Ayuntamientos: destruir datos de ciudadanos y archivo
Un ayuntamiento gestiona el archivo de toda una ciudad: el padron, las ayudas, los expedientes de servicios sociales y de menores, los impuestos, las licencias y las solicitudes de pasaporte. A diferencia de una empresa, un ayuntamiento no puede decidir por si mismo que puede irse. Dos regimenes lo determinan juntos: la ley de archivos con su cuadro de seleccion, y el RGPD. Esta guia muestra que debe conservarse de forma permanente, que se destruye tras el plazo y como hace destruir esa parte de forma confidencial.
La respuesta rapida: un ayuntamiento no destruye su archivo a su criterio, sino segun el cuadro de seleccion de la ley de archivos. Este valora cada proceso como conservacion permanente o destruccion tras un plazo fijo. Lo que debe conservarse de forma permanente pasa a un archivo historico y nunca desaparece. Lo que figura en el acta de eliminacion y cuyo plazo ha expirado lo hace destruir de forma confidencial con un certificado.
Dos regimenes: ley de archivos y RGPD
En un ayuntamiento se cruzan dos marcos. La ley de archivos regula que informacion publica se conserva de forma permanente para la memoria colectiva y cual se destruye con el tiempo. El RGPD regula que los datos personales no se conserven mas tiempo del necesario. A menudo ambos apuntan en el mismo sentido, pero no siempre, y entonces el cuadro de seleccion manda para saber si algo debe conservarse o destruirse.
Para usted, ayuntamiento, esto significa que no parte de un plazo aislado por documento, sino de la valoracion establecida por proceso. Esa valoracion indica si un documento pasa con el tiempo al archivo historico o se destruye en algun momento. Solo una vez resuelta esa cuestion entra en juego la ejecucion.
El cuadro de seleccion: conservar o destruir
El cuadro de seleccion valora todos los procesos de trabajo del ayuntamiento. Cada proceso recibe la valoracion conservacion permanente o un plazo de eliminacion. Los documentos valorados como conservacion permanente se transfieren con el tiempo a un archivo historico, como un archivo regional o municipal, y nunca se destruyen. Los documentos con un plazo de eliminacion se destruyen una vez expira ese plazo, ni antes ni despues de lo justificado.
La destruccion en un ayuntamiento es un acto formal. Se elabora un acta de eliminacion de lo que va a destruirse, y la destruccion tiene lugar con autorizacion del archivero. Asi queda verificable que se destruyo y sobre que base. El triturado efectivo de esa parte es el ultimo paso, y es justo ese paso el que debe hacerse de forma confidencial y demostrable.
Conservar o destruir por tipo
El resumen siguiente da la linea principal. La valoracion y el plazo exactos figuran en el cuadro de seleccion aplicable a su ayuntamiento.
| Tipo de informacion | Punto de partida | Destino |
|---|---|---|
| Acuerdos, ordenanzas, documentos del pleno | Conservacion permanente | archivo historico |
| Licencias con valor duradero | Conservacion permanente | archivo historico |
| Expedientes de ayudas (renta minima) | Destruir tras el plazo | destruir confidencial |
| Expedientes de servicios sociales y menores | Destruir tras el plazo | destruir a nivel fino |
| Documentos fiscales y de recaudacion | Destruir tras el plazo | destruir confidencial |
| Solicitudes de documentos y licencias | Destruir tras el plazo | destruir a nivel fino |
Use esto como orientacion, no en sustitucion del cuadro de seleccion. En caso de duda sobre un proceso, consulte con su archivero o el cuadro de seleccion establecido. La logica general de plazos esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Servicios sociales, menores y otros datos especiales
Parte del archivo municipal contiene datos de categoria especial. Los expedientes de servicios sociales y de menores tratan sobre salud, situacion familiar y atencion, y a veces sobre la seguridad de los ninos. Estos datos exigen proteccion reforzada: menos personas pueden acceder, se protegen aparte y en cuanto el plazo ha expirado deben desaparecer a un nivel fino. El numero de identificacion, que recorre todo el archivo, merece ese mismo cuidado.
Trate por tanto esta parte aparte en su proceso de destruccion. Lo que figura en el acta de eliminacion y cuyo plazo expira viaja precintado y se tritura finamente, de modo que nada queda reconstruible. Asi cumple a la vez la ley de archivos y el RGPD.
Como abordarlo en 6 pasos
- Determine la valoracion por proceso a partir del cuadro de seleccion.
- Separe los documentos de conservacion permanente para la transferencia al archivo historico.
- Elabore un acta de eliminacion de lo que puede destruirse tras el plazo.
- Solicite autorizacion del archivero para la destruccion.
- Haga destruir de forma confidencial a un nivel fino, con cuidado especial para servicios sociales y menores.
- Conserve el certificado como prueba adjunta al acta de eliminacion.
Destruir confidencialmente con certificado
La parte que el cuadro de seleccion autoriza a destruir la hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, porque contiene un numero de identificacion y a menudo datos especiales. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Al depurar sistemas antiguos, los soportes digitales tambien forman parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado se une como prueba al acta de eliminacion y demuestra que la destruccion se hizo con cuidado y de forma demostrable. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Destruir un archivo municipal tras el plazo?
Indiquenos que autoriza a irse el cuadro de seleccion y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su acta de eliminacion. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Decidir por si mismo que puede irse. El cuadro de seleccion y el archivero lo determinan, no el departamento aislado.
- Destruir documentos de conservacion permanente. Pertenecen al archivo historico, no a la trituradora.
- Tratar los expedientes de servicios sociales y menores como papel ordinario. Los datos especiales exigen un nivel fino.
- Desechar sin triturar. Datos de ciudadanos en la calle son una brecha de datos notificable.
- No guardar certificado. Sin prueba, el acta de eliminacion no esta completa.
Preguntas frecuentes
Puede un ayuntamiento decidir por si mismo que se destruye?
No. Un ayuntamiento aplica la ley de archivos y el cuadro de seleccion. Este determina, por tipo de documento, si debe conservarse de forma permanente o destruirse tras un plazo fijo. La destruccion se basa en un acta de eliminacion y con autorizacion del archivero.
Cual es la diferencia entre conservar y destruir en el cuadro de seleccion?
El cuadro de seleccion valora cada proceso. Los documentos valorados como conservacion permanente pasan con el tiempo a un archivo historico y nunca se destruyen. Los documentos con un plazo de eliminacion se destruyen una vez expira ese plazo.
Rigen reglas adicionales para los expedientes de servicios sociales y de menores?
Si. Los expedientes de servicios sociales y de menores contienen datos de categoria especial sobre salud y situacion familiar. Exigen seguridad reforzada, un plazo propio y destruccion a un nivel fino en cuanto se permite.
Como destruye un ayuntamiento de forma confidencial?
Los documentos a destruir viajan precintados y se trituran a un nivel fino. Despues, un certificado de destruccion consigna que se destruyo, cuando y a que nivel, como prueba adjunta al acta de eliminacion.
Conclusion
Un ayuntamiento no destruye su archivo a su criterio, sino segun la ley de archivos y el cuadro de seleccion, con el RGPD al lado. Determine la valoracion por proceso, transfiera los documentos de conservacion permanente al archivo historico y elabore un acta de eliminacion para el resto con autorizacion del archivero. La parte a destruir, con un numero de identificacion y a menudo datos especiales, la hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi conserva lo que debe seguir siendo la memoria de la ciudad y el resto desaparece con seguridad.
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