10 momentos para destruir documentos de empresa
Destruir no es una tarea suelta que se hace una vez y se olvida, sino algo que vuelve en momentos fijos de la vida de una empresa. Cada vez que el archivo se mueve, aparece papel viejo que ya nadie necesita y que se convierte en un riesgo en cuanto se queda por ahi. Estos son los diez momentos en que corresponde una ronda de destruccion, con, para cada uno, en que fijarse y a que guia acudir.
La respuesta rapida. La destruccion corresponde en dos tipos de momento. De forma periodica, en cuanto termina un plazo de conservacion, y ante hechos que sacuden el archivo, de una mudanza a una quiebra. Quien tiene estos diez momentos en la agenda evita que las cajas se queden durante anos y mantiene el archivo en linea con el RGPD.
Momento 1. La mudanza de oficina
Una mudanza es el momento natural para no cargar con todo. Cada caja que traslada cuesta dinero y espacio, y los dossieres antiguos que ya nunca abre no merecen un lugar en el nuevo local. Antes de la mudanza, repase armario por armario lo que ha superado el plazo de conservacion y hagalo destruir de forma confidencial en vez de mudarlo. Asi empieza limpio y con un archivo mas pequeno y claro. Que se lleva y que no en una mudanza esta en una mudanza de oficina y que destruir.
Momento 2. La limpieza anual tras el fin del plazo de conservacion
El momento periodico fijo. Cada ano una tanda de dossieres supera su plazo de conservacion. Facturas de hace siete anos, contratos vencidos, documentos de personal antiguos. Sin un momento de limpieza fijo, todo eso se queda en su sitio y su archivo crece hasta convertirse en un monton que una brecha de datos pondria entero en la calle. Planifique una ronda periodica, por ejemplo una vez al ano, y destruya lo que ha superado el plazo. Si debe ser periodica o puntual esta en destruccion periodica o puntual.
Momento 3. Una adquisicion de empresa y la due diligence
En una adquisicion, su archivo pasa de repente a ser examinado por otros. En la revision de due diligence los asesores escarban en contratos, expedientes de personal y contabilidad, y tras el acuerdo debe quedar claro que recibe el comprador y que se queda. Los documentos duplicados, los dossieres vencidos y los datos que el comprador no necesita los hace destruir de forma confidencial en vez de transferirlos. Asi entrega un archivo limpio y limita lo que pasa de mano en mano. Como preparar el archivo esta en una adquisicion de empresa, archivo y due diligence.
Momento 4. Una fusion con archivos duplicados
Dos empresas que se unen aportan dos archivos, y casi siempre se solapan. El mismo cliente esta registrado dos veces, los mismos procedimientos existen en dos versiones y cada organizacion conservaba su propia contabilidad. Al unir, elige por categoria que version prevalece y hace destruir de forma confidencial los documentos duplicados. Si no lo hace, arrastra durante anos dos medios archivos en los que ya nadie encuentra el camino. La union y la limpieza estan en una fusion, unir y destruir archivos.
Momento 5. Quiebra o continuacion
Si una empresa quiebra, el administrador concursal asume la contabilidad y rigen sus propias reglas sobre lo que se conserva. En una continuacion se anade la cuestion de que datos puede asumir la nueva empresa y cuales deben irse de verdad. No todo puede pasar sin mas, y los datos personales exigen una base valida antes de migrar. Acuerde por tanto con el administrador que conserva y haga destruir el resto de forma demostrable. El reparto de papeles esta en quiebra, archivo, administrador concursal o destruccion.
Momento 6. Cambiar de forma juridica
Si convierte una empresa individual en una sociedad o cambia de otro modo de forma juridica, cambia mas que el nombre del membrete. Los membretes antiguos, las plantillas de contrato caducas, los poderes obsoletos y la contabilidad a nombre de la forma antigua ya no son validos. Conserve lo que exige la obligacion fiscal, pero haga destruir de forma confidencial el material obsoleto que solo genera confusion. Asi evita que circulen documentos que ya no se sostienen juridicamente y que datos antiguos anden por ahi sin necesidad.
Momento 7. El cese de actividad
Si para del todo, sigue la mayor limpieza. Parte de la contabilidad debe conservarla aun anos tras el cese por la obligacion fiscal, pero muchos otros documentos ya no tienen finalidad y no deberian acabar en el garaje de un antiguo empleado. Determine que debe conservar todavia y donde, y haga destruir el resto en una ronda de forma confidencial con prueba. Asi cierra con orden, sin cabos sueltos. Lo que queda y lo que puede irse esta en cierre de empresa y destruccion del archivo.
Momento 8. Baja y offboarding
Cada vez que un empleado se va, se libera un expediente. Parte del expediente de personal se conserva un periodo fijo, parte tenia un plazo mas corto y puede irse en la baja, y los datos de candidatura o las tarjetas de acceso desde luego no deben quedarse para siempre. Convierta el offboarding en un momento fijo para depurar el expediente, para no conservar, anos despues, un monton de documentos sin base. La checklist esta en el expediente de personal en la baja.
Momento 9. Tras digitalizar
Quien digitaliza el archivo suele pensar que el papel desaparece luego solo, pero justo se queda en su sitio. Mientras los originales esten en el desvan, tiene todo por duplicado y corre un riesgo doble. En cuanto el escaneo esta completo y comprobado y las reglas de conservacion lo permiten, hace destruir los originales de forma confidencial en vez de guardarlos junto a la version digital. Solo un punado de originales con base legal se conservan. Como digitalizar y luego destruir esta en digitalizar el archivo y luego destruir.
Momento 10. Tras una brecha de datos o incidente
Una brecha de datos muestra de forma dolorosa cuantos datos tenia en realidad en stock. Tras gestionar el incidente llega el momento de mirar que nunca deberia haber estado ahi y depurarlo, para que una proxima brecha alcance menos. La minimizacion de datos no es solo un principio previo, sino tambien una limpieza posterior. En la misma ronda lleve los soportes que ya no usa y hagalos destruir fisicamente. Asi convierte un incidente desagradable en una ocasion para volver a poner su archivo en orden.
Como convertirlos en momentos fijos en 5 pasos
- Anote la limpieza periodica en la agenda, al menos una vez al ano.
- Vincule los hechos a una checklist, de la mudanza al offboarding.
- Compruebe cada categoria frente al plazo de conservacion antes de destruir nada.
- Lleve los soportes de datos en la misma ronda que el papel.
- Solicite un certificado y anote cada ronda en su registro de tratamiento.
Planificar una ronda de destruccion?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoPreguntas frecuentes
Cuando debo hacer destruir documentos de empresa?
Por norma en dos tipos de momento. De forma periodica, en cuanto un plazo de conservacion termina y los datos han perdido su finalidad. Y ante hechos que ponen el archivo en movimiento, como una mudanza, una adquisicion, una fusion, una quiebra, un cierre de actividad o la salida de un empleado. Son los momentos en que aparecen mas desorden y mas riesgo.
Puedo depurar todo en una mudanza o adquisicion?
No, compruebe primero el plazo de conservacion. La contabilidad entra en la obligacion fiscal de siete anos y algunos documentos se conservan mas tiempo. Lo que ha superado el plazo y ya no sirve a una finalidad puede irse. En una adquisicion, ademas, el contrato decide que recibe el comprador y que destruye el vendedor de forma confidencial.
Es una brecha de datos motivo para destruir mas?
A menudo si. Tras un incidente suele verse que habia mas en stock del necesario. Una vez resuelto el asunto, depura los datos que ya no deberia haber conservado, para que una proxima brecha alcance menos. Esa limpieza forma parte de la minimizacion de datos.
Necesito un certificado en cada ronda de destruccion?
Para su propio expediente, si. El RGPD exige responsabilidad demostrable y sin certificado no puede mostrar que se destruyo, cuando y a que nivel. Solicite un certificado de destruccion en cada ronda y anote la destruccion en su registro de tratamiento.
Conclusion
Los diez momentos tienen un punto en comun. Todos son un punto de inflexion en el que el archivo cambia, y es justo entonces cuando conviene depurar en vez de posponer. Fije la limpieza anual en la agenda y vincule los hechos, de la mudanza a la brecha, a una ronda de destruccion fija. Compruebe el plazo de conservacion cada vez, lleve los soportes de datos y solicite un certificado como prueba. Asi su archivo se mantiene pequeno, actualizado y en linea con el RGPD.
Lea tambien: 7 errores al destruir documentos de empresa, que documentos puede destruir despues de 7 anos y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Quiere que recojamos documentos de empresa? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl. En unos minutos tiene un precio fijo, con certificado incluido como prueba.