Guarderias: destruir expedientes de ninos y padres
Una guarderia, un servicio de cuidadores o un centro extraescolar trata datos sensibles del grupo mas vulnerable que existe: los ninos. Expedientes de ninos, observaciones, alergias, numero de identificacion del nino y de los padres, contratos de plaza y a veces senales preocupantes. Cada uno tiene su propio plazo de conservacion. Conserve demasiado y tendra datos de ninos sin finalidad. Conserve demasiado poco y le faltaran piezas en una queja o reclamacion. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: el expediente pedagogico del nino no tiene un plazo legal fijo sino la limitacion de conservacion del RGPD, normalmente un periodo limitado tras la baja. La contabilidad para las ayudas a la conciliacion entra en los siete anos fiscales. Los registros de accidentes e incidentes se conservan mas tiempo por responsabilidad, y los datos de salud se tratan como datos sensibles.
Por que los datos de ninos exigen proteccion reforzada
Los datos de los ninos gozan de proteccion reforzada bajo el RGPD. Los ninos no pueden valorar por si mismos que ocurre con sus datos, y el centro suele tratar tambien datos de salud como alergias y medicacion. Son datos de categoria especial. A ello se suma el numero de identificacion del nino y de los padres, necesario para las ayudas a la conciliacion. Un archivo de guarderia es asi mas sensible de lo que parece a primera vista.
Precisamente por eso la limitacion de conservacion pesa mucho aqui. No conserve mas tiempo del necesario, pero tenga en cuenta la larga cola de responsabilidad en torno a un nino. Esas dos caras, depurar rapido y a la vez conservar ciertas piezas mas tiempo, hacen importante un buen plazo por parte.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la baja del nino.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contrato de plaza y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Datos de ayuda a la conciliacion (identificacion) | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Expediente pedagogico, observaciones | Limitacion de conservacion RGPD | aprox. 2 anos tras la baja |
| Datos de alergia y salud | Datos de categoria especial | mientras sean necesarios |
| Registros de accidentes e incidentes | Responsabilidad y prescripcion | conservar mas tiempo |
| Expedientes de personal y certificados | Plazos propios | por parte |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Fije el plazo exacto del expediente del nino en su propia politica de privacidad. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos, y un paralelo con la ensenanza esta en escuelas: expedientes de alumnos conservados 5 anos.
Registros de accidentes e incidentes: por que mas tiempo
En torno a un nino, la responsabilidad juega algo distinto que con un adulto. Si un nino se lesiona durante el cuidado, una reclamacion puede surgir mucho despues del incidente, porque en un menor la prescripcion puede empezar a correr solo mas tarde. Un registro de accidente que tiraria tras dos anos podria ser justo la pieza que necesitaba.
Conserve por eso los registros de accidentes e incidentes mas tiempo que el expediente ordinario del nino. Tratelos como una categoria aparte con su propio plazo, mas largo, y evalue caso por caso si un expediente debe quedarse aun mas por un asunto en curso. Asi evita destruir una pieza que despues resulta crucial.
Datos de alergia y salud aparte
Las alergias, la medicacion, una dieta por razones medicas y otros datos de salud son datos de categoria especial. Deben protegerse aparte, accesibles solo para quien los necesita, y desaparecer en cuanto dejan de ser necesarios. En la destruccion eso significa un nivel fino, porque estos datos no deben quedar reconstruibles.
Mantenga estos datos aparte de forma reconocible en el expediente. Asi evita que un expediente entero herede el plazo mas largo de su parte mas sensible, y puede depurar los datos de salud de forma dirigida en cuanto el nino se da de baja y no hay motivo para conservarlos.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en contabilidad, expediente pedagogico, salud e incidentes.
- Anote el plazo por parte, contado desde la baja o el ejercicio.
- Conserve los registros de accidentes mas tiempo por responsabilidad.
- Trate los datos de salud aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de ninos y los datos de padres se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque contienen un numero de identificacion y datos de salud. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador antiguo del centro o una copia con datos de ninos tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y la autoridad de control de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su documentacion RGPD. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar todo el expediente con el mismo plazo. Contabilidad, expediente pedagogico e incidentes tienen plazos distintos.
- Tirar los registros de accidentes demasiado pronto. En un nino la prescripcion puede empezar solo mas tarde.
- No tratar los datos de salud aparte. Alergias y medicacion son datos sensibles.
- Tirar sin triturar. Un expediente de nino en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo puede conservar una guarderia un expediente de nino?
Para el expediente pedagogico del nino no hay un plazo legal fijo, sino la limitacion de conservacion del RGPD. En la practica lo conserva un periodo limitado tras la baja, a menudo unos dos anos, salvo que un motivo concreto justifique conservarlo mas tiempo.
Cuanto tiempo conservo la contabilidad del centro?
Los contratos de plaza, la facturacion y los datos para las ayudas a la conciliacion entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Ese plazo es independiente del expediente pedagogico.
Por que conservo mas tiempo los registros de incidentes?
Si un nino sufre una lesion, una reclamacion de responsabilidad puede surgir mucho despues del incidente, porque en menores la prescripcion puede empezar a correr solo mas tarde. Conserve por eso los registros de accidentes e incidentes mas tiempo que el expediente ordinario.
Son datos sensibles las alergias y los datos de salud de un nino?
Si. Las alergias, la medicacion y otros datos de salud son datos de categoria especial. Exigen seguridad reforzada y destruccion a un nivel fino en cuanto dejan de ser necesarios.
Conclusion
Una guarderia gestiona datos del grupo mas vulnerable, con un numero de identificacion y datos de salud mezclados. No trate por tanto el expediente como un todo. Conserve la contabilidad siete anos, depure el expediente pedagogico tras el periodo habitual siguiente a la baja, conserve los registros de accidentes mas tiempo por responsabilidad y trate los datos de salud aparte. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi protege a los ninos y se queda con la prueba en la mano en una queja o inspeccion.
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