Logística

Datos de los conductores y RGPD: destruir los datos personales de la flota

8 de julio de 2026 · 12 min de lectura · DeSnipperaar

Alrededor de cada conductor y cada vehículo surge un flujo de datos personales. Datos de tacógrafo, tiempos de conducción y descanso, posiciones GPS, tarjetas de combustible, copias de permiso, reconocimientos médicos y telemática registran juntos dónde estuvo alguien, a qué velocidad condujo y cuánto tiempo trabajó. Bajo el RGPD eso son datos personales. Puede recogerlos con una buena razón, pero no conservarlos más tiempo del necesario, y al final debe destruirlos de forma demostrable.

¿Quiere comprobar rápido si la administración de su flota está en orden? ¿Puede responder sí a cada una de estas preguntas?

• ¿Sabe qué registran sus ordenadores de a bordo y su localización GPS?
• ¿Ha fijado una base jurídica y un plazo de conservación por tipo de dato?
• ¿Se ha informado a sus conductores con antelación sobre el seguimiento?
• ¿Destruye las copias de permiso y los expedientes de tiempos de conducción antiguos tras el plazo?
• ¿Borra los ordenadores de a bordo y las unidades GPS antiguos antes de eliminarlos?

Si duda en alguno de estos puntos, las secciones siguientes muestran qué datos cuentan, sobre qué base puede seguir y cómo destruirlo todo de forma demostrable.

¿Qué son los datos de los conductores bajo el RGPD?

Un dato personal es todo dato atribuible a una persona. Con una flota, eso ocurre antes de lo que muchos gestores creen. Un registro de trayecto sin nombre parece anónimo, pero en cuanto sabe qué conductor iba en qué camión, todo el trayecto se vuelve atribuible a una persona. Así, casi todos los datos que surgen alrededor de un vehículo conducido entran en el RGPD. No se trata solo del expediente del personal, sino también de los rastros digitales que la técnica produce día tras día. Quien subestima esto conserva durante años datos personales sin base y sin plan para ordenarlos. Para el RGPD da igual que el dato esté en papel o en un sistema. Una carpeta de copias de permiso se rige por las mismas reglas que una base de datos de trayectos. La pregunta es siempre la misma. ¿Tiene una razón válida para conservar este dato y aún no ha pasado el plazo?

¿Qué datos surgen alrededor del conductor y el vehículo?

El flujo es más amplio que un expediente de nómina. En una flota media aparecen estas categorías:

• Datos de tacógrafo y tiempos de conducción y descanso, atribuibles a la tarjeta de conductor.
• GPS y localización en tiempo real, ubicaciones y rutas del vehículo.
• Tarjetas de combustible y de recarga, con la hora y el lugar de cada transacción.
• Permisos de conducir y copias, a menudo con foto y número de documento.
• Reconocimientos médicos y código 95, datos de salud y aptitud profesional.
• Telemática y ordenadores de a bordo, comportamiento de conducción, velocidad y frenado por trayecto.

Cada categoría tiene su propia razón de ser, su propia base y su propio plazo de conservación. Un resumen completo de la administración del transporte está en el artículo pilar sobre la logística, el transporte y las cartas de porte.

Tacógrafo, tiempos de conducción y descanso

El tacógrafo digital registra cuándo condujo, hizo una pausa y descansó un conductor. Esos datos están directamente ligados a la tarjeta de conductor personal y son por tanto datos personales. Los conserva porque la ley lo exige, para el control de los tiempos de conducción y descanso. El reglamento europeo pide una conservación de al menos un año, y en la práctica neerlandesa muchas empresas guardan dos años. Es importante no reutilizar los datos para otros fines, como una evaluación, sin una base aparte. Pasado el plazo, los archivos y las impresiones deben destruirse de forma demostrable.

GPS y localización en tiempo real

Casi toda flota usa localización GPS para planificar vehículos y justificar trayectos. Mientras el vehículo está conducido, sigue también indirectamente al conductor. Eso está permitido, pero es delicado. El seguimiento debe servir a un fin claro, por ejemplo planificación, protección contra el robo o cómputo de kilómetros. El seguimiento continuo fuera del tiempo de trabajo casi nunca está permitido. Una buena solución es un botón de privacidad con el que el conductor puede detener el registro durante una pausa o un trayecto privado. El historial de ubicación debe conservarse brevemente, solo mientras el fin lo exija. Después borra el historial. Un registro de trayectos guardado años sin necesidad clara es un ejemplo típico de recogida excesiva. Decida de antemano cuántas semanas necesita las ubicaciones para la planificación o el cálculo y aténgase a ello.

Tarjetas de combustible y transacciones

Una tarjeta de combustible o de recarga parece inofensiva, pero cada transacción registra una hora y un lugar. Juntas forman un patrón que muestra dónde estuvo un conductor y cuándo. Eso es un dato personal. Las transacciones pertenecen a su administración financiera y siguen por tanto el plazo fiscal de siete años. El vínculo entre la tarjeta y la persona, en cambio, no puede conservarse indefinidamente para un análisis del comportamiento de conducción. Separe la conservación fiscal de un eventual análisis de comportamiento y ordene la segunda parte en cuanto se cumpla el fin.

Permisos de conducir, copias y certificados

Para un control de permiso puede consultar el documento, pero solo guarda una copia con foto y número de documento si hay un motivo. A menudo basta una nota de que el permiso era válido, con la categoría y la fecha de caducidad, en lugar de una copia completa. Si aun así guarda copias, su lugar está en un expediente del personal protegido y no suelto en un disco compartido. Lo mismo vale para el código 95, los certificados ADR y los permisos de carretillero. Tras la salida de un empleado, conserva solo lo que exigen el derecho de nómina y el derecho social y destruye el resto.

Reconocimientos médicos y datos de salud

Para algunas funciones es obligatorio un reconocimiento médico o de aptitud. Los datos de salud son datos personales especiales con protección reforzada. Como empleador, por regla general solo registra el resultado, apto o no apto. No registra los detalles médicos. Esos detalles quedan en manos del médico del trabajo. Los documentos que sí conserva deben guardarse brevemente y estar estrictamente protegidos. Para la destrucción, esta categoría exige el nivel más alto, porque la sensibilidad es grande. Un resultado de reconocimiento sin triturar en el papel viejo es justo el tipo de fuga que quiere evitar. También aquí, no recoja más de lo necesario y ordene en cuanto la función o el contrato terminen.

Telemática y ordenadores de a bordo

Los ordenadores de a bordo modernos miden más que la ubicación. Registran velocidad, frenado, consumo y a veces una puntuación de estilo de conducción por conductor. Son datos personales ricos que tientan a reutilizarlos para la evaluación o la prima. Si quiere usar los datos así, necesita una base aparte, transparencia e implicación del comité de empresa. Los datos en sí están en la unidad, en tarjetas SIM y en servidores centrales. Al sustituir un vehículo o un sistema, esos soportes quedan llenos de datos personales. Trate un ordenador de a bordo antiguo con el mismo cuidado que un ordenador dado de baja.

Base jurídica y proporcionalidad del seguimiento

Para cada tratamiento necesita una base. En una relación laboral el consentimiento es frágil, porque un empleado difícilmente se siente libre de decir no. Por lo general se apoya en un interés legítimo o en una obligación legal, como con el tacógrafo. Un interés legítimo exige una ponderación. ¿Pesa más su interés en seguir que la privacidad del conductor? Esa ponderación la deja constancia, preferiblemente en una breve evaluación. La proporcionalidad significa también que no recoge más de lo necesario y no conserva los datos más tiempo del que el fin exige. Pregúntese para cada campo si es realmente necesario. ¿La planificación necesita la ubicación exacta o basta una región? ¿Un resumen de trayectos necesita el nombre del conductor o puede ser anónimo? Cuantos menos datos atribuibles registre, menor es el riesgo y más sencillo es el orden posterior.

La transparencia hacia sus conductores

Los conductores no deben ser sorprendidos por el seguimiento. La transparencia es una obligación central del RGPD. Establezca en una política clara qué datos recoge, con qué fin, cuánto tiempo los conserva y quién puede consultarlos. Deje claro que la localización GPS es para la planificación y no para un control permanente. Un conductor que sabe qué pasa y por qué tiene menos objeciones que uno que lo descubre por casualidad. Una buena información previene quejas y refuerza la confianza en el lugar de trabajo.

El papel del comité de empresa

Los sistemas de seguimiento afectan a la privacidad del personal y entran por tanto en el derecho de consentimiento. Un comité de empresa o una representación del personal debe dar su consentimiento a la introducción o el cambio de un sistema que registra comportamiento o presencia. Eso vale para la localización GPS, para una puntuación de estilo de conducción y para las cámaras en cabina. Implique al comité pronto, así evita que un sistema deba retirarse tras su introducción. Deja constancia del consentimiento y de los acuerdos, para poder mostrar, ante una pregunta del supervisor, que se introdujo con cuidado.

Plazos de conservación por tipo de dato

Conservar y destruir empieza por saber cuándo algo puede irse. El plazo difiere mucho según la categoría:

Tipo de dato	Plazo indicativo
Tacógrafo, tiempos de conducción y descanso	1 año (UE), 2 años (práctica NL)
Historial GPS y localización en tiempo real	Corto, solo mientras el fin lo exija
Transacciones de combustible y recarga	7 años (fiscal)
Copia de permiso y certificados	Hasta el fin del contrato, después ordenar
Datos de nómina y de ausencia	Según los plazos fiscales y sociales
Datos de estilo de conducción y comportamiento	Lo más corto posible, ligados al fin

Un resumen más amplio de los plazos está en la guía rápida de plazos de conservación del RGPD. Compruebe por tanto primero el plazo por categoría y ordene después.

Destruir los expedientes en papel

Parte de la administración de los conductores queda en papel. Copias de permiso, resultados de reconocimiento, políticas firmadas e impresiones de los controles de tiempos de conducción suelen estar en una carpeta. En cuanto pasa el plazo de conservación, esos documentos deben destruirse a un nivel adecuado. La norma DIN 66399 fija la finura del triturado. Para datos personales corrientes el P-4 es el nivel habitual, para números de identificación, datos médicos y resultados de reconocimiento hace falta el P-5. Una recogida sellada y un triturado fino garantizan juntos que nada se pueda reconstruir.

Destruir la telemática y los soportes de datos

La parte digital exige tanta atención como el papel. Los ordenadores de a bordo, unidades GPS, tarjetas SIM, memorias USB y servidores contienen datos personales que no desaparecen al eliminar sin más un aparato. Un restablecimiento de fábrica o una carpeta borrada suele dejar datos recuperables. La vía segura es la destrucción física de los soportes. Para discos magnéticos rigen los niveles H de la DIN 66399, para chips y SSD los niveles E. Cómo se hace en la práctica y cuánto cuesta está en triturar discos duros. El marco más amplio está en la destrucción de datos.

Recogida sellada y cadena cerrada

La demostrabilidad empieza en la recogida. Recogemos su papel y sus soportes de datos sellados en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam, sin gastos de desplazamiento. No hay un contenedor abierto puesto días en las instalaciones ni atención presencial, la cadena de la recogida a la destrucción permanece cerrada. Esa cadena cerrada se llama cadena de custodia y cuenta con datos sensibles de conductores. Entrega a nivel nacional mediante rondas de recogida agrupadas a precio fijo, para que también una flota pequeña pueda ordenar sin complicaciones. Papel y soportes de datos pueden ir en la misma recogida, cada uno destruido a su propio nivel.

El certificado como prueba

Tras la destrucción recibe un certificado con la fecha, la cantidad y el nivel aplicado. En los soportes de datos figuran los números de serie, para que la prueba sea rastreable hasta el ordenador de a bordo o el disco concreto. Ese certificado es su prueba bajo el principio de responsabilidad del RGPD. En una inspección o ante una pregunta de un conductor muestra de inmediato que los datos se ordenaron limpiamente. Consérvelo en su expediente RGPD, preferiblemente en digital. Cómo es un certificado y qué debe figurar en él está en el certificado de destrucción explicado.

En orden en 4 pasos

1. Mapee qué datos de conductor y de vehículo recoge y por qué.
2. Fije por categoría una base jurídica y un plazo de conservación.
3. Haga recoger y destruir lo que ha superado su plazo, al nivel adecuado.
4. Conserve el certificado como prueba en su expediente RGPD.

Errores frecuentes

• Localización GPS sin base. Seguir sin ponderación y sin informar al conductor es un riesgo.
• Copias de permiso en un disco compartido. Los documentos sensibles deben estar protegidos, no de libre acceso.
• Eliminar ordenadores de a bordo antiguos sin borrar. Los datos suelen seguir siendo recuperables.
• No pedir un certificado. Sin prueba no puede mostrar la destrucción.

Preguntas frecuentes

¿Los datos de tacógrafo son datos personales?

Sí. Los datos de tacógrafo, los tiempos de conducción y descanso y las localizaciones GPS son atribuibles a un conductor concreto y por tanto entran en el RGPD.

¿Puedo seguir a mis conductores con localización GPS?

Solo con una base jurídica válida y si el seguimiento es proporcionado. Lo limita al tiempo de trabajo, informa a los conductores con antelación e implica al comité de empresa.

¿Cuánto tiempo puedo conservar los datos de los conductores?

Varía según el tipo. Datos de tacógrafo al menos 1 año, copias de permiso y datos de nómina según los plazos fiscales y sociales, después destruir.

¿Cómo destruyo la telemática antigua y los ordenadores de a bordo?

Entregue los soportes de datos en una recogida sellada. Los destruimos físicamente al nivel DIN adecuado y recibe un certificado con los números de serie.

Conclusión

Una flota funciona no solo con combustible sino también con datos. Alrededor de cada conductor surgen datos personales, desde datos de tacógrafo hasta puntuaciones de estilo de conducción. Bajo el RGPD puede recogerlos con una buena razón, siempre que se mantenga proporcionado, sea transparente e implique al comité de empresa. El final del trayecto es igual de importante. Determine el plazo de conservación por categoría, ordene a tiempo y destruya papel y soportes de datos de forma demostrable al nivel adecuado. Con un certificado en su expediente RGPD nunca se queda con las manos vacías en una inspección.

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