Expedientes de alumnos: 5 años de conservación tras la baja
En la educación primaria y secundaria se registra mucha información sobre cada alumno: boletines, planes de actuación, expedientes de traspaso, reuniones con familias, anotaciones médicas. Una buena parte de ello no puede eliminarse de inmediato tras la marcha del alumno, pero tampoco debe quedarse para siempre en el archivo. Este artículo da una guía a las secretarías escolares que quieren limpiar el archivo cada año sin infringir el RGPD ni las leyes del sector.
El marco legal
Dos vías son determinantes: el RGPD (general) y la WPO (educación primaria) y la WVO (educación secundaria). El RGPD dice: no conservar más tiempo del necesario. Las leyes del sector concretan qué plazo es «necesario» para cada documento.
- Informe pedagógico: conservar cinco años tras la baja del alumno.
- Datos sobre absentismo y altas y bajas: cinco años tras la baja.
- Listas de notas y resultados de pruebas: por norma dos años tras la baja (salvo los resultados de exámenes, que tienen sus propias reglas).
- Datos sobre apoyo y atención (dislexia, conducta, medicación): normalmente tres años tras el fin del apoyo, salvo que sigan siendo relevantes más tiempo.
- Administración financiera (cuota de familias, viaje escolar): siete años por motivos fiscales.
Atención: los plazos son máximos que a menudo se aplican como plazo de conservación. Una vez transcurridos debe destruir. Conservar más tiempo es una infracción del RGPD, salvo que tenga una base específica.
Categorías especiales
Las anotaciones médicas y la información sobre salud caen bajo el art. 9 del RGPD (categorías especiales). Para ellas rige un deber de cuidado más estricto: acceso más limitado, base clara, destrucción rápida tras su finalización. Las notas sobre «medicación del alumno» en una carpeta de papel son papel de riesgo. En la baja, y desde luego en el paso a otro colegio, el flujo debe ser claro: traspasar con consentimiento de las familias, o destruir.
Cada carpeta de gimnasia con «no participa por asma» es un expediente RGPD. Trátalo como tal.
Expedientes de traspaso y borradores
En el paso a la educación secundaria se traspasa un expediente. La copia que se queda en la escuela primaria puede eliminarse cinco años tras la baja. Los borradores de informes pedagógicos, las notas de trabajo del orientador interno y los conceptos de planes de actuación pueden destruirse antes, en cuanto se haya fijado la versión definitiva. También las actas de reuniones de seguimiento de alumnos con nombres caen bajo el RGPD.
La ronda anual de limpieza
Los colegios tienen momentos naturales para una ronda de destrucción: el fin del curso y el inicio del año natural. Una forma de trabajar práctica:
- Repasa la administración por curso: los alumnos dados de baja en el curso X-5 entran en consideración para la destrucción.
- Separa por plazo: una parte del expediente con plazo de cinco años está lista, una parte con plazo de siete años (financiero) se queda aún un tiempo.
- Que un segundo par de ojos lo revise (por ejemplo el delegado de protección de datos) antes de cerrar las cajas.
- Planifica una ronda de destrucción móvil en el colegio.
- Archiva el certificado en el registro de actividades de tratamiento.
Consulta también nuestro resumen de plazos de conservación del RGPD para una visión de los plazos genéricos.
Por qué la destrucción in situ encaja con los colegios
Los expedientes con BSN, datos de salud o anotaciones de conducta no pueden salir del colegio sin más en un contenedor sin sellar. La destrucción móvil lo resuelve: el camión está en el aparcamiento, las cajas pasan directamente del archivo a la tolva, y recibes un certificado con fecha, peso y método. Para la familia que más adelante pregunte «¿dónde está ese expediente?» tienes prueba de un tratamiento correcto.
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Solicita un presupuestoCopias digitales: no olvides la memoria USB
Muchos colegios tienen, además de la carpeta de papel, copias de seguridad digitales en USB o disco externo. Para su eliminación rige H-4 (o superior) para los soportes magnéticos y E-4 para el almacenamiento electrónico. «Formatear y tirar» sin más no es destrucción en el sentido del RGPD. Los datos son recuperables. Una empresa de destrucción móvil se lleva estos elementos en la misma sesión.
Checklist: ¿qué tienes en orden?
- Una lista de plazos de conservación por tipo de expediente (basta un A4).
- Un ciclo anual fijo para retirar los expedientes caducados.
- Acuerdos con una empresa de destrucción que pueda acudir al colegio.
- Archivo de los certificados en el registro de actividades de tratamiento.
- Comunicación interna al profesorado: qué conservar, qué eliminar.
Para el enfoque por sector consulta nuestra página Destrucción de documentos para colegios. O simplemente plantéanos tu pregunta. Sabemos qué documentos suelen circular en un colegio medio.