Cierre de empresa: conservar o destruir el archivo
Quien deja de operar piensa en la ultima factura, en cancelar los contratos y en darse de baja en el registro mercantil. El archivo suele quedarse. Sin embargo, es la parte con la cola mas larga: parte de su documentacion debe conservarse durante anos tras el cierre, otra parte puede irse de inmediato y nada va al contenedor de papel. Esta guia muestra, punto por punto, que se queda, que se va y como destruir el resto de forma confidencial.
La respuesta rapida: su empresa ya no existe tras la baja, pero la obligacion de conservacion si. Conserva la contabilidad siete anos y los datos de inmuebles diez. Todo lo demas se elimina, de forma confidencial y con prueba. Si lo resuelve bien ahora, dentro de siete anos no tendra una caja llena de datos personales en el garaje.
La obligacion de conservacion no termina en el registro
El mayor error al cerrar una empresa es creer que todo acaba con la baja. Eso vale para la inscripcion, pero no para la contabilidad. La administracion tributaria puede inspeccionar hasta siete anos despues un periodo en el que usted aun operaba. Esa obligacion le acompana a su situacion de antiguo titular. Si no ha conservado los documentos, no puede rebatir una regularizacion o una sancion.
Para la mayoria de los documentos rige la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Para los datos sobre bienes inmuebles son diez anos, por ejemplo la compra de un local. Cuente el plazo desde el fin del ejercicio al que se refieren los documentos. Mas contexto en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Que debe conservar tras el cierre
Algunos elementos se mantienen hasta que expire el plazo, porque una ley lo exige. Es el nucleo de su contabilidad. Conserve estos documentos completos y localizables, en formato digital o en papel, para poder mostrarlo todo en una inspeccion o un litigio.
- El libro mayor, las cuentas anuales y las declaraciones.
- Las facturas de compra y venta y los extractos bancarios.
- La nomina y los datos del personal que estuvo empleado.
- Los contratos con efectos en curso, como garantias o postventa.
- Los datos de inmuebles, diez anos.
Si duda de si un documento entra en la obligacion, conservelo mejor un ano de mas que de menos. En caso de duda, consulte con su asesor o contable. Un resumen por tipo de documento esta en cuanto tiempo conservar los documentos.
Que puede eliminar de inmediato
No todo lleva una obligacion de conservacion. Copias de trabajo, impresiones duplicadas, presupuestos antiguos que nunca fueron pedido, borradores y material de marketing pueden eliminarse en cuanto para. Lo mismo con los documentos cuya finalidad caduco hace tiempo. Hacerlo de inmediato le deja solo el nucleo que realmente debe conservar.
Atencion a la diferencia entre eliminar y tirar. Los presupuestos antiguos y las listas de clientes tambien contienen a menudo datos personales. No van al contenedor de papel de la calle, sino a un contenedor cerrado que se destruye de forma confidencial. Eso vale sobre todo para todo lo que lleve un nombre, direccion, numero de identificacion o dato financiero.
Conservar o destruir, punto por punto
El resumen siguiente le ayuda a separar. Cuente cada plazo desde el fin del ejercicio.
| Elemento | Conservar o destruir | Plazo |
|---|---|---|
| Libro mayor, cuentas anuales, declaraciones | Conservar | 7 anos |
| Facturas de compra y venta, extractos bancarios | Conservar | 7 anos |
| Nomina | Conservar | 7 anos |
| Datos de inmuebles | Conservar | 10 anos |
| Expedientes de personal tras la baja | Conservar en parte | por elemento |
| Presupuestos antiguos, borradores, duplicados | Destruir confidencial | sin obligacion |
| Listas de clientes y ficheros de marketing | Destruir confidencial | finalidad caducada |
| Soportes de datos (portatiles, servidores, copias) | Borrar o destruir | al desechar |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Los expedientes de personal tienen plazos distintos por elemento, que encontrara en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Quien conserva el archivo tras la baja?
La respuesta depende de su forma juridica. En un empresario individual o una sociedad de personas, usted sigue siendo responsable personalmente de la documentacion, incluso tras la baja. La conserva en casa o en formato digital y se asegura de que este disponible en una inspeccion.
En una sociedad que se disuelve es distinto. La ley designa un depositario de los libros y documentos, normalmente el ultimo administrador. Esa persona conserva la contabilidad siete anos y es localizable si la administracion tributaria o un acreedor la reclama. Deje constancia de quien es ese depositario, para que no quede en el aire tras la disolucion. Si la disolucion pasa por una quiebra, lea quiebra: archivo al administrador concursal o destruccion.
No olvide los soportes de datos
Al cerrar una empresa desaparecen tambien los equipos. Portatiles, telefonos, un servidor, discos externos y cintas de copia antiguas contienen a menudo anos de datos de empresa y de clientes. Borrar un archivo y vaciar la papelera no basta, porque el dato queda en el disco y se recupera con software sencillo.
Si un equipo se vende o reutiliza, hagalo borrar a fondo. Si se desecha, la destruccion fisica del soporte es la opcion mas segura. Entregue esos soportes en la misma recogida que el papel, cada uno destruido al nivel correcto, y lo resuelve todo de una vez.
Como abordarlo en 6 pasos
- Inventarie el archivo completo, en papel y digital, y los soportes de datos.
- Separe el nucleo sujeto a la obligacion del resto.
- Designe un depositario para los documentos que deban quedar siete o diez anos.
- Reuna el resto en contenedores cerrados, no en el contenedor de papel.
- Haga destruir confidencialmente con un certificado como prueba.
- Anote las fechas de fin para saber cuando podran irse los documentos conservados.
Destruir confidencialmente con certificado
Los documentos sin obligacion de conservacion y los soportes de datos se destruyen de forma confidencial. Para un archivo de empresa con datos personales, un triturado fino es el punto de partida, porque suelen mezclarse datos de clientes y de personal. El material viaja precintado y sigue asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que hizo desaparecer los datos con cuidado. Conservelo con su ultima contabilidad. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Su empresa cierra y el archivo debe irse?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Tirarlo todo al darse de baja. La obligacion de conservacion sigue, incluso sin inscripcion.
- No designar depositario en una sociedad. Entonces nadie es localizable en una inspeccion.
- Sin triturar al contenedor de papel. Una base de clientes antigua en la calle es una brecha de datos notificable.
- Olvidar los soportes de datos. Un servidor o portatil antiguo con datos de clientes es un cabo suelto.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion mas adelante.
Preguntas frecuentes
Debo conservar la contabilidad si mi empresa cierra?
Si. La obligacion fiscal de conservacion de siete anos sigue vigente tras darse de baja en el registro mercantil. Conserva la documentacion como antiguo titular, aunque la empresa ya no exista.
Cuanto tiempo debo conservar la contabilidad tras el cierre?
La contabilidad basica siete anos y los datos sobre inmuebles diez anos, contados desde el fin del ejercicio. Solo despues puede destruirse todo de forma confidencial.
Quien es responsable del archivo tras la baja?
En un empresario individual o una sociedad de personas usted sigue siendo responsable como antiguo titular. En una sociedad disuelta, el depositario de los libros y documentos los conserva, normalmente el ultimo administrador.
Puedo tirar los datos antiguos de clientes al cerrar?
Los datos sin obligacion de conservacion pueden eliminarse, pero no al contenedor de papel. Los datos personales de clientes y personal deben destruirse de forma confidencial, con un certificado como prueba para el RGPD.
Conclusion
Cerrar una empresa no termina en el registro mercantil. Conserve el nucleo fiscal siete anos y los datos de inmuebles diez, designe un depositario y elimine el resto de forma confidencial. No olvide los soportes de datos y cierre cada destruccion con un certificado. Asi conserva exactamente lo que debe, el resto desaparece con seguridad y, dentro de unos anos, no tendra una montana de datos personales antiguos que ya nadie gestiona.
Lea tambien: quiebra: archivo al administrador concursal o destruccion, adquisicion de empresa y due diligence del archivo, cambio de forma juridica y su documentacion y reinicio tras quiebra: que archivo se lleva.
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