Quiebra, ¿archivo al administrador concursal o destruirlo?
Una quiebra es un acontecimiento caótico. Acreedores, trabajadores, clientes, proveedores, Hacienda. Todos prestan atención a la masa. En medio de ese ajetreo se subestima el archivo. Contabilidad, administración de clientes, expedientes de RR. HH., archivos de marketing, sistemas de IT. Lo que ocurre con todo ello no es un detalle. El Código Civil, la Faillissementswet (ley concursal neerlandesa) y el RGPD tienen cada uno algo que decir.
¿Qué dice la Faillissementswet?
Al declararse la quiebra, la gestión de la masa pasa al administrador concursal. El archivo forma parte de la masa, porque contiene información necesaria para la liquidación. Facturas, contratos, administración de deudores y acreedores. El administrador concursal tiene el derecho (y la obligación) de consultar esta información.
Para la obligación fiscal de conservación (AWR art. 52, BW art. 2:10) el plazo de 7 años sigue vigente, también tras la disolución de la persona jurídica. El administrador concursal es responsable de su cumplimiento durante el periodo de liquidación.
¿Qué dice el RGPD?
El papel de responsable del tratamiento cambia con la quiebra. Antes es el administrador de la sociedad. Durante la insolvencia, el administrador concursal, como representante legal de la masa, es formalmente responsable del cumplimiento. En la práctica esto significa lo siguiente.
- La protección de acceso al archivo debe mantenerse.
- Los datos personales de clientes/trabajadores/candidatos no pueden conservarse más tiempo del necesario.
- Al transferir el archivo a un comprador o a una empresa de relanzamiento, verificar la base del RGPD para la cesión.
- En la liquidación definitiva, eliminar el archivo según los plazos de conservación.
Las tres fases
Fase 1: Justo tras la declaración de quiebra
- El archivo permanece en su ubicación (oficina, almacén).
- El administrador concursal hace inventario.
- Los trabajadores (que por fin reciben su carta de despido) dejan de tener acceso temporalmente.
- De momento, sin destrucción. Primero inventariar lo necesario para la liquidación.
Fase 2: Durante la liquidación
- El administrador concursal consulta el archivo para el cobro, la junta de acreedores y las declaraciones fiscales.
- Posible relanzamiento o adquisición, el archivo puede transferirse al sucesor.
- Los expedientes de RR. HH. se usan para tramitar los procedimientos de despido.
- Correspondencia con clientes para litigios en curso.
Fase 3: Tras la liquidación
- Plazos de conservación aplicados, 7 años para lo fiscalmente relevante, menos para otras categorías.
- Destrucción de lo que ha superado el plazo.
- Transferencia al sucesor de la persona jurídica o destrucción definitiva.
El administrador concursal no es un archivero. Gestiona la masa, incluido el archivo, pero las decisiones prácticas sobre el archivo recaen a menudo en un especialista externo o en el comprador del relanzamiento.
Lo que NO se puede hacer durante la quiebra
- El administrador de la sociedad no puede destruir el archivo por su cuenta una vez declarada la quiebra. La gestión recae en el administrador concursal.
- Los trabajadores no pueden llevarse copias personales. Bajo el RGPD sería una brecha de datos.
- Venta de la lista de clientes sin base jurídica. La lista de clientes es un dato, no solo un activo. Su venta exige una valoración del RGPD.
- Cesión a personas no autorizadas. Los acreedores solo reciben lo que el administrador concursal considera necesario para el reparto de la deuda.
¿Qué hay que hacer a veces precisamente?
- Destruir a tiempo los expedientes de RR. HH. Los datos de candidaturas tienen plazos cortos. No conservarlos durante toda la liquidación.
- No conservar las imágenes de cámara innecesariamente. El ciclo de 4 semanas sigue siendo aplicable, lee el plazo de conservación de las imágenes de cámara.
- Cancelar las licencias en la nube dentro del plazo, y solicitar un certificado de eliminación de datos.
- Recopilar las memorias USB y el hardware suelto y destruirlo en la liquidación definitiva.
Método recomendado para el administrador concursal
- Inventaría el archivo completo (papel, digital, hardware).
- Determina qué categorías son necesarias para la liquidación.
- Conserva el mínimo necesario para el periodo de liquidación.
- Planifica la destrucción por fases, primero los plazos más cortos (candidaturas, marketing), el plazo de 7 años en último lugar.
- Realiza la destrucción de forma móvil en la ubicación, sin un eslabón de cadena adicional.
- Conserva los certificados en el expediente de liquidación.
En caso de relanzamiento o adquisición
Si la masa o una parte de ella es adquirida, el archivo acompaña a la actividad. Bajo el RGPD esto debe ir acompañado de lo siguiente.
- Transferencia por escrito (acta).
- Confirmación de que el adquirente actúa como nuevo responsable del tratamiento.
- Comunicación a los interesados (clientes, trabajadores) cuando la ley lo exija.
- Posibles solicitudes de «derecho al olvido» tras la transferencia bien gestionadas por el adquirente.
Para el contexto más amplio del archivo en operaciones de M&A, lee nuestro artículo sobre la due diligence del archivo en la adquisición de empresas.
El papel de la destrucción móvil en la quiebra
La quiebra suele ir acompañada de una rápida liquidación de la ubicación. La destrucción móvil in situ resulta entonces práctica.
- Sin transporte del archivo a una estación intermedia.
- Un único proveedor para papel y hardware.
- Certificado inmediato para el expediente del administrador concursal.
- Cadena corta en un periodo de organización inestable.
Destrucción móvil adaptada al administrador concursal.
Nos desplazamos a la ubicación, destruimos in situ y entregamos un certificado que puede ir directamente al expediente de liquidación.
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