Salones de belleza: destruir datos de clientes
Un salon de belleza o centro de unas lleva una ficha de muchos clientes, y a menudo contiene mas que un nombre y una cita: afecciones cutaneas, alergias, medicacion, a veces un embarazo y fotos de tratamiento. Esa informacion de salud convierte parte de la ficha del cliente en datos de categoria especial. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal. La ficha de cliente con datos de piel y alergias se conserva mientras el cliente esta en tratamiento y un breve periodo despues. Las fotos de tratamiento solo las usa con consentimiento. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Por que una ficha de cliente contiene datos de salud
Un tratamiento de belleza exige informacion sobre la piel y la salud del cliente. Para un peeling, un tratamiento facial o una depilacion con cera anota alergias, afecciones cutaneas, medicacion y a veces un embarazo, porque influyen en lo que es seguro. Son datos de salud y por tanto datos de categoria especial bajo el RGPD, con reglas mas estrictas. Eso hace una ficha de cliente mas sensible que una lista de clientes ordinaria.
El RGPD exige la limitacion de conservacion y una proteccion reforzada de los datos de salud. No conserve los datos mas tiempo del necesario para el tratamiento y el seguimiento, y depurelos despues. Solo la contabilidad fiscal tiene un plazo fijo de siete anos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el ultimo tratamiento.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Ficha de cliente con datos de piel y alergias | Datos de categoria especial | ligado a la finalidad, destruir fino |
| Historial de tratamientos | Mientras el cliente esta en tratamiento | + breve periodo |
| Fotos de antes y despues | Solo con consentimiento | mientras valga el consentimiento |
| Citas y datos de contacto | Mientras hay relacion | ligado a la finalidad |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Fije el plazo de conservacion de la ficha de cliente en su propia politica. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Tratar los datos de piel y alergias aparte
La parte de la ficha de cliente con los datos de piel y alergias es la mas sensible. Mantengala aparte de forma reconocible, permitala solo a quien realiza el tratamiento y destruyala a un nivel fino una vez que el cliente ya no viene y no hay motivo. Asi evita que una ficha de cliente antigua con datos de salud quede anos en un fichero. Las peluquerias y salones tratan datos comparables, como lee en peluquerias y salones: destruccion de datos.
Fotos de tratamiento y consentimiento
Las fotos de antes y despues son populares para mostrar resultados, pero muestran a una persona reconocible y a veces una afeccion cutanea. Uselas solo con el consentimiento del cliente y limitelo a la finalidad acordada, como el historial de tratamientos o, con consentimiento aparte, su portafolio. Si un cliente retira el consentimiento, elimina las fotos. Como gestionar las fotos de retrato, vea fotografos: destruir fotos de clientes y retratos.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, ficha de cliente, datos de salud y fotos.
- Trate los datos de piel y alergias aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Use las fotos de tratamiento solo con consentimiento y depurelas al retirarse.
- Evalue por cliente si la relacion de tratamiento ha terminado y el breve periodo ha pasado.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Las fichas de clientes se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque contienen datos de salud y a veces fotos. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de salon antiguo o una copia con fichas y fotos tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir fichas de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar fichas de clientes antiguas por si acaso. Tras el fin de la relacion de tratamiento, la finalidad decae.
- Tratar los datos de piel y alergias como papel ordinario. Son datos sensibles.
- Usar las fotos de tratamiento sin consentimiento. Portafolio y redes sociales exigen consentimiento.
- Tirar sin triturar. Una ficha de cliente con datos de salud en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un salon de belleza una ficha de cliente?
La contabilidad entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. La ficha de cliente con datos de piel y alergias se conserva mientras el cliente esta en tratamiento y un breve periodo despues, tras lo cual puede irse.
Son datos sensibles los datos de piel y alergias?
Si. La informacion sobre afecciones cutaneas, alergias, medicacion o embarazo en una ficha de cliente es un dato de salud y por tanto un dato de categoria especial. Tratelo aparte y destruyalo a un nivel fino.
Puedo conservar fotos de antes y despues de un tratamiento?
Solo con consentimiento. Las fotos de tratamiento muestran a una persona reconocible y a veces una afeccion cutanea. Uselas solo para la finalidad acordada y depurelas en cuanto esa finalidad decae o se retira el consentimiento.
Como destruyo datos de clientes conforme al RGPD?
De forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un salon de belleza o centro de unas trata, mediante la ficha de cliente, datos de salud y a veces fotos de tratamiento. Conserve la contabilidad siete anos, conserve la ficha de cliente mientras el cliente esta en tratamiento y poco despues, y trate los datos de piel y alergias aparte. Use las fotos solo con consentimiento. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi protege los datos de salud de sus clientes.
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