Destrucción de archivos para particulares: haga recoger su archivo personal de forma segura
La destrucción de archivos suena a algo de empresas, pero en casa también acumula con los años un archivo de papel considerable. Extractos bancarios, declaraciones de la renta, pólizas de seguro, cartas médicas, contratos antiguos y cajas enteras de la administración de un familiar fallecido. En algún momento quiere deshacerse de ello, sin el riesgo de que sus datos personales acaben en la calle con el papel usado.
Para un puñado de hojas, basta con coger una trituradora en casa, vea nuestro artículo sobre cómo destruir documentos confidenciales en casa. Pero con cajas enteras, triturar usted mismo se convierte en una tarea de toda una tarde. Entonces, hacer recoger y destruir su archivo es la opción más sencilla. Esta guía explica cuándo compensa, cuánto tiempo conservar cada documento, cómo funciona la recogida, qué cuesta y cómo mantener su prueba en orden.
¿Se me aplica el RGPD como particular?
Un malentendido frecuente. El RGPD contempla una excepción doméstica. Si trata datos personales únicamente para su propio hogar, eso queda fuera del RGPD. Como particular, por tanto, no arriesga una multa de la autoridad de protección de datos cuando tira su propio extracto bancario. Esa es la diferencia con las empresas, sujetas a todas las obligaciones del RGPD.
El riesgo real para los particulares no es, por tanto, una multa, sino la suplantación de identidad. Una copia tirada de su documento de identidad, un extracto bancario con su número de cuenta o un documento de póliza con su número de la seguridad social es justo lo que buscan los estafadores. Con esos datos, los delincuentes abren cuentas, contratan préstamos o hacen compras a su nombre. Una destrucción cuidadosa es, por tanto, ante todo, autoprotección.
¿Cuándo eligen los particulares la recogida y destrucción?
Algunas situaciones se repiten una y otra vez.
1. Mudanza o vaciar el desván
Se muda o vacía el desván y se topa con cajas de administración de hace diez años. Llevárselas no tiene sentido, tirarlas con el papel usado no es seguro. La recogida y destrucción es entonces la solución más limpia, y le ahorra cargar cajas.
2. Herencia y sucesión
Tras un fallecimiento, suele quedar una administración completa. Además de ser emocionalmente duro, es material sensible con números de la seguridad social, datos bancarios e información médica. Un certificado de destrucción da a los familiares la certeza de que todo se ha tratado con cuidado. Más abajo hay una sección aparte sobre herencias.
3. Guardado durante años, ahora vencido el plazo
Mucha gente conserva su administración mucho más tiempo del necesario, por si acaso. Lo que debe conservar a efectos fiscales figura en la tabla siguiente y en nuestra guía rápida de plazos de conservación. El resto puede irse.
4. Protegerse contra la suplantación de identidad
A veces no hay mudanza ni herencia, pero simplemente quiere deshacerse de una pila creciente de correo sensible. Una ronda anual de limpieza mantiene el riesgo bajo y sus armarios vacíos.
¿Cuánto tiempo debe conservar los documentos personales?
Antes de hacer destruir nada, conviene saber qué puede irse de verdad. Para los particulares no hay obligación legal de destruir, pero sí algunos plazos de conservación prácticos, normalmente por motivos fiscales o de garantía.
| Documento | Conservar | Después |
|---|---|---|
| Declaración de la renta y justificantes | 5 años (vivienda propia 7 años) | Destruir |
| Extractos bancarios | 2 años en la práctica, 7 años como prueba fiscal | Destruir |
| Nóminas y certificados anuales | Hasta la revisión de la pensión, al menos 5 años | Destruir |
| Pólizas de seguro | Mientras sean válidas, más unos años | Destruir |
| Hipoteca y escritura de compraventa | Mientras sea propietario, más 5 años tras la venta | Destruir |
| Garantías y tickets | Mientras dure la garantía | Destruir |
| Títulos y actas | De por vida | Conservar |
¿Duda con un documento? Entonces consérvelo un poco más. El resto, a menudo la mayor parte de una caja de desván, puede destruirse de forma confidencial.
¿Por qué no simplemente con el papel usado?
Sacarlos sin triturar con el papel usado parece fácil, pero sus documentos quedan entonces accesibles para cualquiera en la acera durante horas. Extractos bancarios, documentos de pólizas y copias de su documento de identidad son justo lo que buscan los estafadores. Otros objetos tampoco deben ir ahí, lea qué no va en el contenedor de papel para el panorama completo.
Una trituradora doméstica ayuda, pero a menudo solo alcanza un nivel de seguridad bajo y se atasca rápido con cajas enteras. Para cantidades mayores, hacerlo destruir profesionalmente es más rápido, más seguro y, al final, tiene una prueba en papel. ¿Quiere leer primero el enfoque general? Vea nuestra guía para destruir documentos confidenciales.
¿Destruir usted mismo o hacer que lo recojan?
La elección depende sobre todo del volumen.
- Menos de una caja de mudanza: triturar usted mismo con una trituradora de corte cruzado está bien. Repártalo en unas pocas tardes.
- De una a varias cajas: la recogida es más cómoda y obtiene un certificado de inmediato.
- Una herencia entera o un desván: la recogida es con diferencia lo más práctico. Sin preparación, sin horas de trabajo.
¿Cómo funciona la recogida para particulares?
El procedimiento para particulares es el mismo que para empresas. Lo organiza en cuatro pasos.
- Solicitud. Indica aproximadamente cuántas cajas o bolsas tiene. Obtiene un precio fijo, sin facturación posterior.
- Recogida. Su material se recoge en su domicilio en un momento acordado. No tiene que desembalar nada.
- Destrucción. El papel se destruye de forma confidencial y luego se recicla.
- Certificado. Recibe un certificado de destrucción con la fecha y la cantidad.
¿Tiene un volumen puntual mayor, por ejemplo una sucesión entera? Consulte entonces también la destrucción de archivos puntual para el método y la indicación de precio por caja.
¿Cuánto cuesta?
Los particulares pagan las mismas tarifas que los clientes profesionales, así que no paga ningún recargo por ser particular. El precio depende del número de cajas.
| Su volumen | Por caja | Por roll contenedor | Opción más económica |
|---|---|---|---|
| 1 caja | € 30 | n/d | Por caja |
| 3 cajas | € 80 | € 120 (1 contenedor) | Por caja |
| 6 cajas | € 155 | € 165 (2 contenedores) | Por caja |
| 7 cajas | € 180 | € 165 | Por contenedor |
| 12 cajas | € 305 | € 210 (3 contenedores) | Por contenedor |
Regla práctica: ¿menos de siete cajas? Opte por la recogida por caja. ¿Siete o más? Entonces compensa un roll contenedor. Los importes indicados son sin el 21% de IVA.
Casos especiales: discos duros, memorias USB y aparatos antiguos
Un archivo personal a menudo también contiene soportes digitales. Un portátil viejo en el desván, memorias USB sueltas, un disco duro externo o incluso cintas de copia de seguridad antiguas. No deben ir con el papel y no siempre quedan realmente vacíos tras un restablecimiento de fábrica, vea eliminar memorias USB y tarjetas de memoria de forma segura.
Los soportes de datos se cobran por separado, se destruyen por unidad y se registran por número de serie en el certificado. Puede entregarlos en la misma recogida que su archivo de papel, así todo queda resuelto de una vez.
Herencia: atención especial
Al ordenar la administración de una persona fallecida, a menudo se juntan todo tipo de cosas. Además del correo corriente, a veces hay expedientes médicos, documentos notariales y pólizas antiguas. Algunos consejos.
- Aparte los asuntos en curso. La declaración de la renta del último año, un seguro sin resolver o cuestiones de herencia pueden necesitar todavía los documentos.
- Lo que con certeza puede irse se puede recoger y destruir de una vez.
- Conserve el certificado. Al repartir entre herederos, demuestra así que los datos personales del fallecido se destruyeron con cuidado.
¿Hacer recoger su archivo personal?
Recogemos sus cajas en su domicilio y las destruimos de forma confidencial, con certificado. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km de Ámsterdam, el mismo precio que para empresas.
Solicite un presupuestoPreguntas frecuentes
¿Puedo, como particular, hacer recoger y destruir mi archivo?
Sí. Los particulares pagan las mismas tarifas que los clientes profesionales. Sus cajas se recogen en su domicilio, luego se destruyen y usted recibe un certificado. No hace falta una empresa registrada.
¿Se me aplica el RGPD como particular?
Para su propia administración doméstica el RGPD no se aplica, gracias a la excepción doméstica. Así que no arriesga una multa. El riesgo real es la suplantación de identidad si documentos sensibles caen en malas manos.
¿A partir de cuánto papel compensa la recogida para un particular?
Unas pocas carpetas las tritura usted mismo sin problema. A partir de aproximadamente una caja de mudanza llena, la recogida resulta más atractiva, porque evita horas de trabajo con un aparato pequeño y obtiene un certificado de inmediato.
¿Tengo que vaciar las carpetas o quitar las grapas?
No. Las carpetas, las carpetas de anillas, las grapas, los clips y las fundas de plástico pueden ir tal cual. No se necesita preparación.
¿Recibo también un certificado como particular?
Sí. Recibe un certificado de destrucción con la fecha y la cantidad. Es útil en caso de herencia o sucesión, para poder demostrar que los documentos se destruyeron con cuidado.
¿Pueden incluirse también discos duros y memorias USB?
Sí. Los soportes de datos como discos duros, memorias USB y cintas de copia de seguridad antiguas se cobran por separado y se registran por número de serie en el certificado.
¿Qué hago con los extractos bancarios y los papeles de impuestos antiguos?
Los extractos bancarios y los papeles de impuestos contienen datos sensibles y no deben ir sin triturar con el papel usado. Conserve lo que aún necesite a efectos fiscales y haga destruir el resto de forma confidencial.
Conclusión
También como particular no tiene por qué quedarse con administración sensible ni asumir el riesgo de tirarla sin triturar. No arriesga una multa del RGPD, pero sí la suplantación de identidad, y eso es razón suficiente para hacerlo con cuidado. Para cantidades pequeñas basta con una trituradora en casa, para cajas enteras la hace recoger y destruir, con un certificado como prueba. Sobre todo en una mudanza, al vaciar el desván o en una sucesión, esa es la opción más tranquila.
¿Quiere saber cuánto cuesta la recogida de su archivo personal? Solicite un presupuesto a través de desnipperaar.nl o lea cómo hacer destruir papel. En 5 minutos tiene un precio fijo.