Estudios de tatuaje y piercing: destruir consentimientos
Un estudio de tatuaje o piercing hace que cada cliente rellene un formulario de consentimiento, y ese formulario contiene mas informacion sensible de lo que parece: nombre y fecha de nacimiento, pero tambien preguntas sobre alergias, medicacion, embarazo y enfermedades de la sangre. Son datos de salud y por tanto datos de categoria especial. En menores se anade el consentimiento de los padres. Esta guia muestra cuanto tiempo conserva esos formularios y como destruirlos de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad se conserva siete anos por la obligacion fiscal. El formulario de consentimiento con preguntas de salud se conserva mientras haya un motivo, como el seguimiento o una posible reclamacion, y se depura de forma confidencial despues. Como los formularios contienen datos de salud, los destruye a un nivel fino, con un certificado como prueba.
Por que un formulario de consentimiento es sensible
Un formulario de consentimiento no es una simple firma. Antes de que intervenga una aguja, el estudio pregunta por la salud del cliente: alergias, medicacion, problemas cardiovasculares, diabetes, embarazo y a veces enfermedades de la sangre contagiosas. Esa informacion es necesaria para trabajar con seguridad, pero son datos de salud y por tanto datos de categoria especial bajo el RGPD, con reglas mas estrictas. Eso hace el formulario mas sensible que un formulario de cliente ordinario.
El RGPD exige la limitacion de conservacion y una proteccion reforzada de los datos de salud. No conserve el formulario mas tiempo del necesario para el seguimiento o una posible reclamacion, y destruyalo despues de modo que nada quede reconstruible.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el tratamiento.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad y facturacion | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Formulario de consentimiento con preguntas de salud | Seguimiento y posible reclamacion | ligado a la finalidad, destruir fino |
| Consentimiento de los padres (menor) | Proteccion reforzada | destruir fino |
| Fotos del resultado | Solo con consentimiento | mientras valga el consentimiento |
| Instrucciones de seguimiento y contacto | Mientras hay seguimiento | ligado a la finalidad |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. Fije el plazo de conservacion del formulario en su propia politica. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Tratar las preguntas de salud aparte
La parte del formulario con las preguntas de salud es la mas sensible. Mantengala aparte de forma reconocible, permitala solo a quien realiza el tratamiento y destruyala a un nivel fino una vez desaparecido el motivo para conservarla. Asi evita que un formulario con una firma y una declaracion de salud quede anos sin gestionar en un cajon. Las fotos del resultado solo las usa con consentimiento, igual que trabaja un fotografo, como lee en fotografos: destruir fotos de clientes y retratos.
Menores y consentimiento de los padres
Rigen reglas mas estrictas para un piercing o tatuaje en un menor, y a menudo se necesita el consentimiento de los padres. Los datos que trata en ese caso, incluidos los del nino y los padres, gozan de proteccion reforzada bajo el RGPD. No los conserve mas tiempo del necesario y destruyalos con cuidado a un nivel fino. Trate esta parte aparte, para poder depurarla de forma dirigida en cuanto desaparezca el motivo para conservarla.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, formulario de consentimiento, consentimiento de los padres y fotos.
- Trate las preguntas de salud aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Use las fotos solo con consentimiento y depurelas al retirarse.
- Evalue por formulario si el periodo de seguimiento y el plazo de reclamacion han pasado.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los formularios de consentimiento se destruyen de forma confidencial a un nivel fino, porque contienen datos de salud. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador de estudio antiguo o una copia con datos de clientes y fotos tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir formularios de consentimiento?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos a un nivel DIN fino y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los formularios de consentimiento durante anos. Tras el seguimiento y el plazo de reclamacion, la finalidad decae.
- Tratar las preguntas de salud como papel ordinario. Son datos sensibles.
- Usar las fotos sin consentimiento. Portafolio y redes sociales exigen consentimiento.
- Tirar sin triturar. Un formulario con datos de salud en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva un estudio de tatuaje un formulario de consentimiento?
La contabilidad entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El formulario de consentimiento con preguntas de salud se conserva mientras haya un motivo, como el seguimiento o una reclamacion, y se depura de forma confidencial despues.
Son datos sensibles las preguntas de salud de un formulario de consentimiento?
Si. Las preguntas sobre alergias, medicacion, embarazo o enfermedades de la sangre son datos de salud y por tanto datos de categoria especial. Exigen proteccion reforzada y destruccion a un nivel fino.
Rigen reglas adicionales para menores?
Si. Rigen reglas mas estrictas para un piercing o tatuaje en un menor y a veces se necesita el consentimiento de los padres. Esos datos de ninos gozan de proteccion reforzada y deben conservarse y destruirse con cuidado.
Como destruyo formularios de consentimiento conforme al RGPD?
De forma confidencial y a un nivel fino, con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un estudio de tatuaje o piercing trata, mediante el formulario de consentimiento, datos de salud, y en menores tambien el consentimiento de los padres. Conserve la contabilidad siete anos, conserve el formulario mientras haya seguimiento o riesgo de reclamacion y trate las preguntas de salud aparte. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial a un nivel fino, con un certificado como prueba. Asi protege los datos de salud de sus clientes y trabaja de forma demostrable y correcta.
Lea tambien: gimnasios y fitness: destruir datos de socios, salones de belleza: destruir datos de clientes, coaches y psicologos: destruir actas de sesiones y la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Quiere que recojamos formularios de consentimiento? Solicite un presupuesto en desnipperaar.nl. En unos minutos tiene un precio fijo, con certificado incluido como prueba.