Destruir documentos de transporte tras la conservación: CMR, cartas de porte y tacógrafo
Un transportista o transitario acumula una gruesa pila de papel en cada viaje. Cartas de porte CMR, listas de embalaje, albaranes, datos de tacógrafo, tickets de combustible y peaje y documentos ADR. Mucho de ello debe guardarse durante años, pero una vez pasado el plazo debe destruirse de forma confidencial. Esos documentos llevan datos personales de conductores, clientes y destinatarios.
¿Quiere comprobar rápido si su archivo de transporte está en orden? ¿Puede responder sí a cada una de estas preguntas?
- ¿Sabe, por tipo de documento, cuánto tiempo debe guardarlo?
- ¿Tiene cajas de cartas de porte de más de siete años?
- ¿Sus viejos documentos de transporte salen de forma confidencial y no al contenedor de papel ordinario?
- ¿Recibe un certificado de destrucción para su administración?
- ¿Tiene un momento fijo en el año en que limpia el archivo?
Si duda en alguno de estos puntos, las secciones siguientes muestran qué documentos guarda una empresa de transporte, cuánto tiempo debe conservarse cada tipo y cómo hacer destruir todo de forma confidencial tras el plazo.
¿Qué documentos guarda un transportista o transitario?
El flujo de papel en el transporte y la logística es grande y variado. Por envío surgen rápido varios documentos: una carta de porte CMR para el transporte internacional por carretera, una carta de porte nacional, una lista de embalaje, un albarán con firma y a veces un albarán de devolución. A eso se suma la administración en torno al vehículo y el conductor. Piense en los datos de tacógrafo, los registros de tiempos de conducción y descanso, los tickets de combustible y peaje y los papeles ADR para mercancías peligrosas. Los transitarios añaden documentos de aduana y expedición. Todos esos documentos acaban en una carpeta o caja, donde permanecen años. Quien quiera mantener una visión de conjunto mira primero el marco más amplio en logística y transporte: cartas de porte, CMR y archivo.
Por qué el papel de transporte debe destruirse de forma confidencial
Muchos empresarios piensan que las cartas de porte y los albaranes son solo papel viejo. No es cierto. Una CMR lleva el nombre y la dirección del destinatario, a menudo con una firma de recepción. Los albaranes llevan firmas de clientes. Los datos de tacógrafo y los tiempos de conducción y descanso son directamente atribuibles a un conductor individual. Todos son datos personales en el sentido del RGPD. Por eso este papel no va en el contenedor de papel abierto que pasa días en la calle, sino en una cadena de destrucción cerrada. Una carta de porte abandonada es una brecha de datos en ciernes. Más sobre el enfoque de los datos personales en el resumen sobre la destrucción de datos.
Primero el plazo de conservación, después la destrucción
La destrucción empieza por saber qué puede irse. Algunos documentos de transporte justamente debe conservarlos, porque forman parte de su administración. Hacienda exige que la administración básica se guarde siete años. Una carta de porte es, a efectos fiscales, la justificación de una transacción, así que cae bajo ese plazo. Solo una vez pasados los siete años puede irse el documento. Para otros tipos rigen plazos propios, a veces más cortos, a veces ligados a un reglamento. Compruebe por tanto siempre por categoría cuál es el plazo antes de tirar nada. El contexto de la regla de los siete años está en la obligación fiscal de conservación de 7 años.
Plazos de conservación por tipo de documento
La siguiente tabla presenta los plazos habituales. El plazo fiscal de siete años suele ser determinante en la práctica, porque es el más largo y el documento permanece de todos modos en el armario.
| Tipo de documento | Plazo de conservación | Base |
|---|---|---|
| Carta de porte CMR | 7 años | Fiscal (1 año responsabilidad CMR) |
| Carta de porte nacional | 7 años | Fiscal |
| Lista de embalaje | 7 años | Fiscal |
| Albarán con firma | 7 años | Fiscal y prueba de entrega |
| Datos de tacógrafo | 1 año (UE), 2 años práctica NL | Reglamento UE 165/2014 |
| Registros tiempos conducción y descanso | 2 años | Normas de tiempo de trabajo |
| Tickets de combustible y peaje | 7 años | Fiscal |
| Documentos ADR por envío | 5 años | Normas mercancías peligrosas |
| Documentos de aduana y expedición | 7 años | Código Aduanero de la Unión |
| Expediente del conductor (nómina) | 7 años tras la baja | Fiscal y administración de nóminas |
Las cartas de porte CMR y el plazo fiscal
La carta de porte CMR es el documento de transporte más conocido, pero también el más confuso en cuanto al plazo. El convenio CMR tiene un plazo de responsabilidad de un año para las reclamaciones sobre un envío. Eso no significa que pueda tirar la carta tras un año. A efectos fiscales, la carta de porte es un justificante ligado a la factura, así que sigue sujeta a la regla de los siete años. En la práctica, por tanto, conserva la CMR siete años y solo la destruye después. Qué es exactamente una carta de porte CMR figura en la explicación sobre la carta de porte CMR explicada. Como el destinatario con firma figura en la carta, sale de forma confidencial tras el plazo.
Cartas de porte, listas de embalaje y albaranes
Además de la CMR, el transporte nacional tiene la carta de porte ordinaria, la lista de embalaje y el albarán. Estos documentos justifican qué se transportó y a quién se entregó. A efectos fiscales caen bajo la misma regla de los siete años que el resto de la administración. El albarán es especialmente sensible, porque a menudo lleva una firma del receptor como prueba de entrega. Una firma con un nombre es un dato personal. Una pila de viejos albaranes que acaba sin más con el papel usado forma por tanto un riesgo real. Agrupe estos documentos por año y entréguelos tras siete años para una destrucción confidencial.
Datos de tacógrafo y tiempos de conducción y descanso
El tacógrafo registra cuándo conduce y descansa un conductor. Esos datos son directamente atribuibles a una persona, así que son datos personales. El reglamento europeo 165/2014 exige una conservación de al menos un año. En la práctica neerlandesa muchas empresas guardan dos años, en parte por los controles de los tiempos de trabajo y descanso. Si imprime los datos o conserva registros de viajes en papel, surge un flujo de papel que debe salir de forma confidencial tras el plazo. Nunca tire las impresiones de tacógrafo sin más, porque muestran exactamente dónde estaba un conductor y cuándo. Es información sensible tanto para el conductor como para su cliente.
Registros de combustible y peaje
Los tickets de combustible, los resúmenes de tarjetas de combustible y los registros de peaje pertenecen a la administración de costes de la flota. A efectos fiscales caen bajo la regla de los siete años. A primera vista son tickets neutros, pero combinados con una matrícula y un conductor cuentan dónde ha estado un vehículo y cuándo. Eso hace que estos documentos también sean atribuibles a una persona. Tras siete años pierden su valor fiscal y pueden irse. Como están entre las demás piezas financieras, es práctico incluirlos en la misma limpieza anual que el resto del archivo de transporte.
Documentos ADR para mercancías peligrosas
Si transporta mercancías peligrosas, surgen documentos ADR por envío, más las instrucciones y registros asociados. Las normas para mercancías peligrosas exigen por lo general una conservación de cinco años para la administración de envíos. Estos documentos contienen datos sobre la carga, la ruta y el conductor implicado. Tras el plazo de cinco años pueden irse, siempre que no haya una razón fiscal para guardarlos más tiempo. Mantenga los documentos ADR aparte en su archivo, para ver rápido en la limpieza anual qué conjunto ha superado su plazo. Estos documentos también salen de forma confidencial.
Documentos de aduana y expedición
Los transitarios y transportistas internacionales tienen una capa de papel adicional: declaraciones aduaneras, documentos de tránsito y certificados de origen. Bajo el Código Aduanero de la Unión rige un plazo de conservación de siete años para los documentos aduaneros. Estos documentos contienen datos de empresa y personales del remitente y el destinatario. Guárdelos en una carpeta separada, porque el recorrido es distinto de la administración de carga ordinaria. Cómo conservar y limpiar esta categoría tras el plazo figura en el artículo sobre los documentos de aduana y expedición. Tras siete años salen en la misma recogida confidencial que el resto.
Datos personales de los conductores en los documentos
Un hilo conductor a través de todos estos documentos es el conductor. Su nombre figura en las cartas de porte, su firma en los albaranes, sus tiempos de conducción y descanso en el tacógrafo y a veces una copia de su permiso en el expediente de personal. Una copia de permiso puede contener un número de identidad, especialmente sensible. Por ello todo el archivo de transporte está impregnado de datos personales, aunque a primera vista se trate de tickets áridos. Eso hace de la destrucción confidencial tras el plazo no un lujo sino una obligación. Cómo trata estos datos en la flota figura en el artículo sobre los datos de los conductores y el RGPD en la flota.
¿Cómo hacer destruir los documentos de transporte de forma confidencial?
Una vez pasado el plazo, el papel sale en una cadena cerrada. Lo recogemos sellado en su terminal u oficina y lo destruimos al nivel DIN adecuado. La cadena de la recogida a la destrucción permanece cerrada, para que no haya ningún momento en que una carta de porte se extravíe. La recogida se hace en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam sin gastos de desplazamiento. Más allá trabajamos a escala nacional con rondas de recogida agrupadas a precio fijo, para que también pueda atenderse a una empresa de transporte más lejana. Vamos solo con cita previa y no tenemos atención sin cita. Así tiene la certeza de que su archivo no acaba en un contenedor abierto sino en una destrucción controlada.
El nivel DIN adecuado para el papel de transporte
Lo fina que sea la trituración la fija la norma DIN 66399. Para los documentos de transporte con datos personales, el P-4 es el punto de partida. Si hay un número de identidad en una copia de permiso o se trata de datos especiales, el P-5 es adecuado.
| Nivel | Tamaño de partícula | Adecuado para |
|---|---|---|
| P-2 | Tiras | Impresos generales sin datos |
| P-4 | Partículas pequeñas | Cartas de porte, albaranes e impresiones de tacógrafo |
| P-5 | Partículas muy pequeñas | Números de identidad en copias de permiso y datos especiales |
El nivel aplicado figura en el certificado, para que pueda mostrar que era adecuado a la sensibilidad de los documentos.
El certificado como prueba
Tras la destrucción recibe un certificado de destrucción. En él figuran la fecha, la cantidad y el nivel DIN aplicado. Ese documento es su prueba de que la administración de transporte se limpió correctamente tras el plazo de conservación. En una inspección fiscal o ante una pregunta de un cliente puede mostrar de inmediato qué ocurrió. Conserve el certificado en digital con su registro de actividades de tratamiento, para encontrarlo rápido. Qué debe figurar exactamente en un certificado así figura en la explicación sobre el certificado de destrucción. Destruir una carta de porte sin prueba deja un hueco en su administración.
¿Cuánto cuesta destruir un archivo de transporte?
Paga un precio fijo por caja o contenedor, desde unos 30 euros por la primera caja. El certificado está incluido. Si tiene soportes de datos como viejos ordenadores de a bordo o un servidor amortizado del sistema de gestión del transporte, los liquidamos por pieza, con registro de números de serie. En un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam no hay gastos de desplazamiento. El desglose completo del precio y un ejemplo calculado para un archivo más grande están en el artículo sobre el coste de la destrucción de archivos. Para una empresa de transporte con años de cartas de porte queda claro cuánto cuesta una limpieza.
Una limpieza anual fija
Funciona mejor si liga la limpieza a un momento fijo del año, por ejemplo tras el cierre anual. Entonces evalúa qué cajas han superado su plazo, las entrega en una recogida y archiva el certificado. Así, año tras año, construye una línea de pruebas limpia y el archivo no crece sin fin. Para un transitario con mucho papel aduanero compensa hacer que esto coincida con el control de declaraciones. Una ronda fija evita que viejas cartas de porte permanezcan años en un desván o en un contenedor marítimo en el terreno.
Consejos prácticos
- Agrupe por año natural para ver de un vistazo qué cajas han superado su plazo.
- Mantenga el papel aduanero aparte de la administración de carga ordinaria.
- Nunca tire las impresiones de tacógrafo sueltas, porque son datos personales.
- Pida siempre un certificado con fecha y nivel DIN.
- Planifique una ronda anual fija tras el cierre anual.
Limpie su archivo de transporte en 4 pasos
- Inventaríe por año cuántas cajas y qué tipos de documentos tiene.
- Determine el plazo por categoría y aparte lo que tenga más de siete años.
- Hágalo recoger sellado y destruir al DIN P-4 o P-5.
- Conserve el certificado con su registro de actividades de tratamiento.
Errores frecuentes
- Tirar la CMR tras un año. A efectos fiscales la carta de porte sigue sujeta a la obligación de siete años.
- Albaranes en el contenedor de papel abierto. Con firmas y nombres es una brecha de datos en ciernes.
- Sin prueba. Sin certificado no puede mostrar que el archivo se limpió.
- Conservar sin fin. Guardar más tiempo del necesario choca con la limitación de la conservación.
¿Hacer destruir su archivo de transporte con certificado?
Indique lo que tiene y recibe un precio fijo. Lo recogemos sellado, lo destruimos al nivel DIN adecuado y recibe un certificado adecuado a su administración fiscal y CMR. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam.
Solicitar presupuestoPreguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo conservar las cartas de porte CMR?
El plazo de responsabilidad CMR es de 1 año, pero a efectos fiscales la carta de porte cae bajo la obligación de conservación de 7 años. Consérvela por tanto 7 años y destrúyala después de forma confidencial.
¿Pueden los documentos de transporte ir al contenedor de papel ordinario?
No. Las CMR, los albaranes y los datos de tacógrafo llevan datos personales de conductores y destinatarios, así que hace falta destrucción confidencial en lugar del contenedor de papel abierto.
¿A qué nivel DIN se destruyen los documentos de transporte?
Los documentos con datos personales se destruyen al DIN P-4. Para un número de identidad en una copia de permiso o datos especiales, el P-5 es adecuado.
¿Recibo un certificado de destrucción?
Sí. Por recogida recibe un certificado con la fecha, la cantidad y el nivel DIN, adecuado a su administración fiscal y CMR.
Conclusión
Una empresa de transporte funciona sobre papel lleno de datos personales, desde cartas de porte y albaranes hasta impresiones de tacógrafo y declaraciones aduaneras. La mayoría de los documentos permanecen siete años por la obligación fiscal, mientras que los datos de tacógrafo y los papeles ADR tienen sus propios plazos. Una vez pasado el plazo, el papel no va al contenedor abierto sino a una cadena de destrucción cerrada, al DIN P-4 o P-5, con un certificado como prueba. Ligue la limpieza a un momento fijo del año y mantendrá su archivo reducido y su administración demostrablemente en orden.
Lea también: profundice en logística y transporte: cartas de porte, CMR y archivo, en la carta de porte CMR explicada, en los datos de los conductores y el RGPD en la flota y en los documentos de aduana y expedición.
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