Listas de miembros y datos personales en el cambio de junta de una comunidad de propietarios
En muchas comunidades de propietarios la junta cambia con regularidad. Voluntarios que cumplen un mandato, a veces dimiten de forma inesperada, a veces son sustituidos tras un incidente. Cada cambio implica que expedientes, listas de miembros y correspondencia pasan a manos nuevas. Lo que queda en el armario antiguo o en el portátil antiguo es un problema de RGPD en ciernes. Este artículo describe cómo afrontar un cambio de junta con cuidado, con especial atención a la destrucción de lo que ya no se necesita.
La comunidad como responsable del tratamiento
Jurídicamente no es la junta sino la comunidad de propietarios (la persona jurídica) la responsable del tratamiento en el sentido del RGPD. La junta actúa en nombre de la comunidad. Esa distinción es importante en un cambio. Los datos personales que el miembro saliente tiene en su poder son propiedad de la comunidad, no de la persona. El miembro saliente debe traspasarlo todo a su sucesor o, si el traspaso no procede, destruirlo.
Consulta también nuestra introducción destrucción de documentos bajo el RGPD: qué debe hacer una pyme para los marcos generales.
¿Qué datos hay?
Una junta activa de comunidad gestiona a menudo los siguientes datos personales.
- Lista de miembros con nombre, dirección, índice del apartamento, cuenta bancaria.
- Datos de contacto: correo, teléfono, a veces preferencia de idioma.
- Correspondencia por propietario sobre quejas, impagos, solicitudes de reforma.
- Datos de alquiler y de contacto de inquilinos (si procede).
- Informes de incidentes: molestias, fugas, conflictos.
- Expedientes de obra con a veces datos personales de contratistas y proveedores.
Una parte de esto la nueva junta debe asumirla para poder cumplir su tarea. Otra parte (borradores de correos, correspondencia de quejas ya resueltas, datos personales fuera de plazo) debe destruirse precisamente.
Tres escenarios en el cambio
Escenario 1: cambio ordinario por fin de mandato
En un cambio planificado, la junta saliente puede redactar un documento de traspaso con un inventario de lo que pasa y lo que se destruye. En la práctica. Una tarde en casa de la junta saliente, todas las carpetas sobre la mesa, marcar una lista, entregar la carpeta al sucesor y el resto a la bolsa de destrucción.
Escenario 2: conflicto o dimisión inesperada
Más complicado. El miembro saliente a veces no está dispuesto o no puede hacer un traspaso ordenado. Cambia tú mismo el acceso a la cuenta bancaria, el correo y los portales. Envía una carta correcta solicitando devolver todos los documentos de la comunidad o destruirlos de forma demostrable. Documéntalo.
Escenario 3: transición a una administración profesional
Si la comunidad pasa de una junta voluntaria a un administrador profesional, el archivo se traslada a la oficina del administrador. Entre la comunidad y el administrador firmas un contrato de encargado del tratamiento (la comunidad sigue siendo responsable del tratamiento). Los expedientes antiguos en manos de la junta voluntaria se destruyen en el mismo momento en que se completa el traspaso.
La mayoría de las brechas de datos en las comunidades de propietarios no se producen durante la gestión activa, sino en las semanas posteriores a un cambio de junta. Las carpetas antiguas se pierden, los buzones antiguos siguen abiertos, los portátiles antiguos acaban en el mercado de segunda mano.
¿Qué se traspasa y qué se destruye?
Guía aproximada.
- Traspasar: lista de miembros actual, expedientes en curso (incluidas quejas e impagos pendientes), contratos aún vigentes, llaves y accesos.
- Destruir en manos de la junta saliente: copias de listas de miembros antiguas, correspondencia de quejas ya resueltas, borradores de correos, versiones de trabajo de actas, órdenes del día de juntas de años pasados.
- Al archivo formal: originales firmados de actas de la junta general, cuentas anuales, contratos que deben conservarse jurídicamente.
No olvides los pasos digitales
La parte en papel suele ser visible, pero en lo digital queda mucho colgando. Acciones en cada cambio.
- Cambia la contraseña de la dirección de correo de la comunidad (si existe).
- Elimina al miembro saliente como usuario de los portales del administrador, el banco y la aseguradora.
- Comprueba si el correo privado del miembro saliente todavía contiene mensajes de la comunidad. Si es así: traspaso o destrucción.
- Portátil o disco externo que contuviera datos de la comunidad: borrarlo de forma demostrable y, al final de su vida útil, destruirlo físicamente (consulta nuestro artículo sobre borrar frente a destruir un disco duro).
Destrucción móvil en casa de la junta saliente
Para las comunidades sin oficina profesional, una solución práctica es visitar a la junta saliente con una trituradora móvil. Nuestro camión de destrucción acude a la dirección de la junta saliente, el papel pasa en la calle o en el aparcamiento por las cuchillas a DIN 66399 P-5. La junta saliente recibe al instante un certificado a nombre de la comunidad. Ese certificado va al archivo formal como prueba de que el antiguo flujo de papel se ha cerrado correctamente. No más cajas en el desván, sin riesgo de que los herederos lo encuentren dentro de diez años.
¿Se acerca un cambio de junta?
Destruye los expedientes antiguos en casa de la junta saliente in situ. Certificado a nombre de la comunidad, sin contrato necesario.
Solicita un presupuestoEn resumen
- La comunidad es la responsable del tratamiento, no el miembro individual de la junta.
- Haz en cada cambio un inventario y un documento de traspaso.
- Traspasa lo que está vigente, destruye lo que está duplicado o caducado.
- No olvides la parte digital: accesos, correo, portátiles.
- La destrucción móvil en la dirección de la junta saliente cierra el flujo de papel con orden.
Más información sobre la destrucción específica para comunidades en nuestra página para comunidades de propietarios y administradores. Consulta también nuestro artículo sobre plazo de conservación de actas y cuentas anuales de la comunidad.