Comunidad de propietarios

Actas y cuentas anuales de la comunidad de propietarios: plazo de conservación y destrucción

21 de enero de 2026 · 6 min de lectura · DeSnipperaar

Una comunidad de propietarios es una persona jurídica que surge de pleno derecho en cuanto un edificio se divide en derechos de apartamento. El Libro 5 del Código Civil neerlandés regula la base, la escritura de división y el reglamento modelo completan el resto. Con los años el archivo crece. Actas, cuentas anuales, informes de mantenimiento, pólizas de seguro, correspondencia con propietarios y proveedores. Este artículo resume qué debe quedarse y qué puede irse, y cómo la comunidad o el administrador organizan la destrucción en la práctica.

Tres capas de documentos de la comunidad

El archivo se divide a grandes rasgos en tres capas, cada una con su propia lógica de conservación.

Capa 1: permanente

• Escritura de división y planos.
• Estatutos y reglamentos (reglamento interno, reglamento modelo).
• Actas de las juntas generales de propietarios.
• Lista de acuerdos y registro de acuerdos.

Estos documentos forman la columna vertebral jurídica de la comunidad y en la práctica se conservan de forma permanente. Hacen falta en la venta de apartamentos, en conflictos, en decisiones de reforma y al sustituir al administrador. El notario y el banco los piden con regularidad. La destrucción aquí rara vez procede.

Capa 2: siete años o más

• Cuentas anuales, balance y cuenta de resultados.
• Presupuestos y liquidaciones de gastos comunes.
• Facturas y comprobantes de pago.
• Extractos bancarios y libros de caja.
• Contratos con proveedores y contratistas (incluido el plazo de responsabilidad).

Para esta categoría rige la obligación fiscal de conservación de 7 años. Los documentos relacionados con inmuebles tienen a veces un plazo de diez años (plazo de regularización del IVA, vicios ocultos). En el caso de grandes obras de mantenimiento, conservas con facilidad las facturas y los planos de trabajo veinte años, porque eso se ajusta al plazo de prescripción de los vicios ocultos en la construcción.

Capa 3: menos de siete años

• Correspondencia operativa con propietarios.
• Cartas de queja y correos sobre ruido, fugas, aparcamiento.
• Listas de trabajo y pequeños presupuestos que no derivaron en encargo.
• Borradores de actas y documentos de junta.

Esta categoría puede irse de forma escalonada. Para la correspondencia normal sin cola jurídica basta con conservar de dos a cinco años, según el asunto. Los datos personales que ya no importan los destruyes en cuanto el fin desaparece (art. 5, apartado 1, letra e, del RGPD).

Un archivo de comunidad que nunca se depura se convierte en un problema de responsabilidad. En una brecha de datos pierdes más datos de los que jamás debiste conservar.

Reuniones de junta y comisiones

Las actas de la junta general son formales y se quedan. Las actas de las reuniones de junta y de las comisiones (comisión de cuentas, comisión técnica) no son formalmente obligatorias de conservar, pero en la práctica es prudente mientras los acuerdos sigan surtiendo efecto. Conservar con generosidad es posible, siempre que depures cuando las personas ya no están en funciones y su correspondencia ya no tiene interés.

Datos personales en el archivo de la comunidad

La comunidad trata por definición datos personales de los propietarios. Nombre, dirección, cuenta bancaria, a menudo correo y teléfono. En caso de impagos se suma información financiera. La comunidad es responsable del tratamiento. El administrador suele ser encargado. Eso exige un contrato de encargado entre la comunidad y el administrador. Consulta nuestra checklist del contrato de encargado.

¿Digital o papel?

Muchas comunidades más pequeñas trabajan aún en parte en papel. La carpeta del presidente, el archivador del tesorero, la caja con presupuestos antiguos. Los administradores apuestan cada vez más por lo digital en sus propios portales. Ambos archivos coexisten a menudo. En la depuración.

1. Inventaría lo que hay (papel y digital).
2. Divide por categoría en las tres capas de arriba.
3. Destruye lo que está fuera de plazo, en ambos soportes.
4. Documéntalo en un breve informe de destrucción que se une a los documentos de la junta general.

Destrucción móvil en el administrador

Un administrador de comunidades que atiende varias comunidades tiene a menudo un archivo común en una oficina. Una ronda anual de destrucción móvil en el administrador basta para la mayoría de las situaciones. El camión de destrucción pasa, el papel atraviesa las cuchillas in situ según DIN 66399 P-5, cada comunidad recibe un certificado para su propia administración. En comunidades grandes o al traspasar la administración, una ronda adicional puede ser práctica.

En resumen

• Conservar de forma permanente la escritura de división, los reglamentos y las actas de la junta general.
• Las cuentas anuales y las facturas siete años, los contratos de mantenimiento más tiempo.
• Destruir la correspondencia y los borradores tras dos a cinco años.
• La comunidad es responsable del tratamiento, el administrador es encargado.
• Una ronda anual de destrucción móvil en el administrador lo cubre en la mayoría de los casos.

Encontrarás más información específica del sector en nuestra página para comunidades de propietarios y administradores. Lee también sobre listas de miembros y datos personales en el cambio de junta.