Expedientes UAV-GC tras la entrega: ¿conservar o destruir?
Tras la entrega, un proyecto de construcción aún no ha terminado. Es entonces cuando empiezan a correr los periodos de garantía, comienza la fase de mantenimiento y posibles disputas sobre trabajos adicionales o defectos pueden aflorar años después. Aun así, el expediente de obra no crece de forma indefinida. En algún momento el archivo en papel (y su copia de seguridad digital) debe eliminarse. Este artículo ordena los plazos de conservación y los momentos de destrucción para proyectos UAV-GC 2005 y contratos de construcción comparables.
Público objetivo: administradores de proyecto, preparadores de obra y juristas de empresa en contratistas principales y secundarios.
El expediente de entrega: ¿qué contiene?
Un expediente de entrega UAV-GC es típicamente una colección de documentos contractuales, planos, correspondencia y registros de ejecución. El grueso consiste en:
- Contrato de obra, especificación de requisitos básicos y de demanda, anexos.
- Estados de trabajos adicionales y de menos, estados de plazos aprobados.
- Planos de revisión (as-built), cálculos, certificados de los materiales aplicados.
- Informes de inspección y de control de la fase de ejecución.
- Acta de entrega, lista de puntos pendientes y su finalización.
- Correspondencia con cliente, asesores y subcontratistas.
- Registros de horas y expediente interno del proyecto.
Una parte es fiscalmente relevante, otra jurídicamente, y otra puramente operativa. El plazo de conservación sigue el requisito más exigente de cada documento.
Periodos de garantía: 5 años, 10 años, a veces más
La UAV-GC 2005 contempla un plazo de mantenimiento y un plazo de responsabilidad por defectos. Los marcos habituales:
- Plazo de mantenimiento: típicamente 6 o 12 meses tras la entrega, fijado por contrato.
- Responsabilidad por defectos: tras el plazo de mantenimiento, el contratista sigue siendo responsable de los defectos graves que le sean imputables. El art. 7:761 BW prevé para los defectos ocultos una prescripción específica, con un plazo máximo de 20 años cuando hay peligro para personas o bienes.
- Defectos ocultos en general: en la práctica suele contarse con 10 años para defectos ocultos fuera de la situación de peligro directo.
- Vivienda (Wkb): desde la Ley de garantía de calidad en la construcción rige un deber adicional de documentación (expediente para la autoridad competente, expediente del consumidor).
En concreto, esto significa que los expedientes de obra solo pueden eliminarse cuando ha vencido el reloj de la responsabilidad, más en su caso el plazo fiscal de siete años para la parte administrativa.
Obligación fiscal de conservación: 7 años como suelo
Para la parte administrativa del expediente (estados de plazos, facturación, registro de horas, documentos de IVA) rige el art. 52 AWR con siete años de conservación. Para documentos de IVA relacionados con inmuebles, a veces nueve años (plazo de regularización). Consulta nuestro artículo Obligación fiscal de conservación de 7 años para los detalles.
En la práctica rara vez son las facturas lo que más tiempo debe conservarse, sino los documentos técnicos de ejecución. El plazo fiscal suele vencer antes que el plazo de responsabilidad.
¿Cuándo puede eliminarse el archivo de obra?
Una regla práctica útil para los expedientes UAV-GC de proyectos finalizados:
- Espera a que hayan vencido los periodos de mantenimiento y de garantía.
- Comprueba si ha vencido el plazo de 10 años para defectos ocultos (o más si hay riesgo para personas).
- Verifica si el plazo fiscal de 7 años para la parte administrativa ha concluido.
- Controla que no haya reclamaciones, disputas o procedimientos en curso.
- Si todas estas comprobaciones están en verde, el expediente puede eliminarse.
Para muchas constructoras esto supone una ronda de archivo de proyectos entregados hace 10 a 12 años. Las cajas de archivo administrativo suelen apartarse antes, en cuanto vence el plazo fiscal y ya no hace falta vínculo técnico.
¿Qué no debe ir bajo ningún concepto a la papelera?
- Documentos de personal de ejecución (listas de presencia, formularios de toolbox con nombres).
- Planos de obra confidenciales (seguridad, accesos, cajas fuertes, disposición de cámaras).
- Contratos con clientes con sensibilidad financiera o jurídica.
- RI&E e informes de inspección que describen instalaciones.
- Soportes de copia de seguridad (discos duros antiguos, memorias USB, portátiles) de las oficinas de obra.
La vía directa al contenedor de papel o al flujo general de residuos conlleva riesgos innecesarios de RGPD y de empresa. Para una visión de los riesgos en las mudanzas de oficina, consulta Mudanza de oficina: ¿qué destruir?.
En la práctica: destruir en la obra
Para las constructoras con sede propia en Ámsterdam-Norte o alrededores, la destrucción móvil es la vía práctica. Las cajas del archivo de empresa no necesitan transporte a una instalación central. La trituradora viene al aparcamiento. DIN 66399 P-5 para papel y planos, H-4 o E-4 para soportes de datos.
Ventaja para las administraciones de obra. Una sala de archivo suele estar en el borde del recinto o en la planta baja, junto a las oficinas de obra. Acercar un camión trituradora suele ser más fácil de planificar que en despachos de abogados o consultoras del centro de la ciudad.
¿Proyectos de 2014 o anteriores listos para una ronda de archivo?
Vamos a tu empresa con una trituradora móvil. Las cajas de la sala de archivo van directas a la trituradora. DIN 66399 P-5, certificado por encargo, sin contrato.
Solicita un presupuestoEl certificado como cierre del expediente del proyecto
Un certificado de destrucción es el broche del expediente. Demuestra que el plazo de conservación ha vencido y que el archivo se ha depurado. Archiva el certificado en el sistema central de calidad de la constructora, con número de proyecto y fecha de destrucción. Así se mantiene la trazabilidad también tras la destrucción.
Más información sobre nuestro servicio para el sector de la construcción está en la página de sector para empresas constructoras.
Resumen: los expedientes UAV-GC solo pueden eliminarse cuando han vencido tanto los periodos de garantía como el plazo fiscal. En la práctica eso son 10 años o más tras la entrega. La destrucción móvil en la obra combina la limitación de conservación del RGPD, la confidencialidad de empresa y la viabilidad práctica en una sola sesión.