Museos: destruir datos de donantes y entradas
Un museo trata muchos mas datos personales que una simple entrada. El fichero de amigos y socios, los donantes y los legados, los datos de entradas y reservas, las tarjetas de socio, las visitas escolares con datos de ninos y el CRM de captacion de fondos se juntan todos. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra es justamente sensible y debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad financiera se conserva siete anos por la obligacion fiscal. El fichero de socios y los datos de donantes se conservan mientras la relacion dura y un breve periodo despues. Los datos sobre legados y donaciones son sensibles y se tratan aparte. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Por que un museo gestiona datos sensibles
Un museo parece girar sobre todo en torno al arte y la coleccion, pero alrededor de la organizacion se trata de personas. Los amigos y donantes son la base financiera, y sus datos van mas alla de un nombre. El importe de una donacion, una promesa de legado o una conversacion sobre una herencia dice mucho sobre la situacion financiera y los deseos personales de una persona. Eso hace esa informacion sensible, aunque no contenga ningun dato medico o penal.
Ademas trata datos de entradas y reservas, datos de clases escolares con ninos y a veces necesidades de accesibilidad. El RGPD exige la limitacion de conservacion, y con los datos de donantes y de ninos eso pesa mucho. No conserve mas tiempo del necesario y destruya de modo que nada quede reconstruible.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin de la relacion o la visita.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad financiera | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Fichero de amigos y socios | Mientras dura la membresia | + breve periodo |
| Datos de donantes y legados | Sensibles, limitacion | destruir fino |
| Datos de entradas y reservas | Hasta la liquidacion | ligado a la finalidad |
| Visitas escolares (ninos) | Proteccion reforzada | depurar tras la visita |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. En caso de duda sobre un expediente concreto, consulte con su delegado de proteccion de datos o asesor. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Tratar los donantes y legados aparte
Los datos sobre donantes y legados son los mas sensibles. Quien da que importe, quien ha prometido un legado o con quien hay una conversacion en curso sobre una donacion, es informacion que gestiona con cuidado y no comparte ampliamente. Mantenga estos datos aparte de forma reconocible, permitalos solo a quien los necesita y destruyalos a un nivel fino una vez que la finalidad decae. Asi evita que una lista antigua de donantes con importes quede rondando durante anos.
La captacion de fondos y el CRM se sostienen sobre el consentimiento y una finalidad clara. Si esa finalidad decae, por ejemplo porque un donante se da de baja, depura los datos. Conservar para enviar algun dia una solicitud no es un motivo valido sin consentimiento.
Visitas escolares y datos de ninos
La educacion es una funcion central de muchos museos, y las visitas escolares traen datos de ninos: listas de clase, datos de contacto de los acompanantes y a veces una necesidad de accesibilidad. Los datos de los ninos gozan de proteccion reforzada bajo el RGPD. Uselos solo para la visita y depurelos despues. Asi no conserva una base de datos de ninos que ya no sirve a ninguna finalidad.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, fichero de socios, donantes y datos de entradas.
- Trate los datos de donantes y legados aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Depure los datos de visitas escolares en cuanto la visita esta terminada.
- Evalue por relacion si la membresia ha terminado y el breve periodo ha pasado.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de donantes, socios y entradas se destruyen de forma confidencial, porque contienen informacion financiera y a veces sensible. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de gestion de socios antiguo o una copia con datos de donantes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de donantes o entradas?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar listas antiguas de donantes por si acaso. Sin finalidad deben depurarse.
- Tratar los datos de legados como contabilidad ordinaria. Importes de donaciones y legados son sensibles.
- Conservar datos de ninos de visitas escolares. Los depura tras la visita.
- Tirar sin triturar. Una lista de donantes en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un museo los datos de donantes y socios?
La contabilidad financiera entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El fichero de socios y los datos de donantes se conservan mientras la membresia o la relacion dura y un breve periodo despues, tras lo cual los depura de forma confidencial.
Son sensibles los datos sobre legados?
Si. La informacion sobre un legado, una donacion o el importe de una aportacion dice mucho sobre la situacion financiera y los deseos de una persona. Trate esos datos con cuidado extra y destruyalos a un nivel fino una vez que la finalidad decae.
Cuanto tiempo conservo los datos de entradas y reservas?
Los datos de entradas y reservas se depuran en cuanto la visita esta liquidada y ya no hay finalidad, como una reclamacion o reembolso. Los datos de pago entran en la contabilidad fiscal de siete anos.
Como destruyo datos de museo conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un museo gestiona datos de donantes, socios y entradas y a veces datos de ninos, con informacion financiera y personal mezclada. Conserve la contabilidad siete anos, conserve el fichero de socios mientras la relacion dura y trate los datos de donantes y legados aparte. Los datos de visitas escolares se depuran tras la visita. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi protege a las personas detras de la coleccion.
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