Inmobiliario

Administradores de fincas: destruir expedientes de inquilinos

25 de julio de 2026 · 9 min de lectura · DeSnipperaar

Un administrador de fincas trata los datos de todos los que alquilan una vivienda o se postulan para ella. Nombre y direccion, datos de ingresos y de pago, un documento de identidad en la seleccion, el contrato de arrendamiento y toda la correspondencia en torno a la gestion. Una parte entra en la obligacion fiscal. Otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.

En resumen, conserva el contrato de arrendamiento y la liquidacion financiera durante siete anos por la obligacion fiscal. Las solicitudes de candidatos rechazados, la copia de identidad y los demas datos personales no se conservan mas tiempo del necesario. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.

Gestion privada, no una entidad de vivienda social

Como administrador de fincas trabaja casi siempre para propietarios privados o inversores y no como arrendador social. Eso marca una diferencia para el RGPD. Una entidad de vivienda social tiene sus propias normas en torno a la evaluacion de ingresos y la adjudicacion. Como administrador privado solo recoge los datos necesarios para alquilar y gestionar una vivienda, sin la base amplia que a veces tiene una entidad social. Mantenga clara esa distincion, porque determina que puede pedir y que puede conservar. Como funciona en el lado social lo lee en las entidades de vivienda social y los expedientes de inquilinos.

En la practica gestiona a menudo en nombre del propietario. Decide con el propietario que datos son necesarios y quien es responsable de que. Registre ese reparto de funciones, para que quede claro quien depura finalmente los expedientes. Sin ese acuerdo los expedientes se quedan sin mover porque nadie se siente responsable de ellos.

Plazos de conservacion por parte

El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin del alquiler.

Parte	Punto de partida	Plazo
Contrato de arrendamiento y liquidacion financiera	Obligacion fiscal	7 anos
Datos de ingresos y de pago	Ligado a la finalidad y fiscal	hasta liquidacion + 7 anos
Solicitudes de candidatos rechazados	Sin contrato	el menor tiempo posible
Copia de identidad en la seleccion	Lo mas limitado posible	solo lo necesario
Correspondencia y avisos	Ligada a la finalidad	hasta liquidacion
Borradores y documentos duplicados	Sin obligacion	depurar de inmediato

Use esto como orientacion, no en sustitucion de sus propios acuerdos con el propietario. En caso de duda, consulte con un asesor de privacidad. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos. Un resumen completo por tipo de documento esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.

Solicitudes y candidatos rechazados

En cada alquiler suelen postularse mas candidatos que viviendas hay. Del candidato que elige, la solicitud se convierte en un expediente de inquilino. De los candidatos rechazados no guarda nada que ya no necesite. Una solicitud rechazada con datos de ingresos y una copia de identidad que anda meses de un lado a otro es justo el tipo de datos que no quiere gestionar. Depure las solicitudes rechazadas de forma confidencial poco despues de la decision.

Guarde solo lo que necesita para poder rebatir una posible reclamacion sobre la seleccion. Es un plazo corto y desde luego no anos. Asi mantiene reducido el monton de datos de candidatos y limita el riesgo en caso de brecha de datos.

Datos de ingresos y de pago

Para evaluar si un candidato puede asumir el alquiler, pide a menudo datos de ingresos, una nomina o extractos bancarios. Son datos sensibles. No pida mas de lo necesario y no conserve mas de lo necesario. Tras la seleccion ya no necesita los justificantes en el mismo volumen. Los pagos de alquiler durante la vigencia pertenecen a la contabilidad y entran en los siete anos fiscales. Los justificantes sueltos de la seleccion se depuran antes.

Copia de identidad, sea prudente

Para una seleccion de inquilino puede identificar a una persona, pero eso no significa que pueda conservar una copia completa de un pasaporte o carne de conducir. Una copia de identidad contiene un numero de identificacion, una foto y mas de lo necesario, y es por tanto sensible. Anote solo los datos que realmente necesita y no conserve copias sueltas mas tiempo del necesario. En cuanto la seleccion este terminada, destruye la copia de forma confidencial.

Asi evita gestionar una montana de datos de identidad que en realidad no necesitaba. Como gestionar una copia del documento de identidad es comparable a otros actores que piden un documento de identidad, desde agentes inmobiliarios con expedientes NVM hasta prestadores de servicios financieros.

Traspaso en el cambio de propietario o de gestion

Los inmuebles cambian de propietario y los encargos de gestion terminan. En un cambio asi traspasa los expedientes al nuevo administrador o al propietario. Traspase solo lo que el destinatario necesita y registre que traspaso y cuando. Lo que ya no debe conservar usted mismo no se guarda como copia en la sombra. Un juego antiguo de expedientes que se queda con usted tras el traspaso es un riesgo sin finalidad.

Esto se parece a lo que ocurre en el cambio de junta de una comunidad de propietarios, donde los datos personales tambien pasan de mano en mano. Vea listas de socios y datos personales en un cambio de junta para esa situacion.

Depurar tras el fin del alquiler

Cuando un contrato de arrendamiento termina, una parte del expediente sigue siendo necesaria un tiempo para la liquidacion final, la fianza y un posible litigio. En cuanto eso esta resuelto y el plazo fiscal de los documentos financieros ha transcurrido, la finalidad decae. No se aferre a expedientes completos de inquilinos que se han ido porque algun dia podrian ser utiles. Ese no es un motivo valido. Programe un momento fijo cada ano para revisar y depurar los expedientes vencidos.

Como abordarlo en 6 pasos

1. Divida los datos en contabilidad, expedientes en curso, solicitudes y copia de identidad.
2. Limite los datos de ingresos y de identidad a lo que exige el alquiler.
3. Depure las solicitudes rechazadas poco despues de la decision.
4. Registre los traspasos en un cambio de gestion o de propietario.
5. Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
6. Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.

Destruir confidencialmente con certificado

Los expedientes de inquilinos se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, de ingresos y de pago. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de gestion antiguo o una copia con datos de inquilinos tambien forma parte de ello.

Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.

Errores frecuentes

• Conservar la copia de identidad tras la seleccion. Destruya la copia en cuanto haya evaluado al candidato.
• Dejar sueltas las solicitudes rechazadas. Tras la decision, la finalidad decae.
• Guardar los expedientes como copia en la sombra tras el traspaso. Traspase y depure su propio juego.
• Tirar sin triturar. Un expediente de inquilino en la calle es una brecha de datos notificable.
• No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.

Preguntas frecuentes

Cuanto tiempo conserva un administrador de fincas un expediente de inquilino?

Un contrato de arrendamiento y la liquidacion financiera entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los datos personales del expediente no se conservan mas tiempo del necesario para el alquiler y su liquidacion. Lo que ya no sirve a ninguna finalidad despues se depura.

Puedo conservar una copia del documento de identidad de un inquilino?

Sea prudente aqui. Para una seleccion puede identificar a una persona, pero una copia completa con numero de identificacion y foto no se conserva sin motivo. Anote solo lo necesario y destruya una copia en cuanto la seleccion este terminada.

Que hago con los expedientes en un cambio de gestion o de propietario?

Traspase solo lo que necesita el nuevo administrador y registre el traspaso. Lo que ya no debe conservar usted mismo no se guarda como copia en la sombra sino que se hace destruir de forma confidencial.

Como destruyo expedientes de inquilinos conforme al RGPD?

De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.

Conclusion

Un administrador de fincas trabaja con datos de identidad, de ingresos y de pago de cada inquilino y candidato, entre la obligacion fiscal y el RGPD. Conserve el contrato de arrendamiento y la liquidacion financiera siete anos, sea prudente con la copia de identidad y depure rapido las solicitudes rechazadas. Registre los traspasos en un cambio de gestion o de propietario y depure los expedientes tras el fin del alquiler. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus inquilinos.

Lea tambien. las ingenierias que destruyen expedientes de proyecto, las empresas de instalacion que destruyen datos de clientes, los trasteros y la destruccion de contratos de clientes y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.

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