Refugios de animales: destruir datos de propietarios
Un refugio trata no solo datos sobre animales, sino sobre todo sobre personas. El propietario que cede un animal, el adoptante que se lleva uno, el donante que apoya la labor y el voluntario que ayuda. Nombre, direccion, telefono, un documento de identidad, datos de pago y a veces toda una historia sobre el motivo de la cesion. Una parte pertenece a un contrato o a un registro, otra entra en la obligacion fiscal, y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida. La contabilidad ligada a las aportaciones de adopcion y a los donativos entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los contratos de cesion y de adopcion se conservan mientras sean necesarios para la liquidacion y el seguimiento. Los datos de propietarios utiles solo para una reubicacion se depuran en cuanto el animal queda reubicado. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos que se cruzan
En un refugio se cruzan dos cosas. Por un lado esta el registro del animal. Un animal con chip figura en una base de datos, vinculado a un tenedor, y en una reubicacion ese registro debe pasar a nombre del nuevo propietario. Por otro rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. El registro determina que datos necesita temporalmente para transferir correctamente un animal. El RGPD determina que despues no puede conservar esos datos indefinidamente.
Trate por tanto los datos de propietarios por tipo. Los datos de un cedente no tienen el mismo estatus que los de un donante habitual o un voluntario con un compromiso de larga duracion. Al hacer esa distincion, conserva lo que debe quedar y depura el resto a tiempo.
Que datos de propietarios trata
Un refugio registra mas datos personales de lo que parece a primera vista. Empieza en la acogida. Quien cede un animal rellena un formulario de cesion con nombre, direccion y a menudo un motivo. Ahi consta a veces informacion sensible sobre salud, comportamiento o la situacion del hogar. En una adopcion, el nuevo propietario firma un contrato de adopcion, entrega una aportacion y a veces pasa una evaluacion de idoneidad. Ademas, tiene donantes que apoyan mediante mandato o transferencia y voluntarios de quienes gestiona los datos de contacto y a veces un certificado de antecedentes. Cada volumen tiene su propia finalidad y su propio plazo.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el momento en que el animal queda reubicado o la relacion termina.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Aportacion de adopcion y donativos | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Formulario de acogida y cesion | Liquidacion y responsabilidad | ligado a la finalidad |
| Contrato de adopcion y seguimiento | Mientras el seguimiento lo exija | ligado a la finalidad |
| Datos de identidad del propietario | Lo mas limitado posible | solo lo necesario |
| Chip y registro del animal | Hasta completar el traspaso | hasta reubicacion cerrada |
| Datos de donantes y voluntarios | Mientras dure la relacion | hasta el fin de la relacion |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como una regla rigida para cada expediente. En caso de duda, sopese la finalidad de los datos. Encontrara mas contexto en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD y en cuanto tiempo conservar los documentos.
Chip y registro vinculados a un propietario
Un chip vincula a un animal con una persona en una base de registro. Mientras un animal permanece en el refugio, es logico que figure a nombre del refugio o del tenedor anterior. En una reubicacion, el registro debe pasar a nombre del nuevo propietario cuanto antes. Si el tenedor anterior sigue registrado, conserva sin necesidad un vinculo entre un animal y alguien que ya no es su propietario. Actualice por tanto el registro y depure despues el traspaso en papel de forma confidencial.
La parte medica de un animal suele pasar por un veterinario. Como gestiona una clinica esos datos se explica en destruir datos de una clinica veterinaria. Para el refugio, conserve lo necesario para el cuidado y el traspaso, y depure el resto.
Donantes, voluntarios y datos de donativos
Muchos refugios se sostienen con donativos y voluntarios. Los datos de los donantes se conservan mientras dure la relacion de apoyo, mas el plazo fiscal para el tratamiento financiero del donativo. Si alguien cancela su apoyo, conserva sus datos de contacto solo el tiempo necesario para la liquidacion. Los expedientes de voluntarios con datos de contacto, acuerdos y a veces un certificado de antecedentes se depuran cuando alguien lo deja y no hay ninguna obligacion en curso. Como abordar esto en una asociacion u ONG se explica en destruir datos de ONG y asociaciones.
Los datos de pago y de donativos exigen atencion extra. Un mandato o un numero de cuenta es sensible y no debe estar en el contenedor de papel ni en un disco compartido sin proteccion.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, contratos, registro, donantes y voluntarios.
- Limite los datos de identidad del propietario a lo que el traspaso realmente exige.
- Actualice el registro del chip a nombre del nuevo propietario y depure despues el traspaso.
- Conserve la contabilidad durante siete anos.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de propietarios se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, de pago y a veces sensibles. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Por que importa esa prueba se explica en la destruccion demostrable para el RGPD. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Dejar el antiguo registro del chip en su sitio. Actualice el vinculo a nombre del nuevo propietario.
- Conservar los formularios de cesion indefinidamente. Tras la liquidacion, la finalidad suele decaer.
- Conservar copias de identidad del propietario. Anote solo lo que exige el traspaso.
- Tratar los datos de donantes y de pago como papel ordinario. Exigen cuidado extra.
- Tirar sin triturar. Un expediente de cesion en la calle es una brecha de datos notificable.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un refugio los datos de un cedente o adoptante?
La contabilidad ligada a la aportacion de adopcion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El contrato de cesion o de adopcion se conserva mientras sea necesario para la liquidacion y el seguimiento. Los demas datos de propietarios no se conservan mas tiempo del necesario para la reubicacion.
Puede un refugio conservar una copia del documento de identidad del propietario?
Sea prudente aqui. Anote solo los datos necesarios para transferir correctamente un animal y no conserve una copia completa mas tiempo del necesario. Una copia contiene un numero de identificacion y una foto y es sensible.
Que hago con los datos de chip y registro una vez reubicado el animal?
Actualice el registro a nombre del nuevo propietario, para que el animal ya no quede vinculado al antiguo tenedor. El traspaso en papel se depura despues de forma confidencial en cuanto la reubicacion queda cerrada.
Como destruyo datos de propietarios conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un refugio gestiona los datos de cedentes, adoptantes, donantes y voluntarios, entre un registro de animal y el RGPD. Actualice el registro del chip a nombre del nuevo propietario, conserve la contabilidad siete anos y sea prudente con las copias de identidad. Los contratos se conservan mientras la liquidacion y el seguimiento lo exijan, luego los depura. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi protege a las personas detras de los animales y cumple ambos marcos.
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