Puertos deportivos: destruir datos de amarres
Un puerto deportivo trata mas datos personales de lo que parece a primera vista. Contratos de amarre con nombre y direccion, datos de propietarios de embarcaciones, numeros de embarcacion y matricula, el registro de socios y abonos del club nautico, datos de pago y de fianza e imagenes de videovigilancia de los pantalanes. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra solo se conserva mientras dura la relacion. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad se conserva siete anos, el resto no mas tiempo del necesario para el amarre y su liquidacion. Las imagenes de videovigilancia se conservan brevemente. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado como prueba.
Dos marcos: contabilidad y RGPD
En un puerto deportivo se cruzan dos cosas. La obligacion fiscal le obliga a conservar la contabilidad de amarres, facturas y fianzas durante siete anos. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion fiscal fija el minimo para las piezas financieras, el RGPD el maximo para todo lo que hace identificable a una persona o a una embarcacion.
Trate por tanto los datos por tipo. Un contrato de amarre no tiene el mismo estatus que una nota suelta sobre un propietario de embarcacion o una imagen de videovigilancia de un pantalan. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin del amarre o de la afiliacion.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Contrato de amarre | Hasta liquidacion y fiscal | ligado a la finalidad + 7 anos |
| Datos de embarcacion y matricula | Vinculados al amarre | mientras dura la relacion |
| Registro de socios y abonos | Mientras es socio, luego depurar | ligado a la finalidad |
| Datos de fianza y pago | Hasta devolucion y fiscal | ligado a la finalidad + 7 anos |
| Imagenes de videovigilancia de pantalanes | Limitacion de conservacion | unas semanas |
Use esto como orientacion, no como una ley fija para cada caso. En caso de duda, consulte con su asesor contable o de privacidad. El lado fiscal se explica en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Contratos de amarre y datos de propietarios
El contrato de amarre es el corazon de su contabilidad. Contiene nombre, direccion, datos de contacto y a menudo el numero de embarcacion o matricula, vinculado a un pago y a veces a una fianza. El lado financiero entra en los siete anos fiscales. Los datos personales en si se conservan mientras dura el amarre y mientras aun pueda surgir un litigio sobre la liquidacion. Despues la base decae y depura el contrato.
Preste especial atencion a las copias sueltas que se acumulan fuera del sistema. Una impresion en el mostrador, un antiguo libro de transeuntes, una hoja con tarifas y nombres. Esos papeles no van al contenedor de papel sino a un contenedor cerrado, listos para una destruccion confidencial.
Club, socios y abonos
Muchos puertos funcionan en parte a traves de un club nautico con su propio registro de socios. Listas de socios, formularios de inscripcion y datos de cuotas son datos personales que no conserva mas tiempo del que dura la afiliacion. Los antiguos socios tambien desaparecen de su contabilidad activa en cuanto la liquidacion esta completa. Como depurar eso funciona igual que en otros clubes, descrito en destruir la gestion de socios en los clubes deportivos conforme al RGPD.
En un cambio de junta, listas y expedientes pasan a menudo de mano en mano. Transfiera solo lo que la nueva junta necesita y haga destruir el resto de forma confidencial, para que no quede un archivo paralelo en casa de un antiguo miembro de la junta. El mismo enfoque vale para las listas de socios y datos personales en un cambio de junta.
Videovigilancia en los pantalanes
Pantalanes y accesos suelen estar equipados con camaras contra el robo y el vandalismo. Esas imagenes son datos personales y se rigen por el RGPD. Conservelas brevemente, por lo general unas pocas semanas como maximo, salvo que un incidente concreto justifique conservarlas mas tiempo. Anote quien tiene acceso a las imagenes y sobrescribalas o destruyalas despues. Las reglas completas figuran en imagenes de videovigilancia: plazo de conservacion y destruccion.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, contratos, listas de socios e imagenes de videovigilancia.
- Conserve las piezas financieras siete anos desde el fin del ejercicio.
- Depure los contratos y datos de embarcacion en cuanto el amarre esta liquidado.
- Limpie el registro de socios tras el fin de la afiliacion.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de propietarios se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, de pago y a veces de fianza. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de capitania antiguo o una copia con un fichero de socios tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de amarres?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los contratos antiguos indefinidamente. Tras la liquidacion y el plazo fiscal, la finalidad decae.
- Dejar sueltos los datos de embarcacion. Las impresiones del mostrador van a un contenedor cerrado.
- Mantener a los antiguos socios en la contabilidad activa. Limpielos tras el fin de la afiliacion.
- Conservar las imagenes de videovigilancia demasiado tiempo. Consultelas brevemente y luego sobrescribalas o destruyalas.
- Tirar sin triturar. Una lista de socios en la calle es una brecha de datos notificable.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un puerto deportivo los contratos de amarre?
El lado financiero del contrato entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos, contada desde el fin del ejercicio. Una vez rescindido y liquidado el amarre, conserva los datos personales no mas tiempo del necesario para resolver posibles litigios.
Puedo conservar indefinidamente los datos de matricula de las embarcaciones?
No. Los datos de embarcacion y matricula pertenecen al amarre y al contrato. En cuanto esa relacion termina y la liquidacion esta completa, la base para conservarlos decae. Conservarlos indefinidamente no encaja con la limitacion de conservacion del RGPD.
Cuanto tiempo conservo las imagenes de videovigilancia de los pantalanes?
Conserva las imagenes brevemente, por lo general unas pocas semanas como maximo, salvo que un incidente concreto justifique conservarlas mas tiempo. Despues las imagenes se sobrescriben o se destruyen y anota quien tuvo acceso a ellas.
Como destruyo los datos de amarres conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion. Anota la destruccion en su registro de tratamiento como prueba.
Conclusion
Un puerto deportivo trabaja con datos de identidad, de pago y de matricula de cada propietario de embarcacion, entre la obligacion fiscal y el RGPD. Conserve la contabilidad siete anos, depure los contratos y datos de embarcacion en cuanto el amarre esta liquidado y limpie el registro de socios tras el fin de la afiliacion. Las imagenes de videovigilancia se conservan brevemente. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus usuarios del puerto.
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