Trasteros: destruir contratos de clientes
Un trastero alquila espacio, pero al hacerlo trata un flujo de datos personales: contratos de alquiler, nombre y direccion, una copia de identidad al iniciar el alquiler, datos de pago, imagenes de videovigilancia en los boxes y a veces bienes abandonados con documentos de clientes que se han ido. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra se conserva hasta la liquidacion del alquiler, y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la facturacion entra en los siete anos fiscales, el contrato de alquiler se conserva mientras dure el alquiler y hasta que se liquiden los litigios. Las copias de identidad y las imagenes de videovigilancia se conservan el menor tiempo posible. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos: contrato de alquiler y RGPD
En un trastero se cruzan dos cosas. El contrato de alquiler y la contabilidad imponen una obligacion de conservacion, cuya facturacion entra en los siete anos fiscales. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion de conservacion fija el minimo de lo que debe conservar, el RGPD el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo.
Trate por tanto los datos de clientes por tipo. Un contrato de alquiler en curso no tiene el mismo estatus que una copia de identidad del pasado o una imagen de videovigilancia de la semana pasada. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin del alquiler.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Contrato de alquiler | Hasta la liquidacion del alquiler | duracion + plazo de litigio |
| Copia de identidad del inquilino | Lo mas limitado posible | solo lo necesario |
| Imagenes de videovigilancia | Limitacion de conservacion | por lo general unas semanas |
| Documentos abandonados | No son suyos, sin base | depurar de forma confidencial |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de su propio analisis juridico. En caso de duda, consulte con su abogado o asesor de privacidad. Un resumen completo esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Copia de identidad al alquilar: sea prudente
Muchos trasteros piden un documento de identidad al iniciar el alquiler. Esta permitido para identificar al inquilino, pero eso no significa que pueda conservar una copia completa de un pasaporte. Una copia de pasaporte contiene un numero de identificacion, una foto y mas de lo necesario, y es por tanto sensible. Anote solo los datos realmente necesarios y no conserve copias sueltas mas tiempo del necesario. Lo que haya tenido en papel lo depura de forma confidencial.
Asi evita gestionar una montana de datos de identidad que en realidad no necesitaba. Como gestionar una copia de identidad de forma segura se explica en destruir de forma segura copias de pasaporte y DNI.
Bienes y documentos abandonados tras impago o baja
Cuando un inquilino se da de baja o deja de pagar, a veces quedan bienes en el box. Entre esos objetos hay con frecuencia documentos con datos personales, desde contabilidad antigua hasta cajas de mudanza llenas de papeles. Para los objetos en si sigue el procedimiento del contrato de alquiler y la ley sobre bienes abandonados. Para los documentos rige que no puede tirarlos sin control al contenedor de papel, porque eso arriesga una brecha de datos.
Reuna los papeles que encuentre aparte en un contenedor cerrado y hagalos destruir de forma confidencial. Lo mismo vale para los documentos que quedan tras una mudanza o el vaciado de un box. El enfoque se parece al de una mudanza de oficina, donde tambien aflora mucho papel de forma inesperada.
Imagenes de videovigilancia en los boxes
La videovigilancia en los pasillos y boxes es habitual en el sector. Las imagenes de videovigilancia son datos personales, asi que aqui tambien rige la limitacion de conservacion. No conserve las imagenes mas tiempo del necesario para la seguridad, por lo general unas semanas, salvo que un incidente concreto justifique una conservacion mas larga. Los discos de almacenamiento y grabadores antiguos con imagenes no van sin borrar a la basura. Mas sobre plazos y borrado en imagenes de videovigilancia: conservacion y destruccion.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, contratos, copias de identidad e imagenes de videovigilancia.
- Limite las copias de identidad a lo necesario para identificar al inquilino.
- Depure los contratos una vez liquidados el alquiler y los litigios.
- Borre las imagenes de videovigilancia tras el plazo fijado y asegure el almacenamiento.
- Reuna los documentos abandonados en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de clientes se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, de contrato y de pago. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de oficina antiguo, una copia de seguridad o un grabador de camara con datos de clientes tambien forma parte de ello. Para un gran lote puntual, por ejemplo tras vaciar un archivo, una destruccion de archivos puntual es la opcion logica.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar las copias de identidad indefinidamente. Anote solo lo necesario para identificar al inquilino.
- Conservar los contratos indefinidamente. Tras la liquidacion y el plazo fiscal, la finalidad decae.
- Tirar los documentos abandonados al contenedor de papel. Exigen una destruccion confidencial.
- Conservar las imagenes de videovigilancia demasiado tiempo. Borrelas tras el plazo fijado.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un trastero los contratos de alquiler?
La facturacion vinculada al contrato de alquiler entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El contrato en si se conserva mientras dure el alquiler y hasta que se liquiden los litigios eventuales. Despues decae la base y lo depura de forma confidencial.
Puedo conservar una copia de identidad de un inquilino?
Sea prudente aqui. Una copia de pasaporte contiene un numero de identificacion y una foto y es sensible. Anote solo lo necesario para identificar al inquilino y no conserve una copia completa mas tiempo del necesario.
Que hago con los bienes y documentos abandonados tras un impago?
Siga el procedimiento del contrato de alquiler y la ley sobre bienes abandonados. Los documentos con datos personales que encuentre no se tiran sin control. Los reune aparte y los hace destruir de forma confidencial.
Como destruyo datos de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un trastero trabaja con datos de identidad, de contrato y de pago de cada inquilino, completados con imagenes de videovigilancia y a veces documentos abandonados. Conserve la contabilidad siete anos, depure los contratos tras la liquidacion y sea prudente con las copias de identidad. Las imagenes de videovigilancia se borran tras el plazo fijado y los papeles abandonados se reunen aparte. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus clientes.
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