Ingenierias: destruir expedientes de proyecto
Una ingenieria compone en cada proyecto un expediente grueso: planos tecnicos y calculos, informes de estructura, pliegos de licitacion y presupuestos, acuerdos de confidencialidad y los datos de contacto de todos los que participaron. Una parte se conserva mucho tiempo por la responsabilidad, otra entra en la obligacion fiscal y otra contiene datos personales que entran en el RGPD. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: el expediente de proyecto se conserva hasta el final del plazo de responsabilidad, que para obras de construccion y estructura puede llegar a diez o veinte anos. La contabilidad de proyecto entra en los siete anos fiscales. Los presupuestos que no derivaron en un encargo y los datos personales sin otra base se depuran antes. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos: responsabilidad y RGPD
En una ingenieria se cruzan dos cosas. La responsabilidad determina cuanto tiempo puede necesitar un expediente para demostrar que calculo y asesoro correctamente. Ante un vicio oculto en una estructura, una reclamacion puede surgir anos despues de la entrega, de modo que un expediente completo es su mejor defensa. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La responsabilidad fija el minimo de lo que debe conservar, el RGPD el maximo de los datos personales que no puede guardar demasiado tiempo.
Trate por tanto el expediente por tipo. Un calculo de estructura no tiene el mismo estatus que una lista de contactos o un presupuesto no adjudicado. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo. La vida util de las distintas partes se detalla en cuanto tiempo conservar los documentos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y el plazo de responsabilidad desde la entrega del proyecto.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad de proyecto | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Planos tecnicos y calculos | Responsabilidad y prescripcion | hasta el fin de la responsabilidad |
| Documentos de contrato y licitacion | Responsabilidad y prueba | hasta el fin de la responsabilidad |
| Presupuestos y ofertas (no adjudicados) | Sin obligacion | poco despues del cierre |
| Contactos y datos de clientes | RGPD, limitacion | el menor tiempo posible |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de sus acuerdos contractuales. En caso de duda, consulte con su asesor juridico o su aseguradora. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos. Los actores que trabajan con los mismos documentos se encuentran en los estudios de arquitectura con planos y expedientes de construccion.
Planos tecnicos y calculos
Los planos, calculos de estructura e informes tecnicos forman el nucleo del expediente. Son la prueba de que diseno y calculo segun las normas, por eso los conserva mientras corra la responsabilidad. Mientras un defecto pueda aun derivar en una reclamacion, un expediente completo y trazable es su defensa. Depure por tanto solo cuando el plazo haya pasado de verdad y el documento ya no sirva ningun fin.
Una vez pasado el plazo, estos documentos no van en el contenedor de papel. Un calculo o un plano en la calle revela como esta concebida una estructura y es sensible a la competencia. Los planos de gran formato y los planos de ejecucion plegados se hacen destruir de forma confidencial, igual que el sector de la construccion hace con los informes de inspeccion y planos de construccion.
Pliegos de licitacion y presupuestos
En torno a una licitacion reune calculos, ofertas, estimaciones de costes y justificaciones. Para un proyecto adjudicado, estos documentos forman parte del expediente de proyecto y se conservan segun la responsabilidad. Para un presupuesto no adjudicado, la finalidad decae en cuanto la licitacion se cierra y no hay recurso o litigio en curso. No conserve esos documentos durante anos por la posibilidad de que algun dia sirvan, porque no es un motivo valido.
Los presupuestos sobre todo contienen sus tarifas, margenes y metodo. En manos equivocadas, eso da a un competidor una vision de como calcula. Trate por tanto las ofertas no adjudicadas como confidenciales y depurelas en cuanto la finalidad decae.
Confidencialidad y datos sensibles a la competencia
Muchos encargos se desarrollan bajo un acuerdo de confidencialidad. El cliente espera que los disenos, metodos y datos de medicion sigan siendo internos, incluso despues de cerrar el proyecto. Ese acuerdo no termina el dia en que vacia el expediente. Quien tira un documento confidencial con los residuos ordinarios incumple el acuerdo y arriesga una reclamacion y dano reputacional. Como gestionar los documentos confidenciales, del archivo a la destruccion, se detalla en destruir documentos confidenciales.
Piense tambien en el lado digital. En ordenadores portatiles antiguos, servidores y copias de seguridad hay planos, modelos y archivos de calculo. Un soporte amortizado con datos de proyecto merece una destruccion confidencial tanto como el papel, porque a menudo contiene la version mas completa.
Contactos y datos de clientes
Cada expediente contiene nombres, cargos, numeros de telefono y direcciones de correo de clientes, subcontratistas y companeros. Son datos personales que entran en el RGPD. Los conserva mientras el proyecto y la responsabilidad lo exijan, pero no mas tiempo. En cuanto decae esa finalidad, depura los datos personales y guarda solo lo que realmente necesita todavia. Asi evita gestionar una agenda de direcciones caduca para la que ya no tiene base.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en contabilidad, documentos tecnicos, documentos de contrato y datos personales.
- Determine el plazo de responsabilidad por proyecto y cuente desde la entrega.
- Depure los presupuestos no adjudicados en cuanto la licitacion se cierra.
- Limite los datos personales a lo que el proyecto y la responsabilidad exigen.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de proyecto se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos sensibles a la competencia, contractuales y personales. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Esa cadena cerrada, del archivo a la trituradora, se describe en la cadena de custodia del archivo a la trituradora.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD y el cliente de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir expedientes de proyecto?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los expedientes indefinidamente. Tras el plazo de responsabilidad y el plazo fiscal, la finalidad decae.
- Conservar los presupuestos no adjudicados. Sin encargo no hay base para guardar tarifas y calculos.
- Tirar los planos al contenedor de papel. Son sensibles a la competencia y a menudo confidenciales.
- Olvidar los soportes. Los ordenadores portatiles antiguos y las copias de seguridad suelen tener los datos de proyecto mas completos.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva una ingenieria un expediente de proyecto?
Un expediente de proyecto se conserva hasta el final del plazo de responsabilidad, que para obras de construccion y estructura puede llegar a diez o incluso veinte anos. La facturacion y la contabilidad de proyecto entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Lo que ya no sirve despues se depura de forma confidencial.
Puedo tirar los planos tecnicos y los calculos sin mas?
No. Los planos, calculos e informes de estructura son sensibles a la competencia y a menudo entran en un acuerdo de confidencialidad con el cliente. En el contenedor de papel acaban en la calle. Hagalos destruir de forma confidencial con un certificado como prueba.
Que hago con los contactos y datos de clientes en un expediente antiguo?
Los nombres, cargos y datos de contacto de las personas implicadas son datos personales y entran en el RGPD. No los conserve mas tiempo del necesario para el proyecto y la responsabilidad. En cuanto decae la finalidad, los depura y lo anota en su registro de tratamiento.
Como destruyo un expediente de proyecto conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. La destruccion se anota en su registro de tratamiento.
Conclusion
Una ingenieria trabaja con planos sensibles a la competencia, calculos de estructura, documentos de contrato y datos personales, entre una responsabilidad larga y el RGPD. Conserve el expediente de proyecto hasta el final del plazo de responsabilidad, conserve la contabilidad siete anos y depure antes los presupuestos no adjudicados. Los contactos y datos de clientes no se conservan mas tiempo del necesario. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege su propio saber y los datos de sus clientes.
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