Documentos de aduana y expedición: conservación y destrucción
Quien importa, exporta o expide mercancías acumula un expediente grueso. Declaraciones de importación, certificados EUR.1, facturas comerciales, listas de contenido, documentos T1 y conocimientos de embarque se apilan por envío. Debe conservar esas piezas durante años, por regla general siete años bajo el Código Aduanero de la Unión. Solo una vez pasado el plazo puede irse, y entonces le acompaña una destrucción confidencial con certificado.
¿Quiere comprobar rápido si lo tiene en orden? ¿Puede responder sí a cada una de estas preguntas?
- ¿Sabe de qué año son sus declaraciones aduaneras más antiguas?
- ¿Ha registrado el plazo de conservación por tipo de documento?
- ¿Conserva las piezas de modo que una inspección OEA las encuentre rápido?
- ¿Los expedientes caducados se destruyen de forma confidencial en lugar de ir al papel?
- ¿Recibe un certificado de esa destrucción?
Si duda en alguno de estos puntos, las secciones siguientes muestran qué documentos puede ordenar y cuándo, y cómo hacerlo de forma segura.
¿Qué son los documentos de aduana y expedición?
Los documentos de aduana y expedición son las piezas en papel y digitales que acompañan a un envío desde la salida hasta la entrega, más todo lo que la aduana quiere poder comprobar sobre ese envío. Abarca la propia declaración, los justificantes de esa declaración como facturas y certificados de origen, y los documentos de transporte como el conocimiento de embarque. Para un transitario o un agente de aduanas forman juntos la prueba de que un envío se importó o exportó legalmente, de que se pagaron los derechos correctos y de que el origen es correcto. Por eso precisamente la aduana los examina primero en una inspección.
La declaración de importación y exportación
La declaración de importación y la declaración de exportación son el corazón del expediente. En los Países Bajos pasan por los sistemas aduaneros, con un MRN como referencia. La declaración registra qué se importó o exportó, bajo qué código de mercancía, a qué valor y con qué derechos y gravámenes. En una inspección posterior la aduana quiere poder vincular la declaración con la factura subyacente y la prueba de transporte. Una declaración sin justificantes es débil, un expediente completo con declaración, factura y prueba de origen es concluyente. Conserve por tanto siempre la declaración junto con las piezas que la acompañan.
Certificados de origen y EUR.1
Un certificado EUR.1, un Form A o una declaración de origen en la factura prueba de dónde proceden las mercancías. Eso determina si se aplica un arancel reducido o nulo bajo un acuerdo comercial. Para el comprador un certificado así vale dinero, porque ahorra derechos de importación. Para la aduana es un punto de control, porque una ventaja de origen indebida puede recuperarse años después. Por eso conserva las pruebas de origen tanto tiempo como la declaración a la que pertenecen. Si un certificado así se extravía, no puede justificar la ventaja en una inspección y aun así sigue una liquidación complementaria.
La factura comercial y la lista de contenido
La factura comercial muestra el valor de las mercancías y es la base del valor en aduana sobre el que se calculan los derechos. La lista de contenido describe el contenido físico por bulto, con cantidades, pesos y dimensiones. Juntas conectan la declaración con el envío real. Estas piezas son doblemente relevantes, porque cuentan para la aduana y para su propia contabilidad. Una factura todavía relevante para la aduana suele quedar también bajo la obligación fiscal de conservación. Tiene por tanto sentido conservar ambos flujos durante el mismo tiempo.
T1, T2 y documentos de tránsito
Las mercancías que circulan por la Unión bajo vigilancia aduanera van acompañadas de un documento de tránsito. Un T1 acompaña a mercancías no pertenecientes a la Unión, un T2 acompaña a mercancías de la Unión que transitan por un tercer país. El documento de tránsito muestra que las mercancías se transportaron con suspensión de derechos y se presentaron correctamente en el destino. La ultimación del tránsito, la prueba de que el envío llegó, es un punto delicado. Si un tránsito queda abierto, la aduana puede reclamar los derechos a quien tenía el documento a su nombre. Conserve por tanto los documentos de tránsito con cuidado junto con la prueba de ultimación.
El conocimiento de embarque y otros documentos de transporte
El conocimiento de embarque, en inglés bill of lading, es el documento de transporte para el flete marítimo y representa las propias mercancías. Quien tiene el original tiene derecho a la carga. Junto a él están la carta de porte aéreo y la CMR para el transporte por carretera. Estas piezas prueban el transporte y vinculan el envío físico con la declaración. Lo que abarca exactamente la CMR y cuánto tiempo la conserva se trata en el artículo hermano sobre la carta de porte CMR. Para el expediente aduanero cuenta sobre todo que la prueba de transporte case con la declaración y la factura, para que la cadena sea correcta de principio a fin.
Administración OEA y autorizaciones
Quien tiene el estatuto de Operador Económico Autorizado, o trabaja con autorizaciones como una declaración simplificada o un depósito aduanero, acumula además una administración de autorizaciones. Contiene procedimientos, auditorías, registros de existencias y la correspondencia con la aduana. La aduana espera que tenga esa administración en orden y pueda presentarla durante años. Un estatuto OEA depende de una gestión demostrable, también de los expedientes antiguos. Un archivo desordenado donde no se encuentra nada socava la confianza que sustenta el estatuto. El orden en el archivo no es aquí un detalle sino una condición de la autorización.
La obligación de conservación aduanera: a menudo siete años
El Código Aduanero de la Unión exige conservar las piezas de una declaración aduanera para que la aduana pueda controlarlas. En los Países Bajos eso se traduce en la práctica en siete años, contados desde el final del año natural en que se hizo la declaración. Esos siete años se alinean con la obligación fiscal de conservación, lo que mantiene la gestión sencilla. Todo el expediente en torno a un envío sigue así la misma línea, de la declaración a la factura y la prueba de origen. No necesita por tanto llevar un plazo distinto por pieza, sino que puede conservar el expediente en su conjunto siete años.
Por qué a veces se aplica más de siete años
Siete años es la regla principal, no una ley inamovible. En varios casos conserva más tiempo. Si hay un recurso, una recuperación o un pleito sobre una declaración en curso, mantiene el expediente hasta que esa tramitación esté del todo concluida. Con una autorización en curso o un depósito aduanero, la aduana puede pedir mantener disponibles las piezas subyacentes mientras dure la autorización. Los bienes de inversión con un largo plazo de regularización también pueden ser motivo para conservar más tiempo. La regla práctica es simple. Si todavía existe la posibilidad de que alguien pida la pieza, no la destruye.
Plazos de conservación por tipo de documento
La siguiente tabla recopila los plazos habituales. El plazo fiscal y el aduanero suelen ir a la par, de modo que el más largo es determinante para todo el expediente.
| Tipo de documento | Qué es | Plazo de conservación |
|---|---|---|
| Declaración de importación y exportación | Declaración aduanera con MRN | 7 años |
| EUR.1 y certificado de origen | Prueba de origen para el arancel | 7 años |
| Factura comercial | Base del valor en aduana | 7 años (también fiscal) |
| Lista de contenido | Contenido por bulto | 7 años |
| Documento de tránsito T1 y T2 | Mercancías bajo vigilancia aduanera | 7 años tras ultimación |
| Conocimiento de embarque / CPA | Prueba de transporte mar o aire | 7 años |
| Administración OEA y autorizaciones | Procedimientos y auditorías | Vigencia de la autorización más 7 años |
| Expediente en litigio en curso | Declaración en recurso o reclamación | Hasta el fin de la tramitación |
Los siete años valen desde el final del año de la declaración. Una declaración de marzo de 2019 solo puede destruirse, por tanto, después del 31 de diciembre de 2026.
Datos comerciales y algunos datos personales
El papel de aduana y expedición gira en torno a datos comerciales, pero también contiene datos personales. Las declaraciones y facturas llevan nombres de contactos, direcciones de correo, números de teléfono, firmas y números EORI. Los documentos de transporte llevan nombres y direcciones del remitente y del destinatario, a veces los datos de un conductor. Con ello se aplica el RGPD junto a las normas aduaneras. No conserva estas piezas más tiempo del necesario y las destruye después de forma adecuada. Una explicación general del orden cuidadoso está en el resumen sobre la destrucción de datos. Para los expedientes aduaneros significa sobre todo que el papel viejo no va con los residuos corrientes.
La obligación fiscal corre en paralelo
La mayoría de las piezas aduaneras son a la vez parte de su contabilidad. Una factura comercial cuenta para el valor en aduana y para el IVA, una declaración se enlaza con los registros de compras y ventas. Por ello mucho papel aduanero queda también bajo la obligación fiscal de conservación de siete años. Esos dos plazos rara vez chocan, se refuerzan. En la práctica retenga el más largo, así está en regla para ambos. Cómo funciona la parte fiscal está en la obligación fiscal de conservación de 7 años. Un expediente que cumple el plazo fiscal cumple por lo general también el requisito aduanero.
Primero conservar, después destruir
El orden empieza por saber qué puede irse. Repase los expedientes por año natural y determine cuáles han superado su plazo. Aparte las piezas con un litigio en curso o una autorización activa, porque esas las guarda más tiempo. Lo que queda puede destruirse de forma confidencial. Un ritmo fijo funciona mejor. Muchos transitarios ordenan cada año tras el cierre anual, en el mismo periodo que el control fiscal. Así el archivo no crece sin fin y se conserva la visión de conjunto. Destruye entonces precisamente el año que acaba de caer fuera del plazo y deja el resto en su sitio.
Destrucción confidencial tras el plazo
Una vez pasado el plazo, estos expedientes no van en el contenedor de papel. Contienen datos comerciales y personales que competidores y malintencionados querrían consultar. La destrucción confidencial significa que el papel se recoge sellado y se tritura a un nivel DIN adecuado, con un certificado como prueba. Trabajamos con servicio de recogida en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam, sin que usted tenga que desplazarse. Fuera de esa zona agrupamos las rutas a escala nacional mediante ofertas conjuntas, para que mantenga un precio fijo. No entrega nada en un mostrador, vamos a recogerlo. Lo que abarca la ruta completa de un archivo de transporte está en el pilar sobre logística y transporte.
Recogida sellada y cadena de custodia
La seguridad empieza en la recogida. El papel va en una unidad cerrada y permanece sellado hasta el momento de la destrucción. Por ello no hay ningún momento en que un expediente pueda quedar tirado en la calle o en un muelle de carga. Esa cadena cerrada se llama cadena de custodia. Para los expedientes aduaneros eso importa más aún, porque un EUR.1 o una factura comercial que desaparece por el camino no es solo una brecha de datos sino también un hueco en su administración aduanera. Una recogida sellada descarta ese riesgo y refuerza la prueba después.
El nivel DIN adecuado
La norma DIN 66399 fija la finura del triturado. Para el papel de aduana y expedición con datos comerciales y personales, el P-4 es el estándar. Si contiene datos especiales o muy sensibles, elige el P-5.
| Nivel | Tamaño de partícula | Adecuado para |
|---|---|---|
| P-2 | Tiras | Impresos generales sin datos |
| P-4 | Partículas pequeñas | Papel aduanero con datos de empresa y personales |
| P-5 | Partículas muy pequeñas | Datos especiales y muy sensibles |
El certificado indica el nivel aplicado, para que pueda mostrar que era adecuado a la sensibilidad del contenido.
El certificado de destrucción
Tras la destrucción recibe un certificado con la fecha, la cantidad y el nivel DIN aplicado. Esa es su prueba de que los expedientes se hicieron ilegibles. Consérvelo con su administración aduanera y RGPD, preferiblemente en digital para encontrarlo rápido en una inspección. Si llega una pregunta de la aduana o una auditoría para su estatuto OEA, el certificado muestra que el orden se hizo limpiamente. Cómo es un documento así y qué debe figurar en él está en el certificado de destrucción explicado. Sin ese papel queda en su palabra, con un certificado tiene prueba.
¿Cuánto cuesta la destrucción?
Paga un precio fijo por caja o contenedor, desde unos 30 euros por la primera caja. El certificado está incluido. En un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam no cobramos desplazamiento. Fuera de ahí se aplica un precio fijo mediante ofertas conjuntas nacionales, donde se agrupan las rutas de una región. Así un gran orden anual sigue siendo asequible y sabe de antemano a qué atenerse. El desglose completo del precio, también para archivos mayores, está en el coste de la destrucción de archivos. Los soportes de datos como viejos escáneres o discos duros de su sistema aduanero pueden ir en la misma recogida, cada uno destruido al nivel adecuado.
Expedientes aduaneros digitales
Muchas declaraciones van hoy en digital, pero eso no elimina el papel. Anexos, certificados originales y documentos de transporte firmados suelen seguir existiendo en físico. Junto a ello, hay copias en servidores, portátiles y copias de seguridad. Para la parte digital vale la misma idea. Lo que ha superado su plazo y ya no se necesita, lo ordena, también en el soporte de datos. Al sustituir equipos de su entorno aduanero o TMS, los discos viejos deben destruirse, con los números de serie en el certificado. Así cubre todo el flujo, en papel y digital, y no queda ninguna copia olvidada en ningún sitio.
Ordenado en 4 pasos
- Inventaríe por año natural qué expedientes aduaneros han superado su plazo.
- Aparte las excepciones, como litigios en curso y autorizaciones activas.
- Hágalo recoger sellado y destruir a nivel DIN P-4 o P-5.
- Conserve el certificado con su administración aduanera y RGPD.
Errores frecuentes
- Destruir demasiado pronto. Cuente los siete años desde el final del año de la declaración, no desde la fecha de declaración misma.
- Perder la prueba de origen. Sin un EUR.1 no puede justificar una ventaja arancelaria en una inspección.
- Al contenedor de papel. Declaraciones y facturas van con una destrucción confidencial, no en el contenedor de papel abierto.
- No pedir certificado. Sin prueba no puede mostrar la destrucción en una auditoría.
¿Hacer destruir un archivo aduanero caducado de forma confidencial?
Indique cuántas cajas o contenedores tiene y recibe un precio fijo. Lo recogemos sellado, lo destruimos a nivel DIN P-4 o P-5 y recibe un certificado para su administración aduanera y RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam.
Solicitar presupuestoPreguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos aduaneros?
La conservación aduanera es por regla general de 7 años, contados desde el final del año de la declaración. Bajo el Código Aduanero de la Unión puede aplicarse un plazo más largo para autorizaciones o litigios en curso.
¿Qué documentos están sujetos a la obligación de conservación aduanera?
Las declaraciones de importación y exportación, los certificados EUR.1 y de origen, las facturas comerciales, las listas de contenido, los documentos T1 y de tránsito, los conocimientos de embarque y la administración OEA y las autorizaciones asociadas.
¿Hay datos personales en el papel aduanero?
Sí. Además de datos comerciales, figuran nombres de contactos, números EORI, firmas y a veces datos de conductores y destinatarios. Por eso se aplica el RGPD junto a las normas aduaneras.
¿Cómo destruyo documentos aduaneros caducados?
Hágalos recoger sellados y triturar a nivel DIN P-4 o P-5, con un certificado de destrucción como prueba. Así cierra el expediente de forma demostrable.
Conclusión
Los documentos de aduana y expedición son la prueba detrás de cada envío, y por eso precisamente los conserva mucho tiempo. Por regla general siete años bajo el Código Aduanero de la Unión, a veces más tiempo con un litigio en curso o una autorización activa. Como las piezas contienen datos comerciales y personales, después no van con los residuos de papel sino con una destrucción confidencial. Hágalas recoger selladas, destruya al nivel DIN adecuado y conserve el certificado. Así cumple el requisito aduanero, la obligación fiscal de conservación y el RGPD, con un archivo correcto en cada inspección.
Lea también el pilar sobre logística y transporte, además de los artículos hermanos sobre la carta de porte CMR explicada, destruir documentos de transporte tras la conservación y los datos de los conductores y el RGPD en la flota.
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