Destruir papeles de trabajo NBA: ¿qué se puede eliminar tras 7 años?
Cada primavera llega a las asesorías contables el mismo momento. El ejercicio cuyo plazo fiscal de conservación vence. Siete años de papeles de trabajo, memorandos de auditoría, balances de sumas y saldos y correspondencia con clientes esperan para su eliminación. Pero ¿qué se puede eliminar realmente y qué debe permanecer aún? Este artículo ordena el marco a partir del art. 52 de la AWR, las normas profesionales de la NBA y el art. 5.1.e del RGPD.
Escrito para el responsable de despacho, el compliance officer y el departamento técnico de las prácticas contables pequeñas y medianas.
El límite de los 7 años en la AWR
El art. 52 de la AWR obliga a los sujetos a la obligación de llevar contabilidad a conservar su administración durante siete años. Para el contable esto se aplica por partida doble. Primero para la administración propia, después como obligación derivada del expediente del cliente en el que figuran documentos fiscalmente relevantes. Tras siete años completos vence el plazo básico de conservación, salvo que existan excepciones.
Excepción importante: la administración relativa a los bienes inmuebles tiene un plazo de conservación de nueve años (plazo de regularización del IVA). Por tanto, no cierres demasiado pronto un expediente con operaciones inmobiliarias.
NBA: mínimo siete años, a veces más
El Reglamento de normas deontológicas y profesionales de la NBA y las prescripciones adicionales sobre el expediente de auditoría establecen que el expediente de auditoría se conserve al menos siete años, contados desde la fecha del informe de auditoría. Para los titulares de licencia Wta esto se prolonga en situaciones concretas. Los documentos de diligencia debida del cliente relacionados con la Wwft tienen su propio plazo de cinco años tras finalizar la relación de negocio.
En concreto: los siete años fiscales son el suelo. La obligación real de conservación puede ser más larga según el tipo de cliente, el encargo de auditoría y la naturaleza de las operaciones. Lee los detalles en nuestro artículo de fondo La obligación fiscal de conservación de 7 años.
¿Qué se puede eliminar entonces?
Una vez vencido el plazo más largo aplicable, un documento puede y debe destruirse. El art. 5.1.e del RGPD (limitación del plazo de conservación) no es una recomendación amable sino una obligación. Los datos personales no pueden conservarse más tiempo del necesario.
- Borradores de papeles de trabajo, análisis de planificación y de riesgos de ejercicios de auditoría cerrados.
- Correspondencia con clientes de encargos finalizados, siempre que no esté relacionada con la Wwft.
- Balances de sumas y saldos, extractos del libro mayor y subadministraciones del cliente tras siete (o nueve) años.
- Copias sombra de declaraciones fiscales tras siete años.
- Datos salariales de antiguos empleados del cliente, en la medida en que se conserven fuera de la obligación de conservación propia del cliente.
Mantén la decisión de destrucción siempre vinculada al expediente. Una regla genérica de «eliminar todo lo anterior a siete años» es demasiado tosca. Precisamente así se pasan por alto las excepciones de inmuebles, Wwft y litigios en curso.
¿Qué debe permanecer?
- Expedientes con litigios en curso, reclamaciones o procedimientos fiscales.
- Diligencia debida del cliente Wwft hasta cinco años tras el fin de la relación.
- Expedientes de auditoría cuyo plazo de siete años aún no haya vencido.
- Documentos relacionados con bienes inmuebles hasta nueve años.
- Documentos que sean objeto de una queja disciplinaria o de una investigación de la AFM o la NBA.
Cómo destruir: la práctica
Los papeles de trabajo contienen BSN, datos financieros, información sensible de la empresa y a veces datos personales de categorías especiales. Eso eleva la norma de destrucción a DIN 66399 P-5 para papel y H-4 o E-4 para soportes de datos. Una trituradora de papel de oficina normalmente no alcanza esa norma.
La destrucción de documentos móvil in situ es una ruta lógica para las asesorías contables. Las cajas del archivo pasan directamente del armario a la trituradora en el aparcamiento, sin un paso intermedio en el que un expediente de cliente quede en un camión en la A10. Justo al terminar recibes un certificado que puedes incorporar al sistema de calidad como prueba de la limitación del plazo de conservación.
¿El ejercicio 2018 listo para destruir?
Vamos a tu despacho en Amsterdam-Noord o sus alrededores con una trituradora móvil. DIN 66399 P-5, certificado por encargo, tú lo supervisas. Sin contrato, sin mínimo.
Solicita un presupuestoDocumentación y expediente de calidad
Registra la destrucción en el registro de destrucción del despacho. Qué ejercicio, qué tipo de documento, qué método, qué encargado del tratamiento, qué número de certificado. El sistema de calidad de la NBA y una eventual inspección de la AFM quieren poder comprobar que no solo conservas, sino que también limpias. Un registro de destrucción bien llevado es la prueba de ello.
Más información de fondo sobre la práctica contable en DeSnipperaar en nuestra página sectorial para contables.
En resumen: siete años es el suelo fiscal, nueve años se aplica a los bienes inmuebles, cinco años tras el fin de la relación para la Wwft. Lo que sobre no solo puede eliminarse, debe eliminarse bajo el RGPD. Destruye de forma controlada, in situ, con certificado. Así cierras correctamente el ejercicio.