órdenes de trabajo del taller con matrículas de clientes de hace más de 7 años: fuera.
- Expedientes de leasing antiguos de contratos finalizados: 7 años tras el fin, luego fuera.
- Registros de pruebas de conducción: 1-2 años, luego fuera.
- Correspondencia de seguros: 7 años tras el fin de la póliza.
- Datos de marketing de clientes inactivos: 2 años de inactividad, luego fuera.
Hardware en los negocios de automoción
No olvide el lado digital:
- Portátiles de diagnóstico antiguos con datos de clientes. Lea triturar HDD.
- Memorias USB para actualizaciones de software de los vehículos. Lea eliminar memorias USB.
- Tarjetas de acceso de empleados que se han ido. Lea tarjetas y credenciales.
- Sistemas de cámaras al sustituirlos.
Consejos prácticos
- Coloque contenedores cerrados en el espacio de archivo de la sala de exposición.
- Forme a los comerciales en la política correcta de copia de DNI (solo lo relevante para la Wwft).
- Planifique la limpieza anual tras el cierre del ejercicio en marzo-abril.
- Combine la destrucción de papel con la de hardware en un solo servicio.
- Documente en el registro de actividades de tratamiento.
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