Servicio de recogida de papel para destrucción confidencial: cómo funciona
Un servicio de recogida de papel recoge su papel confidencial sellado en su propia dirección y lo destruye al nivel DIN adecuado. No tiene que llevar nada usted mismo y conserva un certificado como prueba. Toda la cadena de la recogida a la destrucción está cerrada, para que nadie pueda acceder a él por el camino.
Muchas empresas y particulares saben que el papel confidencial no va con el papel usado, pero dudan sobre la forma más segura de deshacerse de él. Un servicio de recogida se encarga de eso. En este artículo lee exactamente cómo funciona ese servicio, por qué la recogida es más segura que la entrega, cómo se asegura la cadena y qué prueba conserva.
¿Qué es un servicio de recogida de papel?
Un servicio de recogida de papel es un servicio que recoge su papel confidencial en su dirección y después lo destruye. En lugar de conducir usted mismo a un lugar de destrucción, el proveedor va a usted. El papel va sellado y se hace ilegible al nivel DIN acordado. Después recibe un certificado. La gran diferencia con una recogida de residuos corriente es la combinación de una cadena segura y una prueba demostrable.
¿Qué hace confidencial a un servicio de recogida?
No toda recogida de papel es confidencial. La diferencia está en tres cosas, una recogida cerrada, una cadena segura y una prueba demostrable. El papel confidencial va en un contenedor o bolsa cerrada, no en un contenedor abierto. Durante el transporte permanece sellado, para que nadie pueda acceder. Y tras la destrucción recibe un certificado al nivel DIN adecuado. Una recogida de papel usado corriente no ofrece ninguna de esas tres cosas y por eso no es adecuada para documentos con datos personales.
¿Por qué recogida en lugar de entrega?
Llevarlo uno mismo parece barato, pero tiene riesgos. Por el camino el papel queda sin vigilancia en su coche. En un punto de recogida no obtiene certificado. Un servicio de recogida le quita el trabajo y el riesgo de encima. Deja las cajas preparadas, el resto se organiza. Eso ahorra tiempo y mantiene además los datos bajo control en todo momento, porque el papel permanece sellado desde el momento de la recogida hasta la destrucción. En DeSnipperaar todo gira en torno a esa idea de recogida.
¿Cómo funciona el servicio de recogida paso a paso?
- Solicitud. Indica cuánto papel tiene y en qué dirección. Recibe un precio fijo.
- Planificación. Elige una fecha y franja de recogida que le venga bien.
- Recogida. Vamos a su dirección y nos llevamos el papel sellado.
- Destrucción. El papel se destruye al nivel DIN adecuado y después se recicla.
- Certificado. Recibe un certificado de destrucción para su expediente.
Cómo funciona la destrucción está en triturar papel.
La cadena: de la recogida al certificado
Lo más importante de un servicio de recogida confidencial es la cadena cerrada. Desde el momento en que se recoge el papel hasta que se destruye, permanece bajo control. No hay momentos intermedios en que alguien pueda acceder sin más a los documentos. Esa cadena se llama también cadena de custodia, una serie continua de pasos en los que el papel siempre está gestionado. Más sobre cómo se articula esa cadena en la cadena de custodia del archivo a la trituradora. El certificado al final es la pieza de cierre, deja constancia de que la cadena se siguió correctamente.
Transporte sellado
Para los documentos sensibles, el papel va sellado. Eso significa que está en un contenedor o bolsa cerrada a la que nadie puede acceder por el camino. Así evita que los documentos se vean o se lleven durante el transporte. La diferencia con un contenedor abierto puesto en la calle es grande, porque con un contenedor abierto cualquiera puede mirar dentro. Más sobre la diferencia entre recogida cerrada y abierta en contenedores cerrados frente a cajas abiertas.
El contenedor cerrado en la oficina
Para las empresas con un flujo de papel continuo, un contenedor cerrado en la oficina es la solución más práctica. El contenedor está en un lugar central, por ejemplo junto a la impresora o el correo. Los empleados depositan en él sus documentos confidenciales. Como el contenedor está cerrado, nadie puede acceder entretanto. Periódicamente, el contenedor se recoge y se vacía, tras lo cual recupera un contenedor vacío y un certificado por el papel destruido. Así la destrucción confidencial se vuelve una parte fija de la jornada, sin esfuerzo para nadie.
¿Recogida puntual o periódica?
Un servicio de recogida funciona de dos formas. Para una limpieza puntual, por ejemplo tras una mudanza o un cierre anual, planifica una recogida única sin contrato. Si produce papel confidencial de forma continua, coloca un contenedor cerrado en la oficina que se vacía periódicamente, por ejemplo cada mes o trimestre. Los empleados depositan sus documentos confidenciales directamente en ese contenedor, en lugar de la papelera. Así el flujo se mantiene bien organizado sin que nadie tenga que pensarlo cada vez.
¿Qué puede hacer recoger?
- Archivo en papel, carpetas y expedientes, incluidas anillas y fundas.
- Expedientes de personal y de clientes con datos de nómina, números de identificación y copias de documentos de identidad.
- Contabilidad cuyo plazo de conservación pasó.
- Correo confidencial y contratos con información sensible.
- Soportes de datos como viejas memorias USB y discos duros, en la misma recogida.
No tiene que desembalar nada. Grapas, clips y carpetas pueden ir directamente. Qué cuenta exactamente como confidencial está en destruir documentos confidenciales.
¿Qué nivel DIN es necesario?
La norma DIN 66399 fija la finura con que debe triturarse el papel. Cuanto más sensibles los datos, más pequeñas las partículas.
| Nivel | Tamaño de partícula | Adecuado para |
|---|---|---|
| P-2 | Tiras | Impresos generales sin datos |
| P-4 | Partículas pequeñas | Documentos con datos personales |
| P-5 | Partículas muy pequeñas | Números de identificación, datos médicos y especiales |
Para documentos de oficina corrientes, el P-4 es el mínimo práctico. Para números de identificación y expedientes médicos, el P-5 es lo indicado. Indica en la solicitud qué tipo de papel tiene, y recibe el nivel adecuado.
Lo que exige el RGPD
Un servicio de recogida le ayuda a cumplir el RGPD. El artículo 5 exige la limitación de la conservación, no guarda los datos personales más tiempo del necesario. El artículo 32 exige medidas adecuadas para proteger esos datos, hasta que queden destruidos de forma ilegible. Tirarlo sin triturar es una brecha de datos, que en un caso grave comunica en 72 horas a la autoridad de protección de datos. Con un servicio de recogida y un certificado puede demostrar que actuó con cuidado.
Demostrable en una auditoría
En una auditoría o una inspección de la autoridad de protección de datos se pregunta a menudo cómo trata los datos personales, también al final de su vida. Un servicio de recogida con certificado da una respuesta clara a eso. Muestra que el papel confidencial se recogió sellado y se destruyó al nivel adecuado, con la fecha y la cantidad en el certificado. Eso es justo el tipo de prueba que un auditor quiere ver. Sin esa prueba queda en su palabra, con un certificado tiene un documento.
¿Cuánto cuesta un servicio de recogida de papel?
Paga un precio fijo por caja o contenedor, desde unos 30 euros por la primera caja. Para volúmenes mayores un contenedor por peso sale más barato. En un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam no hay gastos de desplazamiento. El desglose completo del precio con ejemplos está en cuánto cuesta la destrucción de archivos. Así sabe exactamente a qué atenerse de antemano.
¿En qué zona se hace la recogida?
Recogemos papel en Ámsterdam y los alrededores en un radio de 20 km, sin gastos de desplazamiento. Piense en Amstelveen, Diemen, Zaandam y Hoofddorp. Más sobre la zona de trabajo y las localidades que cubrimos en la destrucción de papel en Ámsterdam y alrededores. Si su dirección está justo fuera de la zona, indique su código postal y miramos qué es posible.
Soportes de datos en la misma recogida
Una limpieza rara vez se detiene en el papel. En el mismo armario suele haber viejos discos duros, memorias USB o un portátil amortizado. Borrar un archivo no elimina de verdad esos datos y en un SSD el borrado por software no es fiable. Para mayor seguridad hace falta la destrucción física del soporte. La ventaja práctica de un servicio de recogida es que papel y soportes de datos pueden ir a la vez, cada uno destruido a su propio nivel, con los números de serie en el certificado. Así solo paga una vez la recogida.
Una trituradora corriente frente a un servicio de recogida
Una trituradora de oficina parece práctica, pero es lenta, se atasca con cajas enteras y rara vez alcanza un nivel DIN alto. Además no aporta certificado, que es justamente su prueba. Para unas pocas hojas al día su propio aparato está bien, pero en cuanto se trata de volumen, un servicio de recogida es más rápido, seguro y demostrable. Ahorra además tiempo, porque no tiene que triturar horas usted mismo ni vaciar aparatos atascados.
El certificado de destrucción
Tras cada recogida recibe un certificado de destrucción con la fecha, la cantidad y el nivel DIN aplicado. Ese documento es su prueba ante la autoridad de protección de datos, un auditor o un cliente que pregunta qué pasó con sus datos. Es la pieza de cierre de la cadena segura. Consérvelo al menos 5 años en su expediente RGPD.
¿Para quién es el servicio de recogida?
El servicio de recogida es para cualquiera con papel confidencial. Una oficina pyme que ordena su documentación, una consulta con viejos expedientes de pacientes, una asociación que vacía su local o un particular que gestiona una herencia. Particulares y empresas pagan las mismas tarifas. El procedimiento es el mismo para todos, recogida, destrucción al nivel adecuado y un certificado como prueba.
También para particulares
El servicio de recogida no es solo para empresas. Los particulares también pueden hacer recoger su archivo personal sellado, por ejemplo tras una mudanza o el vaciado de una vivienda. Los documentos sensibles que se liberan entonces, como extractos bancarios y cartas con un número de identidad, merecen la misma cadena segura que el papel profesional. Paga la misma tarifa y recibe el mismo certificado.
Errores frecuentes
- Llevar uno mismo el papel confidencial. Por el camino queda sin vigilancia. Además le falta un certificado.
- Usar un contenedor abierto. Con un contenedor abierto cualquiera puede mirar dentro, elija un contenedor cerrado.
- No pedir certificado. Sin prueba se queda con las manos vacías en una inspección.
- Esperar demasiado. Un armario a rebosar es innecesario y conservar demasiado tiempo es en sí una infracción.
Un ejemplo práctico
Imagine una oficina pyme que produce cada mes una pila de papel confidencial, de presupuestos a datos de clientes. En lugar de acumularlo todo hasta una gran limpieza, la oficina coloca un contenedor cerrado. Los empleados depositan en él sus documentos confidenciales directamente. Una vez por trimestre el contenedor se recoge y vacía, sellado y destruido al nivel adecuado. La oficina recibe cada vez un certificado que va al expediente RGPD. Nadie tiene que pensar más en ello. En una auditoría la prueba está disponible de inmediato.
Consejos prácticos
- Elija un contenedor cerrado en lugar de un contenedor abierto.
- Entregue los soportes de datos en la misma recogida.
- Pregunte el nivel DIN y hágalo constar en el certificado.
- Guarde el certificado al menos cinco años en su expediente RGPD.
Resuelto en 4 pasos
- Indique su volumen y dirección en la solicitud.
- Reciba un precio fijo de antemano, sin desplazamiento en un radio de 20 km.
- Hágalo recoger sellado y destruir al nivel DIN adecuado.
- Guarde el certificado como prueba en su expediente.
¿Organizar un servicio de recogida de papel?
Indique cuánto papel tiene y en qué dirección. Recibe un precio fijo en 5 minutos, lo recogemos sellado y recibe un certificado. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam.
Solicitar presupuestoPreguntas frecuentes
¿Qué es un servicio de recogida de papel?
Un servicio de recogida de papel recoge su papel confidencial en su propia dirección y lo destruye al nivel DIN adecuado. No tiene que llevar nada usted mismo y recibe un certificado de destrucción.
¿Es un servicio de recogida más seguro que llevarlo uno mismo?
Sí. El papel va sellado y toda la cadena de la recogida a la destrucción está cerrada. Conserva la prueba en forma de certificado.
¿Puedo hacer recoger de forma puntual o periódica?
Ambas. Una recogida puntual es posible sin contrato. Para un flujo continuo coloca un contenedor cerrado que se vacía periódicamente.
¿Cuánto cuesta un servicio de recogida de papel?
Paga un precio fijo por caja o contenedor, desde unos 30 euros por la primera caja. En un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam no hay gastos de desplazamiento.
Conclusión
Un servicio de recogida de papel es la forma más segura de hacer destruir papel confidencial. Lo recogemos sellado en su dirección, mantenemos la cadena cerrada hasta la destrucción y recibe un certificado como prueba. No tiene que llevar nada usted mismo y puede mostrar en cada inspección que trata los datos con cuidado. Tanto si ordena de forma puntual como si vacía un contenedor fijo, el mismo enfoque seguro funciona para ambos. Así mantiene su archivo ordenado con seguridad y de forma demostrable, año tras año.
¿Listo para un servicio de recogida a medida? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl o lea dónde puede destruir papel.