Construcción

Eliminar de forma segura informes de inspección, RI&E y planos de obra

10 de diciembre de 2025 · 6 min de lectura · DeSnipperaar

Una empresa constructora produce montañas de documentos que a primera vista parecen técnicos y anodinos. Planos con la ubicación de cajas fuertes. Esquemas eléctricos con rutas de acceso. Informes de inspección de ascensores y grúas. RI&E con análisis de riesgos por puesto de trabajo. Por separado parecen papeles áridos, pero juntos forman un manual para quien conoce el edificio o las instalaciones de tu cliente. Por eso dejarlos en la papelera de la oficina de obra no es una opción. Este artículo muestra por qué y cómo hacerlo de otra manera.

Público objetivo: jefes de obra, coordinadores de calidad y seguridad (KAM) y responsables de empresa en el sector de la construcción y las instalaciones.

Por qué los planos de obra son sensibles

Una vulnerabilidad clásica en la cadena de la construcción. Planos antiguos de oficinas, bancos, centros de datos o tiendas que acaban en la calle junto a la basura. Lo que contienen:

• Ubicación de cajas fuertes y salas de servidores, incluida su construcción y dimensiones.
• Posiciones de alarmas y cámaras, rutas del cableado.
• Vías de acceso, salidas de emergencia, salas técnicas.
• A veces nombres de usuario o códigos en las anotaciones.

Para los delincuentes que quieren explorar una ubicación, estos son justamente los documentos que de otro modo costaría mucho esfuerzo reunir. El contenedor de papel detrás de la oficina de obra es a veces una fuente fácil.

Un solo plano de obra olvidado puede facilitar un robo dirigido contra el cliente. La responsabilidad de la empresa constructora no termina en la entrega.

RI&E y la Ley de Condiciones de Trabajo

Un RI&E (Inventario y Evaluación de Riesgos) es obligatorio en virtud del art. 5 de la Arbowet. Los RI&E vigentes deben estar disponibles en el lugar de trabajo. Las versiones antiguas deben conservarse mientras sean funcional o jurídicamente relevantes, pero después deben eliminarse. Un RI&E contiene:

• Descripciones de riesgos por puesto de trabajo, a veces con fotos.
• Nombres de empleados y su perfil de exposición.
• Medidas, responsables y plazos.
• A veces datos médicos de un PAGO o un reconocimiento similar.

En cuanto una versión antigua deja de ser necesaria y ya no rige ninguna obligación fiscal o jurídica de conservación, se aplica la limitación de conservación del RGPD. Entonces la destrucción no es opcional.

Informes de inspección: ascensor, grúa, electricidad

Los informes de inspección (NEN 3140, NEN-EN 81 para ascensores, TCVT para aparatos de elevación) tienen por objeto un plazo mínimo de conservación mientras el objeto está en uso, más por lo general algunos años después como respaldo de la responsabilidad. Cuando el objeto está fuera de uso y los plazos han vencido, el informe debe eliminarse. Motivos:

• Descripción detallada de la instalación, a menudo con números de serie y configuración.
• Nombres y cualificaciones de los técnicos, a veces números BIG o de certificado.
• Indicaciones comerciales sobre el cliente (dónde está cada equipo).

Subcontratistas, expedientes de autónomos, nóminas

Los proyectos de construcción conllevan mucha documentación de personal. Copias de documentos de identidad (con BSN), certificados VCA, registros de toolbox, listados de entrega de EPI, expedientes de responsabilidad en cadena. Estos documentos contienen datos personales y a veces categorías especiales de datos. Tras finalizar el proyecto y vencer el plazo legal de conservación, deben eliminarse según la norma RGPD, no como simple papel viejo.

Destrucción móvil en la obra

Para las empresas constructoras la destrucción móvil encaja especialmente bien. La caja de archivo con documentos de un proyecto terminado solo abandona el recinto convertida en virutas. El camión trituradora viene a la ubicación, el operador supervisa el proceso y puedes seguirlo por cámara o por la ventanilla lateral. Ventajas para este sector:

• Buen acceso y espacio de aparcamiento en la mayoría de los recintos de las constructoras.
• El archivo suele estar ya en el borde del recinto o en la nave.
• Posibilidad de destruir papel y soportes de datos combinados en una sola sesión.
• Entrega inmediata del certificado para el expediente de calidad y seguridad y el sistema de calidad.

El equilibrio entre lo móvil y lo externo lo desarrollamos en nuestro artículo Trituración móvil frente a externa.

Norma y certificado

Para planos de obra, informes de inspección y RI&E, DIN 66399 P-5 es el nivel indicado. Partículas lo bastante pequeñas para imposibilitar la reconstrucción, también en documentos estructurados como planos de gran formato. Para soportes de datos encontrados (portátiles antiguos de la oficina de obra, memorias USB con planos de revisión) la norma es H-4 o E-4. El certificado indica método, volumen y fecha, y encaja directamente en el expediente del proyecto o en el sistema de calidad y seguridad.

Más información sobre nuestro servicio para empresas constructoras está en la página de sector para empresas constructoras. Lee también sobre los expedientes UAV-GC tras la entrega.

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Resumen: los planos de obra, los RI&E y los informes de inspección no van en el flujo general de papel. La destrucción móvil en la obra mantiene la cadena corta, combina los requisitos laborales, de RGPD y de seguridad de la empresa, y te entrega de inmediato un certificado para el expediente.