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Agencia de viajes: destruir datos de clientes y copias de pasaporte con seguridad

29 de junio de 2026 · 9 min de lectura · DeSnipperaar

Una agencia de viajes trata una mezcla de datos sorprendentemente sensible. Una sola reserva ya implica nombres, fechas de nacimiento, direcciones, copias de pasaporte, datos de pago y a veces necesidades médicas o alimentarias. Es justo esa combinación la que convierte a una agencia de viajes en un objetivo atractivo y en un eslabón importante de la privacidad de los clientes. Lo que queda en papel o en carpetas antiguas debe destruirse, por tanto, con cuidado.

Este artículo explica qué datos trata una agencia de viajes, por qué las copias de pasaporte suponen un riesgo adicional y cómo ordenarlo todo con seguridad. Una lista práctica le acompaña paso a paso por su archivo, desde copias sueltas hasta carpetas de reserva completas.

¿Qué datos tiene una agencia de viajes?

• Copias de pasaporte y DNI con nombre, fecha de nacimiento, número de identidad y número de documento.
• Datos de reserva con nombres, direcciones y compañeros de viaje.
• Datos de pago y de tarjeta de crédito de los clientes.
• Seguros de viaje y documentos de cancelación.
• Necesidades especiales como dieta, silla de ruedas o asistencia médica en ruta.
• Administración de personal y proveedores.

Copias de pasaporte: especialmente sensibles

De todos los documentos de una agencia de viajes, la copia de pasaporte es la más arriesgada. Una sola copia reúne nombre, fecha de nacimiento, número de identidad, nacionalidad y número de documento. Es exactamente el conjunto necesario para la suplantación de identidad. Por eso conserve una copia solo mientras sea realmente necesario para la reserva y destrúyala después a un nivel DIN alto. Las necesidades especiales como la asistencia médica en ruta son además datos de salud, una categoría especial bajo el RGPD. Cómo encaja esto en el marco RGPD más amplio está en los requisitos del RGPD para pymes.

Lista: cómo ordenar con seguridad

Repase su archivo y armarios con esta lista. Así se asegura de que no se pase por alto ningún documento sensible.

• Copias de pasaporte y DNI de viajes terminados, destruya a un nivel alto.
• Carpetas de reserva antiguas con nombres, direcciones y compañeros de viaje.
• Datos de pago y de tarjeta de crédito impresos.
• Seguros de viaje y documentos de cancelación vencidos.
• Notas con necesidades especiales como dieta o asistencia médica.
• Soportes de datos antiguos como memorias USB y discos de copia con ficheros de clientes.

Lo que aún necesita para la contabilidad lo guarda aparte, el resto va a destrucción confidencial.

Qué exige el RGPD en concreto

Dos artículos del RGPD importan directamente para una agencia de viajes. El artículo 5 trata de la limitación del plazo de conservación, no conserva los datos personales más tiempo del necesario para la finalidad con la que los recogió. Una copia de pasaporte que solo era necesaria para la reserva queda, por tanto, fuera de ese marco una vez terminado el viaje. El artículo 32 exige medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger esos datos. Para documentos sensibles como las copias de pasaporte, el listón de esas medidas es alto.

Si una carpeta de copias de pasaporte acaba sin triturar con el papel usado, eso es una violación de datos de alto riesgo. Una violación grave se notifica en un plazo de 72 horas a la autoridad de protección de datos. Con datos de pasaporte, una filtración puede llevar a la suplantación de identidad, así que una destrucción cuidadosa no es un lujo superfluo.

¿Cuánto tiempo conservar los datos de viaje?

El RGPD exige la limitación del plazo de conservación. No conserva los datos más tiempo del necesario. La contabilidad está sujeta a la obligación fiscal de conservación de 7 años. Los datos de reserva y las copias de documentos se conservan no más tiempo del necesario para el viaje y la gestión de posibles reclamaciones. Un resumen por tipo de documento está en la guía rápida de plazos de conservación.

Papel y digital: ordene ambos

Una agencia de viajes moderna trabaja en gran parte en digital, pero queda papel, piense en bonos impresos, copias de pasaporte y confirmaciones de reserva. A eso se suma una base de datos de clientes en su sistema y posiblemente en copias de seguridad antiguas. Ordene ambos. Elimine los datos digitales que ya no necesita y destruya físicamente los soportes antiguos, porque borrar un archivo no elimina realmente los datos, vea destrucción de datos. El papel y los soportes pueden ir en la misma recogida. Si trabaja con un sistema de reservas en línea, compruebe si hay un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor, porque sigue siendo responsable de los datos de sus clientes.

¿Qué nivel DIN necesita?

Lo fino que debe triturarse el papel lo fija la norma DIN 66399 en niveles. Para una agencia de viajes son sobre todo estos los relevantes.

Nivel	Tamaño de partícula	Adecuado para
P-2	Tiras	Impresos generales sin datos
P-4	Partículas pequeñas	Carpetas de reserva, facturas, bonos
P-5	Partículas muy pequeñas	Copias de pasaporte y DNI

Para los documentos de reserva corrientes, el P-4 es el mínimo práctico. Para las copias de pasaporte y DNI, el P-5 está indicado, porque reúnen el conjunto completo para la suplantación de identidad. Una trituradora de oficina barata rara vez alcanza ese nivel alto, una destrucción profesional sí.

Destruir con seguridad, no con el papel usado

Una copia de pasaporte en el contenedor de papel detrás del local es una violación de datos con grandes consecuencias. Un contenedor abierto está en la calle y es accesible para cualquiera. Para documentos sueltos basta una buena trituradora, pero al vaciar todo un archivo, hacerlo recoger es más rápido y seguro. Recibe entonces un certificado como prueba. El método general está en destruir documentos confidenciales, los costes en cuánto cuesta la destrucción de archivos.

La prueba: el certificado de destrucción

Tras una recogida recibe un certificado de destrucción con la fecha, la cantidad y el nivel DIN. Para una agencia de viajes que trabaja con copias de pasaporte es una prueba valiosa. Si un cliente pregunta qué pasó con sus documentos, puede demostrar de inmediato que todo se destruyó con cuidado. Conserve el certificado al menos cinco años en su expediente RGPD.

¿Y si sale mal? Una violación de datos en una agencia

Imagine que durante una limpieza una caja de carpetas de reserva antiguas acaba por error con el papel usado en lugar de con la destrucción. Contiene copias de pasaporte, direcciones y datos de tarjeta de crédito de cientos de clientes. Eso es una violación de datos de alto riesgo, porque con esos datos alguien puede cometer una suplantación de identidad. Notifica esa violación en un plazo de 72 horas a la autoridad de protección de datos e informa a los clientes afectados.

Con un procedimiento fijo, ese error queda casi descartado. Un contenedor cerrado para el papel a destruir y una instrucción clara sobre qué va dónde evitan que los documentos sensibles acaben en la pila equivocada.

Un ejemplo práctico

Imagine una agencia de viajes que pasa a la reserva totalmente digital y ordena su archivo antiguo. Los armarios contienen años de carpetas de reserva, con cientos de copias de pasaporte y datos de tarjeta de crédito. Triturar uno mismo costaría días y no alcanzaría el nivel adecuado. La agencia hace recoger y destruir todo el archivo de una vez, a un nivel DIN alto, con un certificado. Una tarde de trabajo se convierte en una breve cita, con la tranquilidad como resultado. Lo mismo vale cuando una agencia de viajes cierra sus puertas, donde los datos de clientes no deben quedar tirados sin más, sino destruirse con cuidado.

¿Destruir usted mismo o que lo recojan?

Para unas pocas copias a la semana basta una buena trituradora en el mostrador, siempre que triture lo bastante fino para documentos sensibles. Pero en cuanto vacía todo un archivo lleno de carpetas de reserva, ese aparato se atasca rápido con el volumen. Entonces que lo recojan es más práctico. Una empresa certificada recoge las cajas, las destruye a un nivel DIN alto y le entrega un certificado. Los soportes de datos con ficheros de clientes pueden ir en la misma recogida, cada uno destruido a su propio nivel.

Resuelto en 4 pasos

1. Haga inventario. Repase la lista por su archivo y armarios.
2. Separe conservar de destruir. Conserve la contabilidad 7 años y ordene el resto.
3. Destruya el material sensible a un nivel DIN alto, un puñado de copias usted mismo y un archivo completo mediante una recogida.
4. Conserve el certificado en su expediente RGPD como prueba.

Costes y proceso: ¿qué puede esperar?

Hacerlo destruir no es un gran gasto para una agencia de viajes. Paga un precio fijo por caja o roll contenedor, conocido por adelantado, sin sorpresas después. En un radio de 20 km de Ámsterdam no cobramos gastos de desplazamiento. El proceso es corto. Indica cuánto material tiene, planifica una recogida que encaje en su agenda y lo recogemos en su ubicación, sellado para los documentos sensibles. Luego todo se destruye al nivel DIN acordado y se recicla, con un certificado en unos días laborables. Los soportes de datos con ficheros de clientes pueden ir en la misma recogida.

¿Recogida periódica o puntual?

¿Tiene una limpieza puntual, por ejemplo al pasar a la reserva totalmente digital o en una mudanza? Entonces basta una recogida puntual del archivo antiguo. ¿Siguen entrando nuevos documentos, como bonos y confirmaciones impresas? Entonces una frecuencia fija es más práctica. Coloca entonces un contenedor cerrado que se vacía periódicamente, por ejemplo cada trimestre. Así la oficina se mantiene en orden por sí sola sin que nadie tenga que pensar en ello.

Consejos prácticos para la agencia de viajes

• Coloque un contenedor cerrado en el mostrador, no una papelera abierta para papel con datos.
• Destruya las copias de pasaporte enseguida una vez completada la reserva, para que no se acumulen sin necesidad.
• Responsabilice al equipo, para que los nuevos empleados también sepan adónde va el papel sensible.
• Guarde los certificados juntos, para poder mostrar algo de inmediato si le preguntan.
• Entregue los soportes de datos en la misma recogida, para que las copias de seguridad antiguas con ficheros de clientes desaparezcan también de forma segura.

Confianza del cliente y reputación

Un viaje es a menudo una compra importante y personal para los clientes, en la que comparten muchos datos sensibles. Quien nota que una agencia de viajes maneja las copias de pasaporte y los datos de pago con cuidado reserva con mayor tranquilidad. Una violación de datos en la que los datos de pasaporte acaban en la calle es, en cambio, desastrosa para la confianza y llega pronto a las noticias. Una destrucción cuidadosa no es, por tanto, solo una obligación del RGPD, sino también una inversión en su reputación.

Necesidades especiales: datos médicos y de dieta

Una parte de lo que trata una agencia de viajes entra en las reglas más estrictas para datos personales especiales. Una nota de que un cliente necesita transporte en silla de ruedas, tiene una afección médica o sigue una dieta especial es un dato de salud. Esa información es necesaria para organizar bien el viaje, pero exige un cuidado adicional. Conserve esas notas bien protegidas y destrúyalas a un nivel alto una vez terminado el viaje y cuando los datos ya no se necesiten. Igual que con las copias de pasaporte, cuantos menos de estos datos se acumulen sin necesidad, menor es el riesgo. En caso de duda sobre una nota concreta, rige la regla principal, no la conserva más tiempo del necesario para el viaje y la gestión, y luego la destruye de forma confidencial a un nivel apropiado.

Errores frecuentes

• Conservar las copias de pasaporte indefinidamente. Destrúyalas una vez completada la reserva.
• Carpetas de reserva con el papel usado. Con nombres y datos de pago, eso es una violación de datos.
• Pensar solo en el papel. Las copias de seguridad antiguas contienen igualmente datos de clientes.
• Un nivel DIN demasiado bajo. Para las copias de pasaporte se indica un nivel alto.

Preguntas frecuentes

¿Puede una agencia de viajes conservar copias de pasaporte?

Solo mientras sea realmente necesario para la reserva. Una copia de pasaporte es especialmente sensible y debe destruirse de forma confidencial tras su uso, no conservarse indefinidamente.

¿Cuánto tiempo conserva una agencia de viajes los datos de clientes?

La contabilidad 7 años. Los datos de reserva y las copias de documentos se conservan no más tiempo del necesario para el viaje y la gestión.

¿Por qué son tan arriesgadas las copias de pasaporte?

Una copia de pasaporte contiene nombre, fecha de nacimiento, número de identidad y número de documento. Es un conjunto completo para la suplantación de identidad, por lo que se necesita una destrucción especialmente cuidadosa.

¿Qué hago con las carpetas de reserva antiguas?

Las carpetas de reserva antiguas con nombres, direcciones y datos de pago deben destruirse de forma confidencial, con un certificado como prueba.

¿Qué nivel DIN se necesita para las copias de pasaporte?

Para las copias de pasaporte y DNI, el DIN 66399 P-5 está indicado, porque reúnen el conjunto completo para la suplantación de identidad. Para los documentos de reserva corrientes basta el P-4.

¿Debo notificar una violación por carpetas de reserva tiradas?

Si los datos perdidos suponen un riesgo para las personas afectadas, notifica la violación en un plazo de 72 horas a la autoridad de protección de datos. Con datos de pasaporte ese riesgo está pronto presente.

Conclusión

Una agencia de viajes trata una mezcla de datos sensible, con la copia de pasaporte como mayor riesgo. Conserve lo necesario a efectos fiscales, destruya copias y carpetas de reserva con cuidado y no olvide las copias de seguridad digitales. Repase su archivo con la lista y haga recoger un archivo grande de una vez, a un nivel DIN alto y con un certificado. Un contenedor cerrado en el mostrador, copias de pasaporte destruidas justo tras la reserva y una recogida periódica, no hace falta mucho más. Así protege a sus clientes contra la suplantación de identidad sin que cueste mucho tiempo.

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