Logística y transporte: cartas de porte, CMR y destrucción de archivo
Una empresa de transporte genera por cada trayecto un flujo de papel. Cartas de porte CMR, albaranes de palés, albaranes de devolución, documentos aduaneros, manifiestos de carga. Además conserva expedientes de conductores, administración de leasing de camiones, autorizaciones ADR y datos de tacógrafo. El régimen es una mezcla de fiscal, civil, CMR y RGPD. Este artículo ordena los plazos de conservación.
Los regímenes relevantes
- AWR / fiscal: 7 años para la administración.
- CMR (convenio de transporte por carretera): 1 año para reclamaciones sobre el envío, ampliado a 3 años en caso de culpa grave.
- Convenios aduaneros: 7 años para documentos aduaneros (DGV/AGS).
- ADR (mercancías peligrosas): 5 años para la administración de incidentes.
- Datos de tacógrafo: mínimo 1 año (Reglamento UE 165/2014), la práctica neerlandesa suele ser 2 años.
- RGPD: expedientes de conductores y administración de clientes según los plazos generales.
Plazos de conservación por categoría
| Categoría | Plazo |
|---|---|
| Carta de porte CMR | 1 año (CMR), 7 años (fiscal) |
| Albarán de entrega y de devolución | 5 años |
| Declaración aduanera (T1, T2, EUR.1) | 7 años |
| Autorización ADR por envío | 5 años |
| Datos de tacógrafo | 1 año (UE), 2 años (práctica NL) |
| Expediente de conductor (horas de conducción) | 2 años |
| Administración de clientes y pedidos | 7 años (fiscal) |
| Administración de leasing de camiones | 7 años tras el fin del leasing |
| Imágenes de cámara de carga/descarga | 4 semanas |
El plazo fiscal más largo (7 años) es por regla general el determinante para el archivo en papel. El plazo de responsabilidad CMR de 1 año rara vez se usa por sí solo para acortarlo.
Atención específica
Datos personales de los conductores
- Copia del carné de conducir y BSN. Necesarios para la administración salarial, por lo que se conservan 5 años tras la baja.
- Los datos de tacógrafo son datos personales. Expediente por conductor.
- Reclamaciones sobre un conductor: 2 años tras su resolución.
Datos de cliente (remitente y destinatario)
- El nombre y la dirección del destinatario en el CMR son datos personales.
- El plazo de conservación sigue la regla fiscal de los 7 años.
- Después, eliminar de forma activa.
Documentos aduaneros
Tramitación aparte, a menudo organizada en una carpeta separada. La conservación de 7 años es obligatoria bajo el CAU (Código Aduanero de la Unión).
La limpieza práctica
- Inventaríe por año natural: cuántos armarios, cuántas cajas.
- Identifique los documentos de > 7 años, todo lo que entra en el régimen fiscal.
- Identifique los documentos de > 5 años para ADR y albaranes de entrega.
- Planifique la destrucción móvil in situ.
- Destruya en DIN P-4 o P-5.
Para un método de limpieza más amplio, lea cómo organizar una jornada de limpieza de archivo.
Hardware en el transporte
- Ordenadores de a bordo y sistemas GPS: datos sobre rutas y conductor. Destruir al sustituirlos.
- Tablets en la cabina: apps con correspondencia de clientes y datos de ruta. Lea destruir smartphones y tablets.
- Sistemas centrales: servidores TMS (Transport Management System) al sustituirlos.
- Imágenes de cámara de camiones o de la zona de carga: lea plazo de conservación de imágenes de cámara.
Para transitarios y proveedores de servicios logísticos
Los transitarios tienen un flujo de papel más amplio por los distintos documentos de transporte y aduaneros. Buena práctica: limpieza anual tras el cierre del ejercicio, en conjunto con el control de las declaraciones.
Destrucción móvil en la ubicación de transporte.
Vamos a su terminal u oficina. Destrucción en DIN P-4 o P-5 con certificado que encaja con su administración financiera y CMR.
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