Que documentos puede destruir despues de 7 anos? 12 ejemplos
La mayoria de la documentacion empresarial entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Una vez pasado ese plazo, puede destruir una gran parte de su archivo. Pero no todo. Algunas categorias tienen un plazo mas largo y los datos personales tienen sus propias reglas RGPD. Estos son doce ejemplos concretos de documentos que pueden irse tras siete anos, con los matices que conviene conocer antes de encender la trituradora.
La respuesta rapida. Conserva su contabilidad basica durante siete anos, contados desde el fin del ejercicio. Despues, la gran mayoria puede irse. La principal excepcion son los inmuebles, que conserva al menos nueve anos. Todo lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado. Mas sobre la base legal en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
1. Facturas de compra y venta
Las facturas son el nucleo de su contabilidad y entran por tanto plenamente en el plazo de siete anos. Tanto las facturas que emitio usted como las que recibio pueden destruirse una vez pasado ese plazo. Preste atencion unicamente a las facturas ligadas a una inversion inmobiliaria, porque a esas se aplica el plazo mas largo que aparece mas adelante en este articulo.
2. Extractos bancarios y comprobantes de pago
Los extractos bancarios respaldan sus asientos y forman parte de la contabilidad fiscal. Tras siete anos puede destruirlos, junto con los comprobantes de pago y los justificantes de domiciliacion asociados. Como los extractos contienen numeros de cuenta y saldos, se van de forma confidencial y no sueltos al contenedor de papel. Para el lado del particular, el enfoque esta en destruir extractos bancarios.
3. Libro mayor y cuentas anuales
El libro mayor, el balance de sumas y saldos y los asientos de diario subyacentes son la columna vertebral de su contabilidad. Entran en el mismo plazo de siete anos y pueden irse despues. Muchos empresarios conservan las cuentas anuales definitivas algo mas de tiempo por motivos historicos, pero tras siete anos ya no lo exige la administracion tributaria.
4. Nominas y recibos de salario
Los recibos de salario y la contabilidad de nominas asociada entran en la obligacion de conservacion, pero aqui hay un matiz. Una parte de los datos basicos de la nomina tiene un plazo de cinco anos, mientras que los recibos en si caben dentro de los siete anos fiscales. Compruebe este componente aparte antes de destruirlo. La explicacion completa esta en conservacion y destruccion de nominas.
5. Presupuestos y confirmaciones de pedido
Los presupuestos y confirmaciones de pedido que dieron lugar a un encargo forman parte de la contabilidad de ese encargo y siguen el plazo de siete anos. Los presupuestos que nunca prosperaron no tienen obligacion fiscal y pueden depurarse antes. Si contienen datos personales de un cliente potencial, no los conserve mas tiempo del necesario.
6. Contratos y acuerdos vencidos
Un contrato o acuerdo vencido puede en principio destruirse tras siete anos. Vigile no obstante el plazo de prescripcion. Para algunas obligaciones corre mas de siete anos, y ante un litigio en curso o inminente conserva el documento hasta que se resuelva. En caso de duda, conserve el propio acuerdo y destruya las copias sueltas.
7. Recibos y tickets de caja
Los recibos, tickets de caja y otros pequenos comprobantes de pago forman parte de su contabilidad y pueden irse tras siete anos. Rara vez contienen datos personales sensibles, pero junto con el resto de la contabilidad conviene destruirlos de una vez como volumen confidencial, para no pasar nada por alto.
8. Contabilidad de clientes y proveedores
Los estados de partidas pendientes y pagadas, los recordatorios y los acuerdos de pago entran en el plazo de siete anos. Despues puede destruirlos. Como esta contabilidad contiene nombres, importes y a veces el comportamiento de pago de los clientes, se va de forma confidencial. Un credito aun pendiente lo conserva, por supuesto, hasta su liquidacion.
9. Gestion de existencias y compras
La gestion de existencias, las ordenes de compra y los albaranes de recepcion respaldan sus cifras anuales y entran por tanto en la obligacion fiscal. Tras siete anos, esta contabilidad puede irse. Los sistemas de existencias digitales cuentan tambien, asi que depure igualmente las exportaciones y copias antiguas segun el mismo plazo.
10. Polizas de seguro tras su vencimiento
Conserva una poliza de seguro mientras corre la cobertura y mientras aun pueda surgir de ella una reclamacion o un litigio. Una vez vencida la poliza y liquidadas todas las reclamaciones, la documentacion puede irse tras el plazo de conservacion. Si sigue abierto un expediente de siniestro, conserve el expediente completo hasta su cierre definitivo.
11. Correspondencia sin obligacion de conservacion
La correspondencia comercial ordinaria sin interes fiscal ni juridico no tiene ninguna obligacion legal de conservacion. Las cartas, las impresiones de correos electronicos y las notas internas sin valor probatorio pueden depurarse en cuanto ya no las necesite. Si contienen datos personales, al contrario, no las depure demasiado tarde, porque el RGPD exige la limitacion de conservacion.
12. Borradores y ejemplares duplicados
Los borradores, las versiones de trabajo y las impresiones duplicadas de documentos que ya conserva en otro lugar no tienen valor de conservacion propio. Una vez registrado el documento definitivo, el volumen de borradores puede irse. Son justo estas copias sueltas las que a menudo quedan sin gestionar, asi que incluyalas por defecto en su volumen confidencial.
Atencion, estas categorias se conservan mas tiempo. Los datos relativos a inmuebles se conservan al menos nueve anos, y para la regularizacion del IVA el plazo sube a diez anos. Los datos basicos de la nomina tienen en parte un plazo de cinco anos. Un expediente de personal tiene sus propios plazos RGPD por componente, como se describe en el plazo de conservacion del expediente de personal bajo el RGPD. Compruebe siempre cada categoria aparte antes de destruir. En caso de duda, consulte con su asesor contable o la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Como abordarlo en 5 pasos
- Ordene por ejercicio y localice las cajas cuyo plazo de siete anos ha pasado.
- Aparte los inmuebles y conserve esos documentos al menos nueve anos.
- Compruebe nomina y personal segun sus propios plazos antes de destruirlos.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Hagalo destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Si duda sobre una categoria concreta, consulte el resumen practico cuanto tiempo conservar los documentos.
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Solicite un presupuestoPreguntas frecuentes
Que documentos puedo destruir despues de 7 anos?
La contabilidad basica cubierta por la obligacion fiscal, como las facturas de compra y venta, los extractos bancarios, el libro mayor, las cuentas anuales, los recibos y la contabilidad de clientes y proveedores. Puede destruirlos una vez pasados siete anos y sin un plazo mas largo ni un litigio en curso.
Hay documentos que deba conservar mas de 7 anos?
Si. Los datos relativos a inmuebles se conservan al menos nueve anos, y para la regularizacion del IVA hasta diez anos. Un expediente de personal tiene sus propios plazos RGPD por componente. Compruebe siempre esas categorias aparte antes de destruir nada.
Desde cuando cuenta el plazo de conservacion de 7 anos?
El plazo fiscal se cuenta desde el fin del ejercicio en que un documento perdio su interes actual. En la practica, una factura de 2018 solo puede destruirse tras el cierre de 2025. Cuente siempre desde el fin del ejercicio, no desde la fecha del documento.
Como destruyo documentos de forma segura despues de 7 anos?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. Reuna el papel en contenedores cerrados, hagalo recoger precintado y destruir al nivel DIN correcto y anote la destruccion en su registro de tratamiento.
Conclusion
Tras siete anos, la gran mayoria de su contabilidad empresarial puede irse, desde facturas y extractos bancarios hasta el libro mayor, los recibos y la contabilidad de clientes y proveedores. Tenga presentes, no obstante, las excepciones. Los inmuebles se conservan de nueve a diez anos, la nomina tiene en parte un plazo de cinco anos y un expediente de personal tiene sus propios plazos RGPD. Compruebe cada categoria antes de destruir, no depure ni demasiado pronto ni demasiado tarde, y haga destruir de forma confidencial, con un certificado como prueba, todo lo que pueda irse.
Lea tambien: 7 errores al destruir documentos de empresa, 10 momentos para destruir documentos de empresa y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
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