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Expedientes de candidatos tras un rechazo o el fin de una mediación

3 de diciembre de 2025 · 6 min de lectura · DeSnipperaar

Una agencia de trabajo temporal trata de cientos a miles de expedientes de candidatos al año. Ni mucho menos todos acaban en un encargo. ¿Qué hace con el CV, el informe de assessment, la carta de motivación, la copia del DNI y el documento de screening de alguien a quien no coloca o cuya mediación se detiene? El RGPD tiene aquí un marco claro, pero su aplicación en la práctica suele ser desordenada.

Este artículo explica cuánto tiempo puede conservar cada cosa, cuándo el consentimiento prolonga el plazo, y cómo integra la destrucción en la rutina de la oficina.

La directriz de las cuatro semanas

La autoridad neerlandesa de protección de datos (AP) maneja como directriz que los datos de candidatura de candidatos rechazados se destruyan en las cuatro semanas siguientes a la finalización del proceso. No es un plazo legal estricto, sino una concreción del principio de limitación de conservación (RGPD art. 5.1.e). Cuatro semanas dan a un candidato rechazado margen para recurrir la decisión o pedir feedback.

Para una agencia de trabajo temporal, el «fin del proceso» no siempre está claro. En una agencia que mantiene a personas en una base de datos para contactarlas activamente más tarde, el «fin» llega solo en el momento en que decide retirar al candidato de su bolsa o cuando el candidato se da de baja él mismo.

Prolongación con consentimiento hasta un año

Si quiere conservar a un candidato más tiempo para posibles vacantes futuras, debe pedir para ello un consentimiento inequívoco. Un consentimiento válido:

• Es libre, específico, informado e inequívoco.
• Puede retirarse en cualquier momento con la misma facilidad con la que se ha dado.
• Se acredita en su administración (quién, cuándo, por qué canal).

La práctica habitual es un plazo de conservación de máximo un año con consentimiento. Después, volver a preguntar si el candidato quiere permanecer en la base de datos. Vea también nuestro aide-mémoire de plazos de conservación del RGPD para otros tipos de documento.

¿Qué va en el expediente del candidato?

Un expediente de candidato completo en una agencia de trabajo temporal contiene a menudo:

• CV y carta de motivación.
• Formulario de candidatura con datos personales.
• Copia del DNI (si ya se solicitó para el screening o la colocación).
• Resultados de tests: competencia lingüística, cálculo, personalidad, variantes Cito, informe psicológico.
• Certificado de antecedentes (VOG).
• Informes de referencias y notas de entrevistas.
• Correspondencia por correo electrónico o por correo postal.

Para cada una de estas piezas se aplica la regla de las cuatro semanas en caso de rechazo, o el plazo más largo con consentimiento.

Fin de la mediación para candidatos colocados

Para los candidatos que sí han sido colocados y que ya no se ceden activamente, se aplican otros plazos. Los contratos laborales, las nóminas y los registros de horas entran en la obligación fiscal de conservación de siete años. La copia del DNI se elimina dos años tras el cese. La parte del candidato (assessment, puntuaciones de tests, informe de entrevista) que no entra en la administración salarial la destruye al final de la relación laboral, salvo que pueda dar otra justificación para ello.

Usted no es un museo. Conserve solo lo que necesita para un fin concreto y revise cada año si ese fin sigue existiendo.

Resultados de tests e informes de assessment

Los informes de assessment contienen a menudo información de comportamiento, puntuaciones cognitivas y a veces interpretaciones psicológicas. Tal información no entra en las categorías especiales del RGPD, pero es sensible y exige cuidado adicional. Limite el acceso dentro de su organización, no conserve más de lo necesario, y destruya al final del fin de manera certificable.

Screening y VOG

El VOG lo expide públicamente Justis y no contiene datos penales como tales, pero sí información personal. Conserve el VOG mientras el candidato esté activo y destrúyalo al cese junto con la copia del DNI. Si trabaja para clientes del sector sanitario o de la enseñanza y el rescreening periódico es obligatorio, trabaje con fechas de caducidad en su sistema de RH.

Destruir digitalmente también es destruir

El RGPD no distingue entre papel y digital para la obligación de destrucción. Si un CV está en su plataforma de reclutamiento, en su archivo de correo y en el portátil del reclutador, lo destruye en los tres sitios. Esto exige procedimientos claros y, para agencias más pequeñas, una ronda de limpieza anual.

Destrucción móvil de papel en la oficina

Muchas agencias mantienen por razones prácticas una administración en papel paralela, sobre todo para firmas, copias de DNI impresas y viejos documentos de screening. Para ese flujo la destrucción móvil es una solución tranquila. Una vez por trimestre o por año el camión triturador viene a su oficina, el papel pasa por las cuchillas en el sitio a DIN 66399 P-5, el certificado llega de inmediato. Sin cajas viajando de ubicación en ubicación, sin riesgo de transporte.

Proceso en tres pasos

1. Separe a la entrada: qué documentos pertenecen al proceso, cuáles a la colocación, cuáles a la administración salarial.
2. Establezca un ritmo de destrucción por flujo (proceso: mensual, colocación: anual, salario: a plazo).
3. Documente en su registro de tratamientos quién destruye qué y cuándo, y conserve los certificados como prueba.

¿Trabaja como agencia de trabajo temporal y quiere una revisión práctica de limpieza? Vea nuestra página para agencias de trabajo temporal y payroll.