Gimnasios y fitness: destruir datos de socios
Un gimnasio o club de fitness trata mas datos sensibles de lo que parece: datos de contacto y de pago para la domiciliacion, pero tambien formularios de admision con preguntas sobre lesiones, problemas cardiacos y medicacion. Esas preguntas de salud convierten parte del expediente del socio en datos de categoria especial. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad y las domiciliaciones se conservan siete anos por la obligacion fiscal. El expediente de socio se conserva mientras dura la membresia y un breve periodo despues. Un formulario de admision con preguntas de salud es un dato especial que trata aparte. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Por que un gimnasio trata datos de salud
Un gimnasio parece un negocio sencillo, pero en la admision pronto se trata de salud. Un PAR-Q o formulario de admision pregunta por lesiones, problemas cardiovasculares, medicacion y a veces un objetivo como adelgazar o rehabilitarse. Son datos de salud, y bajo el RGPD son datos de categoria especial con reglas mas estrictas. Ademas trata datos de pago para la domiciliacion, lo que hace el expediente tambien sensible en lo financiero.
El RGPD exige la limitacion de conservacion. No conserve las preguntas de salud mas tiempo del necesario para una supervision segura, y depurelas en cuanto esa finalidad haya decaido. Solo la contabilidad fiscal tiene un plazo fijo de siete anos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin de la membresia.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Domiciliaciones y datos de pago | Ligado a la contabilidad | 7 anos |
| Contrato de membresia | Mientras dura la membresia | + breve periodo |
| Formulario de admision con preguntas de salud | Datos de categoria especial | destruir fino |
| Datos de entrenamiento y progreso | Mientras hay supervision | ligado a la finalidad |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. En caso de duda sobre un expediente concreto, consulte con su delegado de proteccion de datos o asesor. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Formularios de admision y preguntas de salud
El formulario de admision es la parte mas sensible del expediente del socio. Las preguntas sobre lesiones, problemas cardiacos o medicacion son datos de salud y deben protegerse aparte, accesibles solo para quien realiza la supervision. En cuanto un socio se da de baja o la finalidad de la admision ha sido servida, esta informacion debe desaparecer a un nivel fino. Asi evita que el expediente entero herede el plazo mas largo de su parte mas sensible.
Fijese tambien en los formularios de admision en papel que quedan en el mostrador o en un archivador. Contienen los mismos datos sensibles y deben destruirse de forma confidencial despues, no al contenedor de papel.
Socios dados de baja y abonos de prueba
Los gimnasios tienen mucha rotacion: clases de prueba, pases de dia y bajas. Los datos de todas esas personas suelen quedarse en el sistema, mucho despues de que se hayan ido. Para un socio dado de baja, solo la contabilidad fiscal debe conservarse siete anos. El resto, como los datos de contacto, el formulario de admision y los datos de entrenamiento, se depura en cuanto la membresia ha terminado y ya no hay finalidad. Conservar para enviar algun dia una oferta no es un motivo valido sin consentimiento.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida el expediente en contabilidad, contrato, datos de salud y datos de entrenamiento.
- Trate el formulario de admision aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Evalue por socio si la membresia ha terminado y el breve periodo ha pasado.
- Depure los datos de prueba y pase de dia sin finalidad, de forma confidencial y de inmediato.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los expedientes de socios se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de salud y de pago. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de gestion de socios antiguo o una copia tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de socios?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los datos de socios dados de baja por si acaso. Tras el fin de la membresia, la finalidad decae.
- Tratar el formulario de admision como papel ordinario. Las preguntas de salud son datos especiales.
- Dejar los datos de prueba y pase de dia en el sistema. Sin finalidad deben depurarse.
- Tirar sin triturar. Un formulario de admision en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un gimnasio los datos de socios?
La contabilidad y las domiciliaciones entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El expediente de socio se conserva mientras dura la membresia y un breve periodo despues, tras lo cual puede irse.
Es un formulario de admision con preguntas de salud un dato especial?
Si. Las preguntas sobre lesiones, problemas cardiacos o medicacion en una admision o PAR-Q son datos de salud y por tanto datos de categoria especial. Tratelos aparte y destruyalos a un nivel fino en cuanto dejan de ser necesarios.
Cuanto tiempo conservo los datos de un socio dado de baja?
Solo la contabilidad fiscal se conserva siete anos. Los demas datos, como los de contacto y el formulario de admision, se depuran en cuanto la membresia ha terminado y ya no hay finalidad.
Como destruyo expedientes de gimnasio conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un gimnasio trata datos de salud y de pago de muchos socios, con mucha rotacion. Conserve la contabilidad siete anos, conserve el expediente de socio mientras dura la membresia y poco despues, y trate el formulario de admision con preguntas de salud aparte. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi no conserva nada demasiado tiempo y protege los datos de salud de sus socios.
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