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Checklist de baja de un empleado: qué conservar, qué destruir y cuándo

9 de julio de 2026 · 12 min de lectura · DeSnipperaar

Cuando un empleado se marcha, el trabajo sobre el expediente de personal no se detiene. Es justo entonces cuando empieza una secuencia fija de pasos: decidir qué debe conservar todavía, qué puede irse de inmediato, recuperar los equipos, retirar los accesos y planificar una fecha de destrucción para el resto. Esta checklist de offboarding recorre esos pasos, para que bajo el RGPD no conserve nada demasiado tiempo ni tire nada demasiado pronto.

Muchos empleadores ya saben cómo destruir un expediente. Lo que falla más a menudo es el momento de la marcha en sí. El último salario está pagado, el portátil queda en un armario y la carpeta de papeles se desliza a una caja de archivo que se queda ahí años. Así conserva datos personales sin finalidad, que es justo lo que el RGPD no quiere.

Una comprobación rápida primero. ¿Puede responder sí a cada una de estas preguntas?

• ¿Conoce el plazo de conservación de cada parte del expediente?
• ¿Tiene de vuelta el portátil, el teléfono y las llaves de la empresa?
• ¿Se han retirado todas las cuentas y tarjetas de acceso?
• ¿Hay una fecha en la agenda en la que pueda destruirse el resto?
• ¿Recibirá un certificado como prueba de esa destrucción?

Si duda en algún punto, las secciones siguientes recorren todo el offboarding paso a paso.

El offboarding es más que cerrar un expediente

El offboarding es el conjunto de actuaciones en torno a la marcha de un empleado. Abarca el finiquito, el traspaso del trabajo, la recuperación de las pertenencias y la limpieza de los datos. Este artículo se centra en esa última parte, la vertiente de datos del expediente de personal. La destrucción en sí, es decir, qué nivel DIN y qué método, está en nuestro pilar sobre destruir el expediente de personal. Aquí se trata del método alrededor, para que el expediente se cierre en el momento y de la forma correctos.

Por qué compensa una checklist fija

Sin un método fijo, el offboarding depende de quien por casualidad se acuerde. En un periodo de mucho trabajo o con un compañero de RR. HH. que se marcha, un expediente queda entonces años sin tocar. El RGPD exige la limitación de la conservación, no guarda los datos personales más tiempo del necesario. Una checklist convierte ese deber en rutina. En cada baja sigue los mismos pasos, deja constancia de lo que hace y construye automáticamente la prueba de que actúa con cuidado. Eso se llama actuar de forma demostrable, y lee más sobre ello en la destrucción demostrable para el RGPD. Una checklist protege también contra el riesgo inverso, tirar demasiado pronto un documento que debe conservarse años. Así evita ambos errores con la misma rutina.

Paso 1: divida el expediente en partes

El mayor error de planteamiento es tratar el expediente de personal como un todo. No es un documento único con un plazo único, sino un conjunto de piezas que tienen cada una su propio plazo de conservación. Un contrato de trabajo cae bajo la obligación fiscal de conservación, un informe de evaluación bajo la limitación de la conservación del RGPD y una copia del documento de identidad bajo el impuesto sobre las rentas del trabajo. Si trata el expediente en bloque, conserva todo tanto tiempo como la pieza con el plazo más largo. Eso es justo demasiado para la mayor parte.

Divida por tanto el expediente en partes y anote, por parte, la fecha de fin del plazo. No tiene que ser un sistema complicado. Una breve lista por exempleado, con la fecha de baja como punto de partida, basta para saber luego qué puede irse cuándo.

Qué debe conservar y durante cuánto tiempo

Varias partes deben conservarse años tras la marcha, porque una ley lo exige. Las nóminas y los datos salariales caen bajo la obligación fiscal de conservación de siete años. La copia del documento de identidad la conserva cinco años tras el fin del contrato. Las declaraciones del impuesto sobre las rentas del trabajo y los datos sobre la reducción de retención pertenecen a esa misma categoría fiscal. Los datos de absentismo y de salud laboral suelen ir por el servicio de prevención y tienen su propio plazo.

La mayoría de los demás documentos de RR. HH., como la correspondencia, los informes de evaluación y las notas de revisión, puede conservarlos menos tiempo. En la práctica, unos dos años tras la marcha es lo habitual, porque hasta entonces aún puede enfrentarse a una reclamación o un conflicto. Los plazos exactos por parte están en nuestra guía rápida de plazos de conservación del RGPD. Lo importante es conocer el plazo por parte, porque conservar por si acaso no es una base válida bajo el RGPD.

Qué puede destruir de inmediato

No todo en el expediente tiene una obligación de conservación. Notas de trabajo, copias duplicadas, viejos borradores de contrato, impresiones que solo necesitaba temporalmente y documentos cuya finalidad ha cesado pueden ordenarse de inmediato en la baja. Lo mismo vale para datos de candidatos que acabaron en el expediente por error y cuyo plazo ya pasó. Al hacerlo enseguida mantiene el expediente fino y evita que viejas piezas viajen con él durante años.

Ordenar de inmediato no significa tirar al papel de reciclaje. Estas piezas también contienen datos personales y deben destruirse de forma confidencial. Reúnalas en una caja o contenedor sellado y entréguelas en una recogida, junto con las partes cuyo plazo expira más tarde.

La tabla conservar o destruir

El resumen siguiente ayuda con la división. Cuente el plazo cada vez desde el fin del contrato.

Parte	Conservar o destruir	Plazo
Nóminas y datos salariales	Conservar	7 años (conservación fiscal)
Copia del documento de identidad	Conservar	5 años
Declaración del impuesto sobre el trabajo	Conservar	5 años
Contrato de trabajo	Conservar	7 años (datos de nómina)
Informes de evaluación y revisión	Destruir tras el plazo	aprox. 2 años
Correspondencia y notas	Destruir tras el plazo	aprox. 2 años
Datos de absentismo y salud laboral	Conservar (vía servicio)	plazo propio
Notas de trabajo, borradores, copias duplicadas	Destruir de inmediato	sin obligación

Use esto como orientación, no como veredicto jurídico final. En caso de duda sobre una parte concreta, consulte a su gestor de nóminas o a su asesor de RR. HH.

Paso 2: recupere los equipos y soportes de datos

Un empleado que se marcha a menudo se lleva más que recuerdos. Un portátil de empresa, un teléfono, memorias USB, un disco externo, tarjetas de acceso y llaves deben volver antes del último día de trabajo. Haga de ello una lista de devolución fija y marque lo que ha entrado. Lo que falte es un cabo suelto en su seguridad.

En portátiles, teléfonos y memorias suele haber datos personales, correo y documentos. Si un equipo se reutiliza, lo hace borrar con cuidado antes de que lo reciba un empleado siguiente. Si no se reutiliza, destruir el soporte de datos es la opción más segura. Cómo funciona y cuánto cuesta está en triturar discos duros. Entregue sin problema los soportes en la misma recogida que el papel, cada uno destruido al nivel adecuado.

Paso 3: retire los accesos y las cuentas

Proteger los datos también es cerrar las puertas digitales. El último día de trabajo, retire las cuentas, bloquee el correo o ponga un reenvío para los mensajes profesionales y saque al empleado de las carpetas y sistemas compartidos. No olvide los accesos menos visibles, como una VPN, una app con sesión iniciada en un teléfono privado o una cuenta en un proveedor externo.

Esto pertenece al offboarding porque una cuenta olvidada es tanto riesgo como un expediente olvidado. Un exempleado que aún puede acceder a datos de clientes meses después es una brecha de datos a la espera. Deje constancia de qué accesos retiró y en qué fecha, para poder mostrar esta parte también.

Paso 4: planifique la fecha de destrucción por parte

Para las partes con obligación de conservación, el offboarding aún no ha terminado, esperan su fecha de fin. Ponga esa fecha enseguida en la agenda. Un enfoque práctico es un momento de destrucción anual fijo, en el que revisa todos los expedientes cuyo plazo expira ese año. Así ordenar se convierte en una ronda fija en lugar de una acción suelta en la que nadie piensa.

Vincule esa ronda a las fechas de baja anotadas en el paso 1. Sabe entonces cada año exactamente qué partes pueden irse. Una limpieza puntual, por ejemplo tras una reorganización con varias bajas a la vez, también es posible. Un ritmo fijo solo muestra una imagen más convincente en una inspección.

Paso 5: haga destruir de forma confidencial con certificado

Una vez expirado el plazo, destruye las piezas de forma confidencial. Para un expediente de personal eso significa al menos un triturado fino, porque a menudo contiene datos especiales como un número de identificación, una copia del documento de identidad o información médica del absentismo. El papel y los posibles soportes de datos van sellados y siguen así hasta la destrucción, para que la cadena esté cerrada.

Después recibe un certificado de destrucción con la fecha, la cantidad y el nivel. Conserve ese certificado en su expediente RGPD y anote la destrucción en su registro de actividades de tratamiento. Así cierra el offboarding con prueba en la mano. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a nivel nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.

La checklist de offboarding en 8 pasos

1. Divida el expediente en partes y anote, por parte, el plazo de conservación desde la fecha de baja.
2. Marque lo que debe conservar, como las nóminas (7 años) y la copia de identidad (5 años).
3. Ordene de inmediato lo que no tiene obligación de conservación, de forma confidencial y no al papel de reciclaje.
4. Recupere los equipos, portátil, teléfono, soportes de datos, tarjetas y llaves.
5. Retire todos los accesos y deje constancia de qué cuentas bloqueó.
6. Fije la fecha de destrucción por parte conservada en la agenda.
7. Haga destruir de forma confidencial una vez expirado el plazo.
8. Conserve el certificado y anote la destrucción en su registro de actividades de tratamiento.

Expedientes digitales y soportes de datos

Cada vez más expedientes de personal están en digital en un sistema de RR. HH. Los pasos siguen siendo los mismos, solo cambia la ejecución. Las piezas digitales también tienen un plazo de conservación y deben luego desaparecer de forma demostrable. Borrar un archivo y vaciar la papelera no basta, porque el dato sigue entonces en el disco. Solo con la sobrescritura o con la destrucción física del soporte es irreversible.

Tenga también presente que los datos personales de un empleado que se ha ido suelen estar en varios sitios, en el sistema de RR. HH., en copias de seguridad y en viejos dispositivos. Incluya esos sitios en su checklist, para no ordenar solo la carpeta visible sino cubrir todo el flujo. Combine además la vertiente digital y la de papel en una sola recogida, con un certificado que cubra ambos.

Errores frecuentes

• Conservar todo el expediente igual de tiempo. Conserva entonces la mayor parte demasiado tiempo.
• Tirar sin triturar. Una carpeta de personal al papel de reciclaje es una brecha de datos a notificar.
• Olvidar los equipos. Un teléfono o una memoria no devueltos son un cabo suelto.
• No planificar fecha de destrucción. Sin un momento en la agenda, el expediente queda años sin tocar.
• No conservar prueba. Sin certificado no puede mostrar que ordenó a tiempo.

Un ejemplo práctico

Imagine un empleado de una asesoría que se marcha tras cinco años. RR. HH. divide el expediente enseguida. El contrato de trabajo y las nóminas reciben una fecha de fin a siete años, la copia de identidad a cinco años. Los informes de evaluación y la correspondencia se van en unos dos años. Notas de trabajo y copias duplicadas desaparecen de inmediato en el contenedor de destrucción sellado. El portátil y el teléfono se devuelven y se borran, las cuentas se bloquean. Todas las fechas de fin están en la agenda, vinculadas a la ronda de destrucción anual. Dos años después, las piezas expiradas van en una recogida sellada y vuelve un certificado que va al expediente RGPD. En una inspección, la asesoría muestra en unos minutos que cada parte se gestionó limpiamente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo destruir todo el expediente de personal en cuanto alguien se marcha?

No. Una parte debe conservarse durante años, como las nóminas siete años y la copia del documento de identidad cinco años. Solo las partes sin obligación de conservación pueden destruirse de inmediato.

¿Cuánto tiempo debo conservar un expediente de personal tras la baja?

Varía por parte. Nóminas y datos fiscales siete años, copia del documento de identidad cinco años y la mayoría de los documentos de RR. HH. unos dos años tras el fin del contrato.

¿Qué puedo destruir de inmediato en el offboarding?

Notas de trabajo, copias duplicadas, borradores y documentos sin obligación legal de conservación cuya finalidad ha cesado. Lo hace de forma confidencial, no en el papel de reciclaje.

¿Debo recuperar los equipos y soportes de datos en la baja?

Sí. Portátil, teléfono, memorias USB, tarjetas de acceso y llaves deben volver antes del último día de trabajo. Los soportes con datos personales se destruyen si no se reutilizan.

¿Cómo pruebo que ordené bien el expediente?

Con un certificado de destrucción por recogida y una anotación en su registro de actividades de tratamiento. Así muestra en una inspección que destruyó a tiempo y al nivel adecuado.

Conclusión

Gestionar un expediente de personal tras la baja de un empleado no es una tarea suelta sino una secuencia fija de pasos. Divida el expediente en partes, conserve lo que debe quedarse, ordene de inmediato lo que puede irse, recupere los equipos, retire los accesos y planifique la destrucción del resto. Cierre cada ronda con un certificado y una anotación en su registro. Así nunca conserva demasiado tiempo, nunca tira demasiado pronto y se planta con prueba en la mano en una inspección o una brecha.

Lea también: el pilar sobre destruir el expediente de personal, además de cuánto tiempo conservar un expediente de personal, conservación y destrucción de datos de candidatos y conservación y destrucción de nóminas.

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