Inmobiliario

Expedientes NVM tras la transacción: plazo de conservación y destrucción

11 de marzo de 2026 · 6 min de lectura · DeSnipperaar

Un expediente inmobiliario contiene datos sensibles. Documentos de identidad de comprador y vendedor, justificantes de ingresos para la viabilidad de la financiación, informes de tasación, escrituras de compraventa, correspondencia y extractos bancarios para la Wwft. Tras la transacción, el notario y el periodo de reflexión, el expediente sigue existiendo. Pero no para siempre. Este artículo explica qué plazos son relevantes para los agentes inmobiliarios, qué obligaciones del código NVM intervienen y cómo se organiza la destrucción en la práctica.

El código NVM como punto de partida

Los agentes NVM están sujetos al código de honor y a las normas de conducta de la organización sectorial. En ellos se prescribe diligencia y confidencialidad, tanto durante como después de la prestación del servicio. Los plazos de conservación concretos no siempre aparecen de forma explícita. Estos se derivan de los marcos legales que el agente NVM debe respetar, en particular la Wwft, el RGPD y la obligación fiscal de conservación.

Wwft: 5 años tras el fin de la relación con el cliente

Los agentes inmobiliarios están sujetos a la Wwft por la intermediación en la compraventa de inmuebles. Esto implica diligencia debida del cliente, identificación y obligación de notificar las transacciones inusuales. Toda esa documentación (copia del documento de identidad, comprobación UBO, expediente de la transacción) debe conservarse al menos cinco años tras el fin de la relación con el cliente o tras la ejecución de la transacción. Véase también Wwft 5 años de diligencia del cliente.

Obligación fiscal de conservación: 7 años

Los documentos administrativos con relevancia fiscal, como facturas, notas de comisión, libro mayor y resúmenes de gastos de la oficina, entran en los siete años. Este plazo afecta sobre todo a la administración de la oficina. Los datos relativos al propio inmueble (datos de compra y venta relevantes para el impuesto de transmisiones o el valor catastral WOZ) pueden ser relevantes durante más tiempo, pero eso suele estar en manos del propietario y del notario, no del agente.

Limitación de conservación del RGPD

El artículo 5.1.e del RGPD establece que los datos personales no se conservan más tiempo del necesario. Una vez transcurridos los plazos legales, hay que destruir, salvo que persista otra base legal (por ejemplo, un procedimiento disciplinario o un litigio en curso). El argumento de «por si acaso» no es una base válida bajo el RGPD.

Una agencia inmobiliaria que guarda en el desván todos los expedientes desde su fundación tiene en algún momento copias de identidad de 2001 en casa. Eso es una brecha de datos esperando a producirse.

Una matriz de plazos práctica para agentes inmobiliarios

• Identificación Wwft, UBO, evaluación de la transacción: 5 años tras el fin del servicio.
• Correspondencia sobre la intermediación: pragmáticamente 5 años.
• Informes de tasación y documentos de oferta: 5 años.
• Copia de la escritura de compraventa y de entrega: los originales están en la notaría, el agente los conserva 5 años.
• Notas de comisión y administración de oficina: 7 años fiscales.
• Copia del documento de identidad de no clientes (como formularios de visita): lo más corto posible, normalmente 1 año máximo.

Práctica de la limpieza tras el plazo

Muchas oficinas trabajan con una jornada anual de limpieza. Los expedientes que llevan 5 años (o 7 años para el componente fiscal) tras su finalización van a bolsas o contenedores de destrucción. Separar el material Wwft de los documentos fiscales ahorra trabajo. Destruye lo que puedes, conservas lo que debes.

Norma de destrucción

Los expedientes inmobiliarios contienen datos personales, números BSN (en las copias de identidad), datos financieros y a veces categorías especiales (datos médicos en una tasación en casos de divorcio). La norma para datos personales confidenciales es DIN 66399 P-5. Una trituradora de oficina corriente es insuficiente. Lea el contexto en DIN 66399 explicado P-5 P-6.

Destrucción móvil en la oficina

Para las agencias inmobiliarias de la región de Ámsterdam Norte, DeSnipperaar acude con una unidad móvil de trituración a su oficina. Los expedientes no salen del edificio intactos. Usted o su responsable de sucursal observa por la ventanilla lateral y firma al terminar el certificado. Una ronda anual basta para la mayoría de las oficinas. Aconsejamos más en caso de grandes volúmenes o picos de temporada (limpiezas de primavera y otoño).

Registro en el registro de actividades de tratamiento

Documente en el registro de actividades de tratamiento del RGPD qué categorías de expedientes, qué plazo de conservación y qué encargado de la destrucción. Vincule el certificado de cada ronda de limpieza. Ante una inspección de la AP o una queja disciplinaria, esta es su prueba de que la limpieza la hace de forma estructurada, en lugar de «todo al desván».

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