Coaches y psicologos: destruir actas de sesiones
Un coach, psicologo o terapeuta trabaja con lo que las personas menos comparten con otros: lo que les preocupa, su estres, relaciones, miedos y a veces un diagnostico. Las actas de sesiones y los expedientes de clientes contienen por tanto datos muy sensibles, a menudo bajo una fuerte confidencialidad. Ademas, el plazo de conservacion varia mucho: un psicologo sanitario colegiado entra en un largo plazo legal, un coach no. Esta guia muestra que conserva y como destruir los expedientes de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal. Para un psicologo sanitario colegiado rige una ley de tratamiento medico con veinte anos. Un coach sin titulo medico conserva las actas hasta un plazo fijo tras la finalizacion. Como los expedientes son muy sensibles y estan bajo confidencialidad, los destruye a un nivel fino, con un certificado.
Por que las actas de sesiones son muy sensibles
Un acta de sesion trata del mundo interior de un cliente: pensamientos, sentimientos, sucesos y a veces un diagnostico psicologico. Es justo el tipo de informacion que alguien no anota en ningun otro sitio. Para un psicologo sanitario colegiado son datos de salud, datos de categoria especial con las reglas mas estrictas. Para un coach sin titulo medico a menudo no es un dato de salud formal, pero si informacion muy sensible que exige el mismo cuidado.
El RGPD exige la limitacion de conservacion y un nivel de seguridad adecuado. No conserve el expediente mas tiempo del plazo aplicable y destruyalo de modo que nada quede reconstruible. La confidencialidad que regia durante el acompanamiento rige tambien a su fin.
Plazos de conservacion: psicologo sanitario o coach
El plazo depende mucho de su rol. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la finalizacion del proceso.
| Situacion | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Expediente de un psicologo sanitario colegiado | Ley de tratamiento medico | 20 anos |
| Actas de un coach (sin titulo medico) | Politica y reglas profesionales | plazo tras finalizacion |
| Datos de salud o de diagnostico | Datos de categoria especial | destruir fino |
| Admision y datos de contacto | Mientras el proceso corre | + plazo |
| Notas de trabajo y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Si es un psicologo sanitario colegiado, rige la ley de tratamiento medico, como se describe en la conservacion de 20 anos de los expedientes de pacientes. Si no lo es, fije el plazo en su propia politica. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Sepa que regimen le aplica
El mayor error es suponer que a todos les aplica el mismo plazo. Un psicologo sanitario colegiado entra en la ley de tratamiento medico y conserva el expediente en principio veinte anos. Un life coach, coach profesional o terapeuta no colegiado no entra en ella y fija el plazo el mismo, acorde con la sensibilidad de los datos y posibles reglas profesionales. Sepa por tanto que regimen le aplica antes de destruir nada, para no tirar demasiado pronto ni conservar innecesariamente mucho tiempo.
La confidencialidad hasta la destruccion
El coaching y la terapia se sostienen sobre la confianza. Lo que un cliente comparte se queda dentro de la sesion, a menudo recogido en un acuerdo o codigo profesional. Esa confidencialidad se prolonga hasta la depuracion y destruccion del expediente. Un acta de sesion nunca tiene su lugar en el contenedor de papel ordinario ni en una papelera compartida. Trate las partes mas sensibles aparte y destruyalas a un nivel fino una vez expirado el plazo.
Como abordarlo en 6 pasos
- Determine su regimen: psicologo sanitario colegiado, o coach con su propia politica.
- Divida el expediente en contabilidad, actas de sesiones y datos sensibles.
- Depure las notas de trabajo sin obligacion, de forma confidencial y de inmediato.
- Evalue por expediente si el proceso ha finalizado y el plazo ha expirado.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de clientes se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque contienen datos muy sensibles y a veces medicos. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador antiguo o una copia con expedientes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que respeto la confidencialidad hasta el final. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir expedientes de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Creer que aplica un plazo unico. Los psicologos sanitarios colegiados entran en la ley de tratamiento medico (20 anos), los coaches no.
- Destruir demasiado pronto como colegiado. El plazo legal es largo y vinculante.
- Olvidar la confidencialidad al depurar. La confidencialidad rige hasta la destruccion.
- Tirar sin triturar. Un acta de sesion en la calle es una grave brecha de datos.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un coach o psicologo las actas de sesiones?
La contabilidad entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Para un psicologo sanitario colegiado rige una ley de tratamiento medico con un plazo de veinte anos. Un coach sin titulo medico conserva las actas hasta un plazo fijo tras la finalizacion, segun su politica y reglas profesionales.
Entran las actas de sesiones en los datos de categoria especial?
A menudo si. Las actas sobre salud mental, estres, adiccion o relaciones son datos sensibles y a veces datos de salud. Trate el expediente con cuidado extra y destruyalo a un nivel fino.
Rige un deber de confidencialidad para el coaching?
Si. Lo que un cliente comparte en una sesion es confidencial, a menudo recogido en un acuerdo o codigo profesional. Esa confidencialidad se prolonga hasta la depuracion y destruccion del expediente.
Como destruyo expedientes de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un coach o psicologo trabaja con los datos mas sensibles que existen, bajo una fuerte confidencialidad. Sepa que regimen le aplica: un psicologo sanitario colegiado conserva el expediente veinte anos bajo la ley de tratamiento medico, un coach fija el plazo el mismo. Conserve la contabilidad siete anos, trate los datos de salud y de diagnostico aparte y evalue por expediente si el plazo ha expirado. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi mantiene la confianza de sus clientes hasta el final.
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