¿Qué no va en el contenedor de papel confidencial?
Una consola o caja cerrada para papel confidencial es práctica. Los empleados echan ahí sin más lo que hay que tirar. Demasiado práctica en realidad, porque al cabo de unos meses encontramos a menudo una colección que va mucho más allá del papel. Una pila medio gastada, una memoria USB, una vieja guía telefónica con dos LED rotos entre medias. Cuesta dinero, es un riesgo de seguridad, y en algunos casos provoca realmente una brecha de datos. Esta es la lista de lo que de verdad no va en el contenedor de papel.
1. Pilas y baterías
La mayor amenaza física. Las pilas de litio pueden hacer cortocircuito si se aplastan, y en una bala prensada llena de papel eso es un incendio de expansión explosiva. Las aseguradoras de las fábricas de papel llevan estadísticas. Las pilas son responsables cada año de decenas de incendios en la cadena de reciclaje de papel. Pilas de botón, AA, baterías de móvil, baterías de portátil. Todo se entrega por separado en puntos de recogida Stibat o en el ayuntamiento.
2. Memorias USB, tarjetas de memoria y discos ópticos
No solo es una pena (los datos no se destruyen como es debido), sino potencialmente una brecha de datos del RGPD. Una memoria USB con la administración de clientes que acaba en el contenedor de papel y que después es encontrada en algún punto del trayecto por gestores de la empresa cumple la definición de brecha de datos según la AP. Una organización que lo descubre tiene 72 horas para notificar. Escribimos sobre este escenario en eliminar memorias USB y tarjetas de memoria.
3. Discos duros
La misma historia, con más datos y mayor riesgo. Un HDD descartado en el contenedor de papel es una brecha de datos del lado del proveedor esperando a ocurrir. No es nuestro turno de entrega a la fábrica de papel. Allí van a la cinta transportadora, se escanean y acaban en algún desvío de clasificación. Sin certificado de destrucción, sin prueba, pero con riesgo. Para la destrucción de HDD tenemos una trituradora de HDD móvil aparte.
4. Cintas LTO y viejos casetes de copia de seguridad
La cinta magnética no va en el flujo de papel. Además, una cinta LTO en una fábrica de papel no está simplemente «eliminada». Se extrae como contaminante, se retira de nuevo, y su contenido sigue siendo legible mientras tanto si la cinta permanece intacta. Vea nuestro artículo sobre eliminar cintas de copia de seguridad y LTO para la vía correcta.
5. Fundas de plástico, archivadores de anillas y clips
No es un riesgo directo de brecha de datos, pero sí un problema operativo. Las trituradoras industriales de papel se comen grapas y clips sin problema. Los archivadores de anillas y el plástico duro sí pueden atascarse y dañar las cuchillas. Para la destrucción móvil in situ podemos procesar eso en el camión sin problema. Para la retirada fuera de sitio en un contenedor de papel normal es mejor vaciar las fundas.
6. Gasas, restos de comida, posos de café
El contenedor de papel no es una papelera. La contaminación con material biológico o humedad hace el papel menos o nada reciclable, y toda la bala puede bajar de valor. Además, al cabo de una semana huele. Un contenedor de papel limpio es una fábrica de papel contenta.
7. Libro tras libro y revistas con fotos de inyección de tinta
Se puede, pero las revistas satinadas muy apiladas y los libros encuadernados exigen más capacidad cíclica de la trituradora. Con el servicio móvil no hay problema. Con una trituradora de oficina te atascas antes.
8. Papel carbón y viejo papel de calco
El carbón deja manchas negras en el pulper y puede bajar el grado de blancura del producto final. Para un reciclaje de negro sobre blanco de alta calidad esto es una desventaja. En las oficinas modernas el carbón ha desaparecido casi por completo, pero en archivos de más de 30 años todavía te lo encuentras.
La regla práctica. Todo lo que no sea papel o cartón no va en el contenedor de papel confidencial. ¿Dudas? Llámanos o ponlo aparte en una caja de «varios».
¿Qué sí, entonces?
- Papel y cartón con datos confidenciales. Con o sin grapas y clips.
- Documentos en fundas de plástico. Para la destrucción móvil in situ no hay problema, para la retirada fuera de sitio retira primero las fundas.
- Revistas hojeadas y boletines internos. Siempre que no tengan manchas de comida.
- Impresiones antiguas y borradores.
¿Qué haces con el resto?
- Pilas: punto de recogida Stibat (en cualquier supermercado), o en el punto limpio municipal.
- Memorias USB, tarjetas SD, HDD, SSD, discos ópticos, cintas LTO: entrégalo a un proveedor que ofrezca destrucción de hardware. Nosotros también lo hacemos, en la misma ruta que el papel.
- Teléfonos móviles: saneamiento aparte, porque contienen datos, batería y metal en uno. Lee sobre teléfonos móviles al final del leasing.
- Fundas de plástico y archivadores de anillas: flujo de residuos de empresa habitual o reciclaje.
Comunicación a los empleados
El etiquetado de la consola ayuda enormemente. Una fila clara de pictogramas de «sí» y «no» en la tapa funciona mejor que una nota impresa que nadie lee. A petición entregamos pegatinas con los iconos estándar. Un segundo consejo. Coloca un cubo amarillo aparte para pilas en algún punto central de la planta. La gente echa lo que tiene en la mano en el cubo más cercano. Dales un cubo mejor.
En caso de duda, llámanos
Si tu organización se encuentra en algún sitio una caja de «electrónica rara», casi siempre tenemos una vía de destrucción adecuada. Te ahorra un incidente con obligación de notificar y cuesta poco extra en la misma ruta. Una brecha de datos por una memoria USB perdida cumple el formulario de notificación de la AP. Lee sobre la obligación de notificar en 72 horas para ver lo que cuesta un incidente así en tiempo y atención.
Un solo proveedor para papel y hardware.
Combinamos la destrucción de papel con la destrucción de hardware en la misma ruta móvil. Un certificado, una ruta, sin riesgo de brecha de datos por una clasificación errónea.
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