Práctica

Hacer destruir documentos: cómo funciona y cuánto cuesta

27 de junio de 2026 · 9 min de lectura · DeSnipperaar

Hacer destruir documentos significa que una empresa certificada recoge su papel, lo tritura de forma confidencial al nivel DIN adecuado y le entrega un certificado de destrucción. Para empresas y particulares es más rápido y seguro que triturar usted mismo, desde 30 euros por caja y sin contrato.

Suena sencillo, y lo es. Sin embargo, muchos empresarios y particulares siguen demasiado tiempo con un armario de archivo lleno, porque no saben exactamente cómo funciona, qué pueden entregar y en qué fijarse al elegir una empresa. Esta guía le acompaña paso a paso, desde qué puede hacer destruir hasta el certificado que conserva después.

¿Cuándo hace la gente destruir documentos?

El motivo difiere según la situación, pero algunos momentos se repiten. Si reconoce alguno, suele ser el momento adecuado para ordenar su archivo.

• Cierre anual. Al final del ejercicio, todo lo que ha superado su plazo de conservación puede irse. Un momento de destrucción anual fijo mantiene su archivo bajo control.
• Mudanza de oficina. Llevar menos cajas ahorra costes de mudanza, espacio de almacenamiento y riesgo RGPD en la nueva ubicación.
• Fin de contrato. Los expedientes de personal cuyo plazo legal ha vencido deben destruirse, no conservarse por si acaso.
• Cese o quiebra. Los expedientes de clientes y de personal no van sin más a la papelera, aunque una empresa cierre.
• Herencia. La administración de una persona fallecida contiene datos sensibles como el número de la seguridad social y datos bancarios, que deben destruirse con cuidado.

En todos esos casos la vía es la misma. Indica el volumen, recogemos, destruimos al nivel adecuado y conserva un certificado como prueba. Ya se trate de una sola caja o de toda una sala de archivo, el método sigue siendo el mismo.

¿Qué puede hacer destruir?

Una empresa de destrucción trata mucho más que hojas sueltas. En una recogida puede incluir:

• Archivo en papel, carpetas y expedientes, incluidas las carpetas, separadores y fundas.
• Correo confidencial y correspondencia, desde presupuestos hasta cartas con datos personales.
• Expedientes de personal y de clientes con datos de nómina, números de la seguridad social y copias de DNI.
• Soportes de datos como discos duros, SSD y memorias USB, vea destrucción de datos.
• Material de marca como tarjetas de acceso, tarjetas de visita, impresos y productos rechazados.

No tiene que desembalar nada. Carpetas, grapas, clips y fundas de plástico pueden ir tal cual. Una trituradora industrial los procesa sin preparación, algo que una trituradora de oficina no puede.

¿Por qué hacerlo destruir en lugar de uno mismo?

Triturar uno mismo está bien para unas hojas a la semana. Pero en cuanto son cajas enteras, se topa con tres cosas.

• El tiempo. Una trituradora de oficina es lenta y se atasca con volumen. Una tarde triturando pasa rápido, mientras que una recogida se resuelve en unos minutos.
• El nivel de seguridad. Los aparatos baratos no alcanzan el DIN 66399 P-5, el nivel de los datos personales especiales como expedientes médicos y números de la seguridad social.
• La prueba. Sin certificado no puede demostrar en una inspección del RGPD que ha destruido con cuidado. Llevar un registro es engorroso y propenso a errores.

La comparación completa de costes entre hacerlo uno mismo y externalizar está en destrucción de documentos, externalizar o hacerlo uno mismo. ¿Quiere antes las reglas generales? Lea destruir documentos confidenciales.

Qué exige el RGPD de la destrucción

Destruir no es solo práctico, a menudo es también una obligación. El artículo 5 del RGPD exige la limitación del plazo de conservación, no conserva los datos personales más tiempo del necesario para la finalidad con la que los recogió. El artículo 32 exige medidas adecuadas para proteger esos datos. Esa obligación se mantiene hasta que un documento se destruye de forma ilegible. Tirarlo sin triturar cuenta, por tanto, como una violación de datos.

Si eso ocurre con piezas sensibles, notifica una violación grave en un plazo de 72 horas a la autoridad de protección de datos. Para empresas y particulares la conclusión práctica es la misma, destruya con cuidado lo que contenga datos personales y todo el escenario nunca se presenta.

En qué fijarse en una empresa de destrucción

No todos los proveedores ofrecen las mismas garantías. Cuatro puntos separan a una empresa fiable del resto.

• El nivel DIN adecuado. Pregunte expresamente si la destrucción es a P-4 o P-5, y hágalo constar en el certificado.
• Un certificado de destrucción. Tras cada encargo debe recibir una prueba con la fecha, la cantidad y el nivel.
• Un contrato de encargado del tratamiento. Contrata a un encargado, así que ese contrato debe firmarse antes de entregar la primera caja.
• Transporte propio. Para documentos sensibles, el material va a la planta de destrucción en un contenedor o caja aparte.

¿Qué nivel DIN necesita?

Lo fino que debe triturarse el papel lo fija la norma DIN 66399 en niveles. Pregunte siempre a su empresa de destrucción a qué nivel trabaja.

Nivel	Tamaño de partícula	Adecuado para
P-2	Tiras	Impresos generales sin datos
P-4	Partículas pequeñas	Expedientes, facturas, correspondencia
P-5	Partículas muy pequeñas	Números de la seguridad social, datos médicos y especiales

Para los documentos de oficina corrientes, el P-4 es el mínimo práctico. Si los documentos contienen un número de la seguridad social, datos médicos o copias de DNI, el P-5 está indicado. Una trituradora de oficina barata rara vez alcanza ese nivel alto, una destrucción profesional sí.

¿Cómo se desarrolla un encargo?

1. Solicitud. Indica cuántas cajas o roll contenedores tiene y si hay soportes de datos. Obtiene un precio fijo, sin facturación posterior.
2. Planificación. Acuerda una fecha y franja de recogida. Usted o un colega está presente.
3. Recogida. Recogemos el material nosotros mismos en su ubicación.
4. Destrucción. Su papel se destruye de forma confidencial al nivel DIN acordado y luego se recicla.
5. Certificado. En unos días laborables recibe el certificado de destrucción.

El método detallado y una indicación de precio por caja están en la destrucción de archivos puntual.

¿Cuánto cuesta?

Paga un precio fijo por caja o roll contenedor, conocido por adelantado. Desde 30 euros por la primera caja, y para volúmenes mayores un roll contenedor resulta más económico. En un radio de 20 km de Ámsterdam no cobramos gastos de desplazamiento. La composición completa del precio con ejemplos está en cuánto cuesta la destrucción de archivos.

¿Cuánto papel tiene? Una estimación rápida

No tiene que contar cada carpeta para obtener un precio. Una estimación aproximada basta. Una caja de archivo estándar contiene unos 15 kg de papel, una carpeta llena unos 1 kg. Un armario de archivo medio con cinco baldas llega rápido a diez o quince cajas. En caso de duda, dé una horquilla, por ejemplo entre ocho y doce cajas. Sobre esa base obtiene un precio fijo y decide en el momento si va una caja extra. Una estimación generosa no es problema, paga por lo que realmente se recoge.

También lo digital: no olvide los soportes

Una limpieza rara vez se detiene en el papel. En el mismo armario suele haber discos duros viejos, memorias USB o un portátil retirado. Borrar un archivo no elimina del todo los datos y en un SSD el borrado por software no es fiable por el nivelado de desgaste. Para la seguridad es necesaria la destrucción física del soporte. La ventaja práctica es que puede entregar papel y soportes de datos en la misma recogida, cada uno destruido a su propio nivel, con los números de serie en el certificado. Así todo queda resuelto de una vez, sin citas separadas ni viajes adicionales.

La prueba: el certificado de destrucción

Tras cada encargo recibe un certificado de destrucción con la fecha, la cantidad y el nivel DIN aplicado. Ese documento es su prueba ante la autoridad de protección de datos, un auditor o un cliente. Consérvelo al menos 5 años en su expediente RGPD. Para los soportes de datos, los números de serie también figuran en el certificado, lo que suele exigirse para una devolución de leasing o una auditoría de TI.

¿Recogida periódica o puntual?

¿Tiene una limpieza puntual, por ejemplo en una mudanza o tras un cierre anual? Entonces basta una recogida puntual. ¿Produce papel confidencial de forma continua? Entonces una frecuencia fija es más práctica. Coloca entonces un contenedor separado que se vacía periódicamente, por ejemplo cada trimestre o en cada cierre anual. Así su archivo se mantiene bajo control por sí solo y nunca tiene que vaciar todo un armario de una vez. La comparación entre puntual y estructural depende sobre todo de la rapidez con que se acumula su papel.

Para empresas y particulares

Hacerlo destruir no es solo para grandes organizaciones. Un autónomo con unas cajas de facturas antiguas, una asociación que ordena la sede o un particular que tramita una herencia pueden acudir todos de la misma manera. Las tarifas son iguales para todos y paga por caja o roll contenedor, conocido por adelantado. Ya se trate de una sola caja o de toda una sala de archivo, el método sigue siendo el mismo, recogida, destrucción al nivel adecuado y un certificado como prueba.

Para los particulares no hay obligación legal de conservación, pero las piezas sensibles como los extractos bancarios y las cartas con un número de la seguridad social deben destruirse de forma confidencial igualmente. Para las empresas suele formar parte de las obligaciones del RGPD. En ambos casos, hacerlo recoger es la forma más fácil de asegurarse de que nada acabe legible en la calle.

Consejos prácticos

• Separe conservar de destruir antes de empezar, así la limpieza va más rápido.
• Deje las carpetas y grapas, una trituradora industrial las procesa sin preparación.
• Entregue los soportes de datos en la misma recogida que el papel.
• Pregunte el nivel DIN y hágalo constar en el certificado.
• Conserve el certificado al menos cinco años en su expediente RGPD.

¿Y si sale mal? Evitar una violación de datos

La mayoría de las violaciones de datos no son hackeos, sino descuidos. Una caja de expedientes antiguos que acaba con el papel usado, una carpeta encontrada en la calle, un contenedor que está días abierto fuera. En todos esos casos alguien puede llevarse datos personales, con la suplantación de identidad como riesgo. Si lo hace destruir, esa posibilidad desaparece, porque el material va con nosotros y se destruye de forma demostrable. El certificado es su prueba de que todo se ha tratado con cuidado. Un vecino que encuentra sus expedientes antiguos nunca tiene que convertirse en un escenario.

Errores frecuentes

• Esperar demasiado. Un armario de archivo desbordado es innecesario, y conservar documentos demasiado tiempo es en sí una infracción del RGPD.
• Tirarlo sin triturar. Con el papel usado, es una violación de datos, por pequeña que sea la pila.
• No firmar un contrato de encargado. Sin ese contrato, usted mismo está en infracción.
• Pensar solo en el papel. Los discos duros y memorias USB viejos contienen igualmente datos sensibles.

Preguntas frecuentes

¿A partir de cuánto compensa hacerlo destruir?

A partir de aproximadamente una caja llena, hacerlo recoger es más rápido y barato que triturar uno mismo, sobre todo si quiere un certificado de inmediato.

¿Vale también para particulares?

Sí. Los particulares pagan las mismas tarifas que las empresas, vea la destrucción de archivos para particulares.

¿Puedo hacer destruir papel y soportes de datos juntos?

Sí. Ambos van en la misma recogida y cada uno se destruye a su propio nivel, con los números de serie en el certificado.

¿Tengo que quitar carpetas y grapas?

No. Las carpetas, carpetas de anillas, grapas, clips y fundas de plástico pueden ir tal cual. Una trituradora industrial las procesa sin preparación.

¿Qué nivel DIN necesito?

Como mínimo DIN 66399 P-4 para documentos de oficina corrientes, y P-5 para datos personales especiales como números de la seguridad social, datos médicos y copias de DNI.

¿Cómo sé si una empresa es fiable?

Fíjese en un certificado de destrucción, un contrato de encargado del tratamiento, el nivel DIN aplicado y el transporte propio. Una empresa fiable registra todo eso.

¿Qué nivel DIN necesito?

Para los documentos de oficina corrientes, el DIN 66399 P-4 es el mínimo práctico. Para números de la seguridad social, datos médicos y copias de DNI, el P-5 está indicado.

¿Tirarlo sin triturar es una violación de datos?

Sí. Tirar documentos con datos personales sin triturar es una violación de datos que debe notificar en un plazo de 72 horas si hay riesgo. La destrucción confidencial lo evita.

Conclusión

Hacer destruir documentos es la vía más rápida y segura para pymes y particulares. Ahorra tiempo, alcanza el nivel de seguridad adecuado y conserva un certificado como prueba. Al elegir una empresa, fíjese en el nivel DIN, el certificado, el contrato de encargado y el transporte propio. A partir de una caja llena, externalizar es casi siempre más práctico que triturar uno mismo. Con la empresa adecuada, el nivel DIN adecuado y un certificado, además lo tiene demostrablemente bien resuelto.

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