Estudios de arquitectura: destruir planos y expedientes de construcción
Un estudio de arquitectura con 30 años de historia tiene un archivo lleno de planos de gran formato, expedientes de proyecto, pliegos de condiciones, contratos con clientes y contratistas. Además, hoy en día, modelos BIM, archivos fotográficos y almacenamiento en la nube. La pregunta es: ¿qué debe irse, qué hay que conservar y cómo se destruye un rollo de planos A0 de forma conforme al RGPD y a la BNA?
Plazos de conservación para arquitectos
| Categoría | Plazo |
|---|---|
| Contrato de encargo y facturas | 7 años (fiscal) |
| Planos de obra y pliegos (obra propia) | 20 años (conservación por derechos de autor) |
| Expedientes de construcción (fase de ejecución) | 10-12 años (plazo de vicios ocultos) |
| Licencias y resoluciones de urbanismo | 10 años |
| Modelos BIM y archivos CAD | 20 años (derechos de autor) |
| Correspondencia con clientes sin relevancia fiscal | 3 años |
| RRHH y candidaturas | Plazos estándar del RGPD |
El plazo de 70 años por derechos de autor (tras el fallecimiento del autor) es independiente de la conservación empresarial. Los plazos empresariales suelen ser más cortos.
¿Qué hay en un expediente de construcción?
- Programa de necesidades y confirmación de encargo.
- Anteproyecto, proyecto básico y proyecto de ejecución.
- Pliego de condiciones y memoria técnica.
- Planos en formato A0/A1.
- Tramitaciones de licencias y resoluciones de urbanismo.
- Contratos con contratistas y órdenes de modificación.
- Informes de dirección de obra.
- Control final y entrega.
- Archivo fotográfico de la obra.
Para aspectos específicos de los expedientes de construcción, lea nuestro artículo sobre empresas de construcción y la entrega del expediente UAV-GC.
Destrucción de planos A0
Los planos de gran formato no pasan por una trituradora de oficina normal. Nuestra trituradora industrial móvil los procesa sin problemas.
- Los rollos A0 se introducen de una sola vez.
- Distintos gramajes de papel (200-300 g/m² para el papel de dibujo de arquitectura) no son problema.
- El camión desenrolla por sí mismo los planos enrollados.
- Los planos plegados también valen.
En DIN P-4 o P-5 según la confidencialidad (el nombre del cliente en el plano puede ser relevante para la privacidad).
Un plano A0 cortado en dos no constituye una destrucción segura. La información sigue siendo legible. Solo una trituradora industrial de corte cruzado hace imposible la reconstrucción.
Almacenamiento digital y archivos CAD
- Estaciones CAD locales: al sustituirlas, destruya por separado el HDD/SSD, lea triturar HDD.
- Copias de seguridad externas en USB o HDD: destruya las versiones antiguas.
- CAD en la nube (BIM 360, BIMcollab): política de retención a través del proveedor.
- Buffers de plotter: algunos plotters guardan los últimos encargos en caché. Téngalo en cuenta al sustituirlos.
Archivo fotográfico de proyectos de obra
Las fotos de obras no suelen ser relevantes para el RGPD salvo que aparezcan personas identificables. Para publicación o marketing: cesión de imagen o consentimiento otorgado. Para archivo: eliminar tras 5-10 años, salvo proyectos relevantes para el porfolio que se usen en publicaciones continuadas.
Clientes con confidencialidad especial
Para clientes en defensa, viviendas particulares de personas relevantes, objetos protegidos o sedes de empresa con propiedad intelectual sensible: clase de confidencialidad superior. Destrucción en DIN P-5 o P-6, móvil in situ, con documentación fotográfica como prueba.
Procedimiento recomendado
- Inventaríe por proyecto: cuándo fue la entrega, posibles modificaciones desde entonces.
- Para proyectos con entrega de hace más de 10-12 años: el expediente de construcción puede irse.
- Los planos del archivo propio permanecen 20 años (prueba de derechos de autor).
- Combine papel y gran formato en un solo servicio móvil.
- Combine con la destrucción de hardware si hay una renovación de IT.
Contexto sectorial
Para el contexto más amplio del archivo del sector de la construcción, lea nuestros artículos para empresas de construcción y destruir informes de inspección y planos de construcción.
Destrucción móvil de planos A0.
Vamos hasta su estudio con una trituradora industrial que procesa papel de gran formato sin problemas. Con certificado por encargo.
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