Bailleurs sociaux: destruir expedientes de inquilinos y archivo
Un bailleur social trata datos personales de miles a decenas de miles de inquilinos. Declaraciones de ingresos, copias de documentos de identidad, justificantes de urgencia de vivienda, reclamaciones, acuerdos de pago, expedientes de desahucio. El sector trabaja bajo la Woningwet, la supervisión de la Aw (Autoriteit woningcorporaties) y el RGPD. Este artículo describe los plazos de conservación y la ruta práctica de limpieza.
¿Qué datos se conservan?
- Expedientes de solicitud de alquiler: datos de contacto, datos de ingresos, BSN, justificante de urgencia de vivienda.
- Contratos de alquiler y modificaciones: historial contractual completo.
- Documentos de prueba de ingresos: verificación frente a los requisitos de adjudicación, recalibrado anual.
- Avisos de reparación y mantenimiento: correspondencia con el cliente, fotos.
- Acuerdos de pago y cobro: correspondencia de impago, documentos del agente judicial.
- Expedientes de desahucio: sentencias del juez de paz, documentos de ejecución.
- Reclamaciones y conflictos: vía comisión de reclamaciones o dirección.
- Imágenes de videovigilancia: portales, aparcamientos.
Plazos de conservación por categoría
| Categoría | Plazo |
|---|---|
| Contrato de alquiler y modificaciones | 7 años tras el fin del contrato (fiscal + civil) |
| Declaraciones de ingresos para la verificación | 2 años tras la verificación (proporcionalidad RGPD) |
| Copia del documento de identidad | Como máximo la duración del contrato de alquiler (RGPD); hacer el BSN ilegible si no hay base Wbsn |
| Avisos de reparación y mantenimiento | 2-5 años según la relevancia para la normativa de construcción |
| Acuerdos de pago | 7 años tras el último pago |
| Expedientes de cobro y agente judicial | 5 años tras la última actuación, 7 años con sentencia |
| Expedientes de desahucio | 10 años (jurídico) más posiblemente más tiempo si hay reclamación |
| Expedientes de reclamación | 5 años tras la resolución |
| Imágenes de videovigilancia | 4 semanas (lea plazo de conservación de imágenes de videovigilancia) |
Atención específica: BSN y copia del DNI
Los bailleurs sociaux tuvieron durante mucho tiempo la costumbre de hacer una copia del DNI en cada nuevo alquiler «por si acaso». La autoridad neerlandesa de protección de datos (AP) lo ha señalado en repetidas ocasiones. Para el alquiler ordinario no hay base Wwft ni de empleador, así que no procede la copia del DNI. Sí se permite la identificación mediante la exhibición del pasaporte, con una nota «documento de identidad visto en la fecha».
Para el contexto más amplio, lea el BSN en la administración antigua.
Prácticamente todos los bailleurs sociaux tienen un archivo heredado lleno de copias de DNI que nunca se anonimizaron. Una limpieza aquí no es un lujo, es mantenimiento del RGPD.
El proceso de limpieza
Fase 1: Inventario
- Número de armarios por ubicación.
- Subdivisión por tipo de expediente.
- Presencia de documentos con BSN.
- Almacenamiento digital (CRM, sistema financiero).
Fase 2: Verificación por categoría
- ¿Qué plazo ha vencido?
- ¿Qué expedientes están sujetos a conflictos en curso (no se eliminan)?
- ¿Qué expedientes tienen valor de archivo para el patrimonio (aparte)?
Fase 3: Destruir
- DIN P-5 estándar.
- P-6 para expedientes con BSN.
- Destrucción móvil in situ para una cadena corta.
- Certificado por encargo.
Hardware y volúmenes digitales
- Cintas de copia de seguridad antiguas con archivo financiero. Lea eliminar cintas de copia de seguridad y LTO.
- Discos duros de servidores antiguos. Lea triturar discos duros.
- Tarjetas de acceso de empleados que se han marchado.
- Sistemas NVR al sustituirlos.
Caso especial: expedientes de inquilinos fallecidos
Al fallecer un inquilino surge la pregunta de qué hacer con el expediente. En la práctica:
- El contrato de alquiler termina. Liquidación financiera con los herederos.
- Conservar el expediente 7 años por posibles reclamaciones o la Agencia Tributaria.
- Eliminar antes los documentos con BSN (ya no hay base activa).
Supervisión de la Aw y visitación
Los bailleurs sociaux son visitados periódicamente por la Autoriteit woningcorporaties. Una buena administración de archivo y una política de destrucción demostrable forman parte de los criterios de gobernanza. Foco específico:
- Registro de actividades de tratamiento actualizado.
- Certificados de destrucción de los últimos 5 años disponibles.
- Contratos de encargado del tratamiento con los proveedores.
- Registro de brechas de datos actualizado.
Destrucción móvil in situ para bailleurs sociaux.
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