Destrucción de archivos puntual: cuándo la necesitas, cómo funciona y cuánto cuesta
Hay un momento que conoce toda empresa. La sala de archivo está llena, los costes de almacenamiento aumentan o hay una mudanza de oficina prevista. En ese momento surge la pregunta. ¿Qué hacemos en realidad con todo ese papel? ¿Qué expedientes hay que conservar, cuáles pueden irse y, si pueden irse, cómo?
La destrucción de archivos puntual es la solución más habitual. Sin contrato, sin servicio fijo, lo gestionas una vez, bien, con un certificado como prueba, y te despreocupas durante años.
Este artículo te explica cómo determinas cuándo la necesitas, cómo te preparas bien, qué hace falta por tu parte y cuánto cuesta de forma realista.
¿Cuándo necesitas una destrucción de archivos puntual?
Hay cinco situaciones que se repiten de forma periódica en casi toda empresa.
1. Han vencido los plazos de conservación
La razón más frecuente. La administración fiscal puede conservarse 7 años (consulta la guía rápida de plazos de conservación RGPD), la administración salarial 7 años, los datos de personal de 2 a 7 años según el tipo. En cuanto vence ese plazo, tu obligación de conservar se convierte en una obligación de destruir. Ejecutarla de forma activa no es una opción, es una obligación.
2. Mudanza de oficina
Te mudas y no quieres llevarte cajas de papel viejo a la nueva ubicación. Lee también nuestro artículo mudanza de oficina, qué te llevas y qué destruyes. La mudanza es el momento ideal para un saneamiento a fondo del archivo. Menos cajas son menos gastos de mudanza, menos espacio de almacenamiento necesario en la nueva ubicación y menos riesgo RGPD.
3. Adquisición o fusión
En una adquisición o fusión se reúnen los archivos de varias partes. Los expedientes que no se incorporan a la nueva organización deben destruirse de forma demostrable, tanto por seguridad jurídica como por privacidad.
4. Cese de actividad o jubilación
Si cesas tu actividad, los expedientes no van sin más a la papelera. Los expedientes de clientes, los expedientes de personal y la administración financiera deben destruirse conforme al RGPD. Un certificado también es recomendable en el cese de actividad.
5. Limpieza periódica del archivo
A veces una organización no ha hecho nada con el archivo durante años. Una intervención puntual para clasificarlo todo y tirar lo que se puede, al margen de un contrato de destrucción fijo, es entonces el enfoque más pragmático.
¿Qué debes averiguar de antemano?
Una buena preparación ahorra tiempo, dinero y discusiones durante la orden. Sin embargo, no tienes que averiguarlo todo hasta el último detalle.
Sí necesario
- Una estimación del volumen. ¿Cuántas cajas, cuántas carpetas, cuántos armarios de archivo? Una caja de archivo contiene unos 15 kg de papel, una carpeta estándar unos 1 kg. No hace falta contar, una estimación aproximada es suficiente.
- Una distinción principal: ¿qué puede irse y qué no? Determina por categoría (cuentas anuales anteriores al año X, expedientes de clientes con más de Y años) cuál es el límite.
- ¿Sabes que hay soportes de datos? Los discos duros, las memorias USB o las cintas de copia requieren un tratamiento aparte y un precio propio.
No necesario
- No tienes que vaciar las carpetas ni quitar los clips.
- No tienes que pesar las cajas, tu empresa de destrucción pesa en la recogida.
- No tienes que revisar el contenido página por página.
¿No sabes con exactitud cuánto papel tienes? Nuestras reglas prácticas en ¿cuánto papel hay en un armario de carpetas? te ayudan a hacer una estimación fiable.
¿Cómo funciona la destrucción de archivos puntual en la práctica?
Paso 1. Solicitud y presupuesto
Indicas cuánto volumen (cajas, contenedores, armarios) hay y si incluye soportes de datos. Un buen proveedor te da un precio fijo, no facturación por horas.
Paso 2. Planificación
Acuerdas una fecha de recogida y una franja horaria. Tú o un colega estáis presentes.
Paso 3. Recogida precintada
Las cajas o el roll container se precintan y pesan en la recogida. El número de precinto figura en el albarán de recogida, esa es la primera prueba en la cadena.
Paso 4. Transporte y destrucción
Tu material se transporta precintado a la ubicación de destrucción. Con un proveedor fiable la destrucción se realiza en menos de 24 horas, sin almacenamiento intermedio prolongado. Lee más sobre el proceso completo de transporte y prueba en cadena de custodia, ¿quién toca tu archivo?.
Paso 5. Certificado
En un plazo de dos días laborables recibes un certificado de destrucción con fecha, peso, número de orden y el nivel DIN aplicado. Ese certificado lo conservas en tu expediente RGPD.
¿Cuánto cuesta la destrucción de archivos puntual?
Resumen de precios (sin 21% de IVA)
| Tu volumen | Por caja | Por roll container | Opción más barata |
|---|---|---|---|
| 1 caja | € 30 | n/a | Por caja |
| 3 cajas | € 80 | € 120 (1 contenedor) | Por caja |
| 6 cajas | € 155 | € 165 (2 contenedores) | Por caja |
| 7 cajas | € 180 | € 165 | Por contenedor |
| 12 cajas | € 305 | € 210 (3 contenedores) | Por contenedor |
Regla práctica: ¿Menos de siete cajas? Opta por la recogida por caja. ¿Siete o más? Entonces sale a cuenta un roll container.
Soportes de datos por separado
Los discos duros, las memorias USB, los SSD y las cintas de copia se cotizan aparte por unidad, con registro del número de serie en el certificado.
¿Puntual o periódica? Tomar la decisión correcta
- Menos de tres cajas al año: la puntual a demanda es más barata. Sin costes fijos.
- De tres a diez cajas al trimestre: una frecuencia de recogida fija ahorra planificación y da seguridad.
- Más de diez cajas al mes: un servicio estructural con contenedores fijos es entonces más eficiente.
¿Tienes dudas? En ¿destrucción periódica o puntual? exponemos la comparación según el tamaño de la organización.
¿Qué pasa si también hay discos duros o soportes de datos?
Las cajas de archivo y los discos duros se procesan en la misma visita, pero se tratan de forma distinta. Cada disco se registra por número de serie, se cotiza aparte y se indica por separado en el certificado. El registro del número de serie suele exigirlo la empresa de leasing en una auditoría de TI o en la devolución de leasing.
Más sobre el método de trabajo: ¿cómo se tritura realmente un disco duro?
¿Listo para una recogida?
Llámanos para un precio fijo en 5 minutos, o solicita un presupuesto directamente. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km de Ámsterdam, sin contrato, con certificado en cada orden.
Solicita un presupuestoPreguntas frecuentes
¿Cuánto tarda en destruirse mi material?
Con un proveedor fiable, un máximo de 24 horas tras la recogida. El certificado llega en un plazo de 2 días laborables. ¿Lo necesitas antes? Lee sobre la destrucción en urgencia, cuándo y cómo.
¿Tengo que vaciar las carpetas o quitar los clips?
No. Una trituradora industrial procesa carpetas, clips, archivadores de anillas y fundas de plástico sin preparación.
¿Cómo demuestro que la destrucción se ha realizado para una auditoría?
Con el certificado de destrucción que recibes tras la orden. Consérvalo un mínimo de 5 años en tu expediente RGPD.
¿También puedo hacer recoger papel en casa para una destrucción puntual?
Sí. Los particulares pagan las mismas tarifas que los clientes de empresa. En una mudanza, una herencia o al vaciar un desván es posible una recogida a domicilio.
¿Tengo que firmar un contrato para la destrucción puntual?
No. Las órdenes puntuales funcionan sin contrato ni compra mínima.
¿Tengo que estar presente en la recogida?
Tú o un colega debéis estar disponibles para recibir y firmar el albarán de recogida.
¿Cuánto cuesta si tengo más cajas de las indicadas de antemano?
Las cajas adicionales en la misma recogida cuestan la tarifa extra estándar. Decides en el momento si quieres entregarlas.
Conclusión
La destrucción de archivos puntual es para la mayoría de pymes la ruta más práctica para destruir papel confidencial y vaciar conforme al RGPD un archivo acumulado. Sin contrato, sin costes fijos y, tras la orden, un certificado que demuestra que todo ha ido bien.
La preparación te lleva como mucho una hora. El resto lo hace tu empresa de destrucción.
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