Reinicio tras quiebra: que archivo se lleva?
En un reinicio compra activos de una quiebra, a menudo al administrador concursal. Existencias, maquinas, una marca y a veces las relaciones con clientes. Lo que se pasa por alto con facilidad es el lado de los datos: bases de clientes, datos de personal, expedientes antiguos y soportes llenos viajan con ello. Asumirlos sin plan supone heredar tambien los riesgos de la empresa en quiebra. Esta guia muestra que archivo asume y cual no, que permite el RGPD y como destruir el resto de forma confidencial.
La respuesta rapida: solo asume lo pactado en la transaccion de activos y lo que puede tratar bajo el RGPD. La contabilidad fiscal de la persona juridica en quiebra se queda con el administrador concursal. Asumir datos personales exige una base juridica y normalmente informar a los interesados. Todo lo que no necesita lo depura de inmediato de forma confidencial.
Un reinicio no es asumir automaticamente todos los datos
El mayor error es creer que con los activos recibe de oficio todos los datos y expedientes. No funciona asi. Un reinicio es una nueva empresa que compra ciertos activos. Lo que asume figura en el contrato de compra con el administrador concursal, y solo eso. La contabilidad de la persona juridica en quiebra permanece en la masa, gestionada por el administrador concursal. Como funciona ese lado, vea quiebra: archivo al administrador concursal o destruccion.
Trate por tanto el lado de los datos con el mismo cuidado que el resto de la operacion. Pacte de forma explicita que ficheros, expedientes y soportes vienen, y en que estado. Sin ese acuerdo, en la entrega de llaves recibe una montana de equipos y papel de la que nadie conoce el contenido ni el derecho de uso.
El lado RGPD: puede asumir la base de clientes?
Asumir datos de clientes y de personal es un tratamiento de datos personales, aunque sea a traves de una quiebra. Una quiebra no es una patente para usar sin reglas una base de clientes completa. Necesita una base juridica, y normalmente debe informar a los interesados de quien es ahora el responsable del tratamiento y con que finalidad usa los datos.
Si quiere dirigirse activamente a los clientes de la empresa en quiebra con ofertas, esa es una finalidad propia que exige su propio analisis. Incluya por tanto a los clientes que asume en su propio registro de actividades de tratamiento y describa base, finalidad y plazo de conservacion. Mas sobre ello en registro de actividades de tratamiento, archivo y destruccion. En caso de duda sobre los limites, consulte con un jurista de privacidad.
Que asume y que conserva el administrador concursal
El resumen siguiente le ayuda a separar el lado de los datos. Consigne los acuerdos en la transaccion de activos.
| Elemento | Asumir o no | Nota |
|---|---|---|
| Contratos de clientes en curso | Asumir si se cede | con base e informacion |
| Base de clientes para marketing | Solo con analisis propio | nueva finalidad |
| Expedientes de personal asumido | Asumir | por elemento |
| Contabilidad fiscal de la empresa en quiebra | Queda con el administrador concursal | masa |
| Expedientes antiguos sin finalidad | No asumir | evitar la carga |
| Soportes de la masa | Trasladar y proteger | resto borrar o destruir |
Use esto como orientacion. El reparto exacto depende del contrato de compra y de lo que entregue el administrador concursal.
No asuma la carga de datos de la empresa en quiebra
Una empresa en quiebra suele tener un archivo sin depurar durante anos. Carpetas llenas, expedientes de personal antiguos, datos de clientes caducados y pilas de papel que ya nadie mira. Si los asume sin criterio, su reinicio arranca con una montana de datos personales sin finalidad. Es justo la carga que no quiere heredar, porque si pasa a ser responsable de ella.
Limite por tanto la asuncion a lo que realmente necesita y para lo que tiene una base. Lo que quede fuera de eso, preferiblemente no lo asume. Si aun asi viene, por ejemplo porque esta fisicamente en el mismo sitio o el mismo servidor, depurelo de inmediato. Asi arranca limpio, y no con la herencia de otro.
Soportes y sistemas asumidos
En un reinicio suelen venir servidores, portatiles, telefonos y discos externos. Suelen contener una mezcla de datos que necesita y datos que no puede o no quiere usar. Traslade primero con cuidado lo que entra en la operacion a su propio entorno. Proteja ese entorno bien de inmediato, para que los datos asumidos esten en orden desde el primer dia.
Para los soportes con datos que no asume rige el mismo principio que en un desecho normal. Borrar un archivo no basta, porque el dato queda en el disco. Haga borrar o destruir esos soportes, para que no quede ningun dato personal antiguo sin gestionar en equipos que ahora son suyos. Como funciona, vea como se tritura un disco duro.
Como abordarlo en 6 pasos
- Consigne que ficheros, expedientes y soportes asume el reinicio.
- Compruebe la base para asumir datos de clientes y de personal.
- Informe a los interesados del nuevo responsable y de la finalidad.
- Traslade lo que necesita a un entorno propio bien protegido.
- Depure el resto que no asume, de forma confidencial y no al contenedor de papel.
- Borre o destruya los soportes con datos que no vienen.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes y soportes que no asume se destruyen de forma confidencial. Para material con datos de clientes y de personal, un triturado fino es el punto de partida. Viaja precintado y sigue asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada y nada puede filtrarse por el camino.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado demuestra que hizo desaparecer con cuidado los datos no asumidos, y que por tanto no sigue cargando con el lastre de la empresa en quiebra. Al depurar material de la masa, acuerde no obstante con el administrador concursal que esta permitido. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Le sobra una montana de datos antiguos en el reinicio?
Indiquenos que quiere depurar y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Creer que una quiebra es una patente. El RGPD se aplica plenamente al asumir datos.
- Asumir toda la base de clientes sin base juridica. Dirigirse activamente exige su propio analisis.
- No informar a los interesados. Clientes y personal deben saber quien gestiona ahora sus datos.
- Arrastrar la carga de datos. Los expedientes antiguos sin finalidad pasan a ser su responsabilidad.
- Reutilizar soportes sin borrar. Entonces hace funcionar los datos de otro en sus sistemas.
Preguntas frecuentes
Puedo asumir sin mas la base de clientes en un reinicio?
No sin mas. Asumir una base de clientes es un tratamiento de datos personales. Necesita una base juridica y normalmente debe informar a los interesados del nuevo responsable y de la finalidad.
Quien sigue siendo responsable de la contabilidad de la empresa en quiebra?
El administrador concursal gestiona la masa y la contabilidad de la persona juridica en quiebra. Esa contabilidad fiscal no pasa al reinicio. Solo asume lo pactado en la transaccion de activos.
Que hago con los datos asumidos que no necesito?
Los datos sin finalidad ni base no se conservan. Depurelos en cuanto lleguen, de forma confidencial y con un certificado, para no asumir la carga de datos de la empresa en quiebra.
Debo hacer borrar o destruir los soportes asumidos?
Traslade lo que necesita y proteja el resto. Los soportes con datos que no asume, hagalos borrar o destruir, para que no quede ningun dato personal antiguo sin gestionar.
Conclusion
Un reinicio tras quiebra es una oportunidad de arrancar limpio, pero solo si trata el lado de los datos con el mismo cuidado que el resto de la operacion. Asuma solo lo pactado y lo que puede tratar bajo el RGPD, informe a los interesados y deje la contabilidad de la empresa en quiebra con el administrador concursal. Lo que no necesita lo depura de inmediato de forma confidencial, de acuerdo con el administrador concursal, y lo cierra con un certificado. Asi hereda las oportunidades del reinicio sin la carga de datos de la quiebra.
Lea tambien: quiebra: archivo al administrador concursal o destruccion, adquisicion de empresa y due diligence del archivo, cierre de empresa: conservar o destruir el archivo y fusion: unir dos archivos.
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