Spa y bienestar: destruir datos de clientes
Un spa o centro de bienestar trata mas datos sensibles de lo que parece. Junto a los datos de socios y clientes y los datos de pago, a menudo registra preguntas de salud y preferencias de tratamiento, desde la tension y el embarazo hasta problemas de piel y lesiones. Una parte entra en la obligacion fiscal, otra son datos de categoria especial que exigen cuidado extra. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial con un certificado.
La respuesta rapida: la facturacion entra en los siete anos fiscales, los datos de socios y clientes no se conservan mas tiempo del necesario para la suscripcion. Las preguntas de salud y preferencias de tratamiento son sensibles y se depuran cuanto antes. Las camaras solo tienen lugar fuera de los vestuarios y salas de sauna. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Que datos trata un centro de bienestar
La administracion de un spa o sauna va mas alla de simples nombres y direcciones. Gestiona suscripciones y abonos, citas para masajes y tratamientos, datos de pago y mandatos de domiciliacion, y para muchos tratamientos tambien un breve cuestionario de salud. Esa ultima categoria lo cambia todo. En cuanto pregunta por el corazon y la tension, el embarazo, la medicacion o las afecciones cutaneas, trata datos de salud, y eso son datos de categoria especial.
Trate por tanto los datos por tipo. Un dato de pago no tiene el mismo estatus que un formulario de admision con preguntas de salud. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo. Encuentra el mismo enfoque en sectores proximos como los salones de belleza y los gimnasios y fitness, que tambien trabajan con suscripciones y preguntas de salud.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el fin de la suscripcion o el tratamiento.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y contabilidad | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Abono y mandato de domiciliacion | Hasta el fin y fiscal | ligado a la finalidad + 7 anos |
| Datos de socios y clientes | Limitacion de conservacion | mientras sea socio, luego depurar |
| Citas de masajes y tratamientos | Hasta liquidacion | ligado a la finalidad |
| Preguntas de salud y preferencias | Especiales, limitacion | el menor tiempo posible |
| Imagenes de camara en la entrada | Seguridad | unas semanas |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de su propia valoracion. Mas detalle por tipo de documento esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD y en la guia sobre cuanto tiempo conservar los documentos.
Preguntas de salud y preferencias de tratamiento
Para un masaje seguro, una visita a la sauna tras una operacion o un tratamiento con calor, a veces pregunta por la salud de un cliente. Es prudente, pero convierte los datos en sensibles. Una nota sobre un embarazo, una afeccion cardiaca, una alergia o una lesion reciente entra en los datos de categoria especial, y esos merecen una proteccion reforzada. Recoja solo lo necesario para el tratamiento, uselo solo para eso y depurelo en cuanto se cumpla la finalidad.
No conserve ese formulario de admision durante anos por si el cliente vuelve. En una proxima visita repite la pregunta, porque una situacion de salud cambia. Mantenga las preguntas de salud aparte de la administracion ordinaria de forma reconocible, para poder depurarlas de manera dirigida sin tener que conservar toda la ficha de cliente.
Abonos, datos de pago y citas
Las suscripciones y abonos traen consigo datos de pago y mandatos de domiciliacion. Esos entran en la contabilidad fiscal de siete anos, contados desde el fin del ejercicio. La ficha de cliente en si se conserva mientras alguien sea socio. En cuanto una suscripcion termina y no hay pago pendiente ni litigio, la base para conservar los datos personales decae y depura la ficha. Las citas sueltas para masajes y tratamientos se conservan hasta su liquidacion, tras lo cual desaparecen.
Camaras solo fuera de los vestuarios y salas de sauna
La seguridad en la entrada o recepcion puede ser legitima, pero en un centro de bienestar los limites son nitidos. En vestuarios, duchas y salas de sauna no puede haber ninguna camara, porque alli la captura de imagen invade demasiado la privacidad. Las camaras solo se permiten fuera de esos espacios, con una finalidad claramente anunciada y un plazo de conservacion corto de unas semanas por lo general. Despues borra las imagenes. Como fijar un plazo de conservacion para la imagen y destruir las grabaciones esta en la guia sobre la conservacion y destruccion de imagenes de videovigilancia.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, abono, ficha de cliente y preguntas de salud.
- Limite las preguntas de salud a lo que exige un tratamiento seguro.
- Mantenga los formularios de admision aparte y depurelos en cuanto se cumpla la finalidad.
- Conserve la contabilidad siete anos y el resto ligado a la finalidad.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de clientes y de salud se destruyen de forma confidencial, porque contienen informacion de identidad, de pago y de salud. Los formularios de admision en papel, las fichas de cliente caducadas y los soportes antiguos viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de recepcion antiguo o una copia con ficheros de socios tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los formularios de admision durante anos. Una situacion de salud cambia, repita la pregunta en una nueva visita.
- Tratar las preguntas de salud como papel ordinario. Exigen cuidado extra y almacenamiento separado.
- Una camara en el vestuario o la sala de sauna. No esta permitido, por bienintencionado que sea.
- Guardar fichas de antiguos socios. Tras la suscripcion, la finalidad decae.
- Tirar sin triturar. Un cuestionario de salud en la calle es una brecha de datos notificable.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un spa o centro de bienestar los datos de socios y clientes?
La facturacion y los datos de pago entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los datos de socios y clientes y las citas no se conservan mas tiempo del necesario para la suscripcion y su liquidacion. En cuanto una suscripcion termina y no hay asuntos abiertos, depura la ficha de cliente.
Son las preguntas de salud y preferencias de tratamiento datos de categoria especial?
A menudo si. Una pregunta sobre corazon y tension, embarazo, problemas de piel o lesiones toca la salud, y eso son datos de categoria especial. Recoja solo lo necesario para un tratamiento seguro, mantengalo aparte y depurelo en cuanto se cumpla la finalidad.
Puedo colocar camaras en el vestuario o la sauna?
No. En vestuarios, duchas y salas de sauna no puede haber ninguna camara, ya que eso invade demasiado la privacidad. Las camaras solo se permiten fuera de esos espacios, en una entrada o recepcion, con un plazo de conservacion corto de unas semanas por lo general.
Como destruyo datos de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. Los formularios de admision en papel y los soportes antiguos viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion. Anota la destruccion en su registro de tratamiento como prueba.
Conclusion
Un spa o centro de bienestar trabaja con datos de identidad, de pago y de salud de cada cliente, entre la obligacion fiscal y el RGPD. Conserve la contabilidad siete anos, mantenga los datos de socios y clientes mientras alguien sea socio y sea prudente con las preguntas de salud y preferencias de tratamiento. Las camaras solo tienen lugar fuera de los vestuarios y salas de sauna con un plazo corto. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi protege los datos de sus clientes y cumple el RGPD.
Lea tambien: cines y teatros: destruir datos de visitantes, parques de atracciones: destruir datos de visitantes, casinos y salones de juego: destruir datos de clientes y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Quiere que recojamos datos de clientes? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl. En unos minutos tiene un precio fijo, con certificado incluido como prueba.