Organizaciones religiosas: destruir registros de miembros
Una iglesia, mezquita, sinagoga u otra comunidad religiosa gestiona datos que estan entre los mas sensibles que existen. El simple hecho de que alguien sea miembro revela su conviccion religiosa o filosofica, y bajo el RGPD es una categoria especial de datos con la proteccion mas estricta. A ello se suman notas pastorales, donativos, actas de bautismo y matrimonio y datos de voluntarios. Esta guia muestra que conserva, que tiene valor de archivo duradero y como destruir el resto de forma confidencial.
La respuesta rapida: el registro de miembros revela la conviccion y es una categoria especial de datos. La contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal. Algunos registros tienen valor duradero para la propia comunidad, otros datos ya no tienen finalidad con el tiempo. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado.
La pertenencia revela la conviccion: el dato mas sensible
Lo esencial es que la sensibilidad no radica solo en el contenido, sino en la pertenencia misma. Quien figura en su lista de miembros muestra asi a que comunidad religiosa pertenece. Bajo el RGPD, la informacion sobre religion o conviccion es una categoria especial de datos, con el mismo estatus estricto que la salud o la opinion politica. Un registro de miembros que acaba en el contenedor de papel no es una simple lista de nombres, sino una lista que revela la fe de cada persona.
El RGPD da a las comunidades religiosas cierto margen para sus propias reglas de larga tradicion sobre la gestion de miembros. Eso no suprime la limitacion de conservacion: los datos que ya no necesita debe destruirlos con cuidado. Las reglas propias determinan lo que conserva dentro de la comunidad, el RGPD determina que no conserva nada mas tiempo del necesario y hace desaparecer lo superfluo con seguridad.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin de la pertenencia.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y donativos | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Registro de miembros activos | Mientras dura la pertenencia | + breve periodo |
| Actas de bautismo, matrimonio y defuncion | Valor de archivo duradero | conservar a largo plazo |
| Notas pastorales | Categoria especial de datos | destruir fino |
| Datos de voluntarios y juventud | Menores y cribado | ligado a la finalidad |
| Miembros dados de baja y antiguos | Finalidad caducada | destruir confidencial |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Fije los plazos en su propia politica, acorde con las reglas de su comunidad. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Valor de archivo frente a datos superfluos
No todo lo antiguo debe irse, y no todo lo que tiene debe conservarse indefinidamente. Las actas de bautismo, matrimonio y defuncion tienen a menudo un valor duradero para la comunidad y su historia, comparable a un archivo. Esas las conserva con cuidado. Frente a ellas estan los datos que han cumplido su finalidad: una lista de miembros antigua tras una fusion, miembros dados de baja, datos de contacto caducados o administraciones duplicadas. Haga esa distincion de forma consciente, para conservar lo valioso y hacer desaparecer lo superfluo con seguridad.
Datos pastorales y voluntarios
Las notas pastorales son quiza las mas sensibles de todas. Tratan del duelo, la enfermedad, las situaciones familiares y las dudas de fe, compartidas en confianza. Tratelas aparte, permitalas solo a quien las necesita y destruyalas a un nivel fino una vez desaparecido el motivo para conservarlas. Los datos de voluntarios tambien merecen cuidado, sobre todo en el trabajo con jovenes que implica a menores y donde se pide un cribado. No los conserve mas tiempo del necesario.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, registro de miembros, actas de archivo, datos pastorales y voluntarios.
- Trate los datos de conviccion y pastorales aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Distinga el valor de archivo de los datos que ya no sirven a una finalidad.
- Evalue los antiguos miembros y administraciones duplicadas para depuracion.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los registros de miembros y expedientes pastorales se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque revelan la conviccion y otros datos especiales. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de gestion de miembros antiguo o una copia tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo de forma demostrable y con cuidado. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir registros de miembros?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Tratar una lista de miembros como una lista ordinaria. La pertenencia revela la conviccion y es un dato especial.
- Conservarlo todo indefinidamente. Solo los registros con valor de archivo deben quedarse a largo plazo.
- Dejar las notas pastorales por ahi. Son muy sensibles y exigen un nivel fino.
- Tirar sin triturar. Un registro de miembros en la calle es una grave brecha de datos.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Es la pertenencia a una iglesia una categoria especial de datos?
Si. La pertenencia a una iglesia o comunidad religiosa revela la conviccion religiosa o filosofica de una persona. Bajo el RGPD es una categoria especial de datos con la proteccion mas estricta, ya figure en un registro de miembros o en notas pastorales.
Cuanto tiempo puede conservar una comunidad religiosa un registro de miembros?
Los miembros activos se conservan mientras dura la pertenencia. La contabilidad entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Algunos registros, como las actas de bautismo y matrimonio, tienen valor de archivo duradero para la comunidad. Los datos sin finalidad se depuran.
Puedo conservar notas pastorales?
Los datos pastorales tocan a menudo la salud, la familia y la fe y son muy sensibles. No los conserve mas tiempo del necesario, mantengalos aparte y destruyalos a un nivel fino una vez desaparecido el motivo para conservarlos.
Como destruyo registros de miembros conforme al RGPD?
De forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una comunidad religiosa gestiona datos que revelan la fe de una persona, lo mas sensible que hay. Conserve la contabilidad siete anos, conserve los registros con valor de archivo duradero con cuidado y trate los datos pastorales aparte. Lo que ya no sirve a una finalidad, como los antiguos miembros y administraciones duplicadas, lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi respeta la confianza de sus miembros hasta el final.
Lea tambien: bibliotecas: destruir datos de prestamos, museos: destruir datos de donantes y entradas, partidos politicos: destruir datos de afiliados y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Quiere que recojamos registros de miembros? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl. En unos minutos tiene un precio fijo, con certificado incluido como prueba.