Partidos politicos: destruir datos de afiliados
Un partido politico gestiona uno de los ficheros de afiliados mas sensibles que existen. La afiliacion a un partido revela una opinion politica, que bajo el RGPD es una categoria especial de datos con la proteccion mas estricta. Ficheros de afiliados, datos de donaciones, voluntarios de campana y notas de puerta a puerta exigen por tanto un cuidado especial, tambien al depurar y destruir. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: un fichero de afiliados es un dato de categoria especial, porque revela una opinion politica. La contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal, los datos de afiliados mientras dura la afiliacion. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado.
Por que un fichero de afiliados exige proteccion reforzada
La mayoria de los ficheros de socios son datos personales ordinarios, pero en un partido politico es distinto. El mero hecho de que alguien este afiliado dice algo sobre su conviccion politica. Bajo el articulo 9 del RGPD es una categoria especial de datos, en la misma clase que los datos de salud, religion u origen etnico. Rigen las reglas mas estrictas: acceso minimo, seguridad reforzada y destruccion a un nivel fino en cuanto los datos dejan de ser necesarios.
No trate por tanto el fichero de afiliados como una lista de clientes ordinaria. Un fichero antiguo que acaba en el contenedor de papel no es solo una brecha de datos, sino la exposicion de la opinion politica de cientos de personas. Precisamente por eso la limitacion de conservacion pesa mucho aqui: no conserve mas tiempo del necesario y destruya con cuidado.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin de la afiliacion o la campana.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad de la asociacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Fichero de afiliados y datos de contacto | Datos de categoria especial | mientras dura la afiliacion |
| Datos de donaciones | Rendicion de cuentas mas fiscal | ligado a la finalidad + 7 anos |
| Voluntarios de campana y notas de puerta a puerta | Mientras dura la campana | depurar tras su fin |
| Listas de asistencia a reuniones | Sin otra base | el menor tiempo posible |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Fije los plazos exactos en su propia politica de privacidad. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Donaciones: doblemente sensibles
Una donacion a un partido vincula a una persona no solo con un importe, sino tambien con una opinion politica. Eso hace los datos de donaciones doblemente sensibles. Los necesita para la contabilidad y la rendicion de cuentas de la financiacion del partido, pero no los conserve mas tiempo del que exigen esas finalidades. Una vez expirado el plazo fiscal y de rendicion de cuentas, estos datos tambien deben desaparecer a un nivel fino.
Mantenga los datos de donaciones aparte de la contabilidad ordinaria, de forma reconocible, y limite el acceso a quien realmente los necesita. Asi evita que una lista de nombres y opiniones politicas quede anos sin gestionar.
Campana, puerta a puerta y voluntarios
Durante una campana surgen ficheros adicionales: listas de voluntarios, notas de puerta a puerta sobre conversaciones y a veces notas sobre la preferencia de electores. Esos datos son sensibles y tienen una vida corta: una vez terminada la campana, la finalidad de conservarlos suele decaer. Depurelos despues de forma confidencial, no al contenedor de papel. Eso encaja tambien con la conducta demostrable que exige el RGPD, como lee en destruccion demostrable para el RGPD. El material electoral con datos personales tambien forma parte de ello, vea destruir material electoral y papeletas.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, fichero de afiliados, donaciones y ficheros de campana.
- Trate el fichero de afiliados como datos sensibles con acceso minimo y destruccion fina.
- Depure las notas de campana y puerta a puerta en cuanto la campana ha terminado.
- Evalue por afiliado si la afiliacion ha terminado y los datos pueden irse.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de afiliados se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque revelan una opinion politica. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de gestion de afiliados antiguo o una copia tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su documentacion RGPD. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir el fichero de afiliados?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Tratar el fichero de afiliados como contabilidad ordinaria. La opinion politica es un dato de categoria especial.
- Conservar los datos de donaciones demasiado tiempo. Tras el plazo fiscal y de rendicion de cuentas, la finalidad decae.
- Dejar las notas de campana por ahi. Tras la campana deben depurarse de forma confidencial.
- Tirar sin triturar. Un fichero de afiliados en la calle expone la opinion de cientos de personas.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Es el fichero de afiliados de un partido politico un dato de categoria especial?
Si. La afiliacion a un partido revela una opinion politica, que bajo el articulo 9 del RGPD es una categoria especial de datos con la proteccion mas estricta. Un fichero de afiliados debe protegerse aparte, con acceso minimo y destruccion a un nivel fino.
Cuanto tiempo conserva un partido el fichero de afiliados?
La contabilidad de la asociacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los datos de afiliados se conservan mientras dura la afiliacion y se depuran despues, salvo que un motivo concreto justifique conservarlos mas tiempo.
Son especialmente sensibles los datos de donaciones?
Si. Una donacion a un partido vincula a una persona con una opinion politica y es por tanto doblemente sensible. No conserve los datos de donaciones mas tiempo del necesario para la contabilidad y la rendicion de cuentas, y despues destruyalos a un nivel fino.
Como destruyo datos de afiliados conforme al RGPD?
De forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un partido politico gestiona datos que revelan la opinion politica de las personas, una de las categorias mas sensibles del RGPD. Trate por tanto el fichero de afiliados y los datos de donaciones como datos sensibles, con acceso minimo y destruccion a un nivel fino. Conserve la contabilidad siete anos, depure las notas de campana tras la campana y evalue por afiliado cuando los datos pueden irse. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi protege la confianza de sus afiliados y donantes.
Lea tambien: bibliotecas: destruir datos de prestamos, museos: destruir datos de donantes y entradas, organizaciones religiosas: destruir registros de miembros y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Quiere que recojamos el fichero de afiliados? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl. En unos minutos tiene un precio fijo, con certificado incluido como prueba.
Tambien de interes: Sindicatos: destruir datos de afiliados.