Centros de formacion: destruir datos de participantes
Un centro de formacion trata los datos de cada participante. Nombre y direccion, inscripciones, registro de asistencia y de progreso, pruebas y evaluaciones, certificados expedidos y la facturacion. Una parte entra en la obligacion fiscal de conservacion, una parte se conserva mientras un participante pueda recurrir a ella y una parte debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como hacerlo destruir de forma confidencial.
La respuesta rapida. La facturacion entra en los siete anos fiscales. El registro de asistencia y de progreso se conserva mientras sea necesario para el programa y una posible reclamacion. Las pruebas y evaluaciones se depuran en cuanto la evaluacion es definitiva. De los certificados expedidos mantiene un resumen verificable. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado de destruccion.
Dos marcos que se cruzan
En un centro de formacion se cruzan dos cosas. La obligacion fiscal le obliga a conservar su administracion durante siete anos, incluidas las facturas y los datos de pago de participantes y clientes. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion fiscal fija el minimo para la administracion, el RGPD el maximo para el resto del expediente del participante.
Trate por tanto los datos de participantes por tipo. Una factura no tiene el mismo estatus que una lista de asistencia, y un resultado de prueba tiene un estatus distinto que un certificado expedido. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo. Quien conserva todo durante anos sin distincion acumula una montana creciente de datos personales sin base valida.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin del programa.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y administracion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Inscripcion y datos de contacto | Hasta la finalizacion y fiscal | ligado a la finalidad + 7 anos |
| Registro de asistencia y de progreso | Mientras sea necesario para el programa | ligado a la finalidad |
| Pruebas y evaluaciones | Hasta evaluacion definitiva | depurar tras el plazo de recurso |
| Certificados y diplomas expedidos | Resumen verificable | mientras el participante recurra |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de los acuerdos con sus clientes o de un sello de calidad que le sea aplicable. En caso de duda, consulte con su asociacion sectorial o su asesor de privacidad. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos, y un resumen completo por tipo de documento esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Asistencia y progreso, una conservacion ligada a la finalidad
Las listas de asistencia y el registro de progreso forman parte del propio programa. Los necesita para determinar si un participante ha cumplido los requisitos y para poder fundamentar un certificado. Mientras esa finalidad dure, los conserva. En cuanto el programa ha terminado y ya no hay reclamacion ni recurso en juego, la base decae y los depura. Las listas de asistencia con firmas son datos personales y no deben quedarse anos en un cajon simplemente porque existen.
Si trabaja por encargo de un empleador, fija de antemano quien puede conservar que datos y durante cuanto tiempo. El resultado de una formacion puede ser relevante para el empleador, pero eso no le obliga automaticamente a conservar el expediente completo. Quien quiera precisar el papel de los datos de participantes junto a los datos de personal encontrara apoyo en el enfoque para conservar y destruir los datos de candidatos.
Certificados, pruebas y evaluaciones
Un certificado o diploma expedido es una prueba valiosa para el participante. Mantenga por tanto un resumen verificable de quien ha obtenido que certificado, mientras los participantes puedan razonablemente recurrir a el. Ese resumen es algo distinto de las pruebas, los desarrollos y las evaluaciones subyacentes. Estos se depuran antes, en cuanto la evaluacion es definitiva y ha vencido el plazo de recurso. Las preguntas de examen, las hojas de respuestas cumplimentadas y las evaluaciones intermedias ya no tienen despues ninguna finalidad.
La logica se parece a la de la ensenanza. Un colegio conserva los datos esenciales de forma limitada y depura los expedientes tras el plazo legal, como se describe en los expedientes de alumnos y el plazo de conservacion de 5 anos. Tambien una autoescuela separa la administracion de los datos sueltos de alumnos, como se ve en las autoescuelas que destruyen los datos de alumnos. Para un centro de formacion rige la misma linea. Mantenga verificable la prueba documental, depure el material de trabajo a tiempo.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en administracion, inscripcion, asistencia, pruebas y certificados.
- Conserve la administracion siete anos segun la obligacion fiscal.
- Mantenga la asistencia y el progreso mientras el programa y una reclamacion lo exijan.
- Depure las pruebas y evaluaciones en cuanto la evaluacion es definitiva.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de participantes se destruyen de forma confidencial, porque contienen nombres, datos de contacto, resultados y a veces datos sensibles. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Una administracion de cursos antigua en un portatil o una copia de seguridad con listas de participantes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de participantes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar indefinidamente las listas de participantes. Tras la finalizacion y el plazo fiscal, la finalidad decae.
- Mantener las pruebas y los desarrollos. Tras una evaluacion definitiva ya no tienen base.
- Tratar las listas de asistencia como papel de borrador. Las firmas son datos personales.
- Tirar sin triturar. Un expediente de participante en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un centro de formacion los datos de participantes?
La facturacion entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El registro de asistencia y de progreso se conserva mientras sea necesario para el programa y una posible reclamacion. Los demas datos de participantes no se conservan mas tiempo del necesario para la formacion y su liquidacion.
Debo conservar los certificados y diplomas expedidos?
Mantenga un resumen verificable de quien ha obtenido que certificado, mientras los participantes puedan recurrir a el. Las pruebas y evaluaciones subyacentes se depuran antes, en cuanto el programa ha terminado y ya no hay recurso en juego.
Cuanto tiempo conservo las pruebas y evaluaciones?
Los resultados de las pruebas y las evaluaciones se conservan hasta que la evaluacion es definitiva y ha vencido un plazo de reclamacion o recurso. Despues la finalidad decae y las depura de forma confidencial.
Como destruyo los datos de participantes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un centro de formacion trabaja con las inscripciones, la asistencia, las pruebas, las evaluaciones y los certificados de cada participante, entre una obligacion fiscal y el RGPD. Conserve la administracion siete anos, mantenga la asistencia y el progreso mientras el programa lo exija y depure las pruebas en cuanto la evaluacion es definitiva. De los certificados mantiene un resumen verificable. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus participantes.
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