Aseguradoras: destruir expedientes de siniestros y polizas
Una aseguradora, un agente autorizado o una correduria gestiona montanas de datos sensibles: expedientes de polizas, siniestros, suscripciones medicas, prestaciones y expedientes de fraude. Cada uno tiene su propio plazo de conservacion y su propio riesgo. Conserve demasiado y tendra datos personales sin finalidad. Conserve demasiado poco y se quedara sin prueba en un siniestro o una inspeccion. Esta guia muestra, por tipo de expediente, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: no hay un plazo unico para los expedientes de seguros. Conserve la contabilidad al menos siete anos por la obligacion fiscal, conserve los expedientes de siniestros hasta que expire el plazo de prescripcion y trate los datos medicos de suscripcion como datos de categoria especial. Lo que pueda irse despues desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Por que los expedientes de seguros exigen atencion reforzada
Los expedientes de seguros no son contabilidad ordinaria. Un expediente de siniestro contiene a menudo un numero de identificacion, datos financieros, a veces informacion medica y datos de terceros como testigos o partes contrarias. En seguros de vida e invalidez se anaden datos de salud de la suscripcion medica. Eso hace de un archivo de seguros uno de los mas sensibles que existen, y de una brecha de datos algo proporcionalmente danino.
Por eso aqui cuenta doble no conservar mas tiempo del necesario. El RGPD exige la limitacion de conservacion, y con estos datos eso pesa mucho. A la vez, el sector conoce largos plazos de prescripcion y riesgos de responsabilidad, lo que hace que destruir demasiado pronto tambien sea arriesgado. El arte esta en conocer el plazo correcto por tipo de expediente.
Plazos de conservacion por tipo de expediente
El plazo depende del tipo de expediente y de su contenido. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente los plazos fiscales desde el fin del ejercicio y los de prescripcion desde la liquidacion del siniestro.
| Tipo de expediente | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Expediente de poliza en vigor | Conservar mientras dure la poliza | + prescripcion |
| Expediente de siniestro tras liquidacion | Hasta que expire la prescripcion | a menudo unos anos |
| Datos medicos de suscripcion | Datos de categoria especial | ligados a la finalidad |
| Diligencia del cliente (blanqueo o conducta) | Tras el fin de la relacion | 5 anos |
| Datos de fraude e incidentes | Protocolo y registro propios | variable |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. El plazo de prescripcion exacto varia segun el tipo de seguro y la situacion. En caso de duda sobre un expediente concreto, consulte con su departamento de cumplimiento o asesor juridico. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Datos medicos de suscripcion y otras categorias especiales
Los datos de salud de una suscripcion medica, un reconocimiento o un siniestro de invalidez son datos de categoria especial. Rigen normas mas estrictas: menos personas pueden acceder, se protegen aparte y en cuanto la finalidad ha caducado deben desaparecer. En la destruccion eso significa un nivel fino, porque estos datos no deben en ningun caso quedar reconstruibles.
Mantenga esta categoria aparte de la contabilidad ordinaria, de forma reconocible en su archivo. Asi evita que un expediente entero herede el plazo mas largo de su pieza mas sensible, y puede destruir los datos medicos de forma dirigida en cuanto se permita. Fije en su politica quien tiene acceso y a que nivel se destruye.
Prevencion de blanqueo, normas de conducta y el plazo de cinco anos
Si esta sujeto a las normas de prevencion de blanqueo o de conducta como aseguradora, agente autorizado o mediador, rige un plazo de conservacion de cinco anos para la diligencia debida del cliente tras el fin de la relacion. Ese plazo es independiente de los siete anos fiscales y de la prescripcion de un siniestro. En la practica, un expediente puede llevar varios plazos a la vez, cada uno para una parte distinta.
Divida por tanto el expediente en partes con su propia fecha de fin, igual que un expediente de personal. Asi conserva la diligencia del cliente sus cinco anos, la contabilidad sus siete y el resto menos. Mas sobre estos plazos en la diligencia del cliente de 5 anos y los expedientes de conducta conservados 5 anos.
Datos de fraude e incidentes
Las aseguradoras llevan datos de fraude e incidentes, a menudo en un registro interno y a veces en un sistema sectorial. A estos datos les rigen protocolos y plazos propios, que pueden diferir de los ordinarios. Tratelos aparte y siga el protocolo vigente en su organizacion, porque aqui en particular tanto conservar demasiado como demasiado poco es delicado.
Lo que quede fuera de esos protocolos y cuya finalidad haya caducado debe, como el resto, destruirse de forma confidencial. Anote la destruccion en su registro de tratamiento, para poder demostrar que desaparecio, cuando y a que nivel.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida cada expediente en partes y anote la fecha de fin por parte.
- Marque los datos especiales, como los datos medicos de suscripcion, aparte.
- Respete los plazos de blanqueo y conducta para la diligencia del cliente.
- Evalue los expedientes de siniestros segun la prescripcion y las reclamaciones en curso.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de seguros se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque suelen contener un numero de identificacion, datos financieros y medicos. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. En una migracion de sistemas o al depurar servidores antiguos, los soportes digitales tambien forman parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y el supervisor de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar un expediente con un unico plazo. Partes distintas tienen fechas de fin distintas.
- No tratar los datos medicos aparte. Los datos de categoria especial exigen seguridad reforzada y un nivel de destruccion fino.
- Olvidar el plazo de blanqueo. La diligencia del cliente tiene su propio plazo de cinco anos.
- Tirar sin triturar. Un expediente de siniestro en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar una aseguradora un expediente de siniestro?
No hay un plazo unico. Conserve la contabilidad al menos siete anos por la obligacion fiscal y el expediente hasta que expire el plazo de prescripcion del siniestro, a menudo unos anos tras la liquidacion. Si hay una reclamacion o litigio en curso, conserva mas tiempo.
Los datos medicos de suscripcion son datos de categoria especial?
Si. Los datos de salud de una suscripcion medica o de un siniestro de invalidez son datos de categoria especial. Exigen seguridad reforzada y destruccion a un nivel fino en cuanto la finalidad ha caducado.
Se aplican los plazos de prevencion de blanqueo a los agentes autorizados?
Para las partes sujetas a las normas de prevencion de blanqueo o de conducta rige un plazo de conservacion de cinco anos para la diligencia debida del cliente tras el fin de la relacion. Es independiente de los siete anos fiscales y de la prescripcion de un siniestro.
Como destruyo expedientes de seguros conforme al RGPD?
De forma confidencial y a un nivel de triturado fino, con un certificado de destruccion como prueba. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un archivo de seguros es uno de los mas sensibles que existen, con numeros de identificacion, datos financieros y medicos mezclados. No hay un plazo unico valido en todas partes. Divida cada expediente en partes, respete los siete anos fiscales y los cinco de blanqueo, evalue los expedientes de siniestros segun la prescripcion y trate los datos medicos aparte. Lo que pueda irse despues lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi no conserva nada demasiado tiempo ni demasiado poco, y se queda con la prueba en la mano en una inspeccion o una brecha.
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