Escanear, conservar o destruir: la elección correcta por documento
Al ordenar un archivo, la misma pregunta vuelve para cada documento. ¿Lo escanea, lo conserva en papel o puede irse? La respuesta difiere según el tipo de documento. Algunos documentos debe conservarlos como original en papel, otros puede escanearlos y luego destruirlos y una pila grande puede ir directamente a la destrucción confidencial. En este artículo encontrará un árbol de decisión claro y una tabla por tipo de documento.
¿Quiere saber rápido dónde se encuentra? Repase estas preguntas para cada pila que tiene delante.
- ¿Es este documento legalmente exigido como original en papel?
- ¿Lo necesita aún dentro de un plazo de conservación en curso?
- ¿Basta un escaneo digital para su propósito?
- ¿Contiene datos personales o confidenciales?
- ¿El plazo de conservación ya ha pasado?
Con estas preguntas coloca cada documento en una de tres pilas: escanear, conservar o destruir. A continuación desarrollamos esa elección por tipo de documento.
¿Qué significa escanear, conservar o destruir?
Las tres opciones resuelven cada una un problema distinto. Escanear le devuelve el contenido en digital, para no tener que guardar ya el papel. Conservar significa que el original en papel se queda, porque la ley o el valor probatorio lo pide. Destruir es para documentos que ya no necesita y que, por los datos personales, no pueden ir sin más al papel de reciclaje. El arte es elegir el correcto de estos tres por documento. Conservar de más cuesta espacio y riesgo, tirar de más puede costarle un original obligatorio. Quien hace la elección por documento en lugar de por caja obtiene al final un archivo que cuadra. Conserva justo lo que debe, digitaliza lo que conviene y destruye con seguridad lo que puede irse.
Cuatro resultados posibles por documento
En la práctica cada documento llega a uno de cuatro resultados. Escanear y luego destruir, para documentos en los que basta una copia digital. Conservar el original en papel, para las excepciones que la ley o el valor probatorio exige. Destruir de inmediato, para documentos cuyo plazo de conservación ha pasado. Y simplemente conservar, para papel aún dentro de un plazo en curso. La primera pregunta no es por tanto si quiere digitalizar, sino en cuál de estos cuatro grupos pertenece un documento. Eso decide el resto por sí solo.
El árbol de decisión: cuatro preguntas por documento
Un árbol de decisión sencillo le ayuda a clasificar rápido. Tome un documento y plantee por orden estas preguntas.
- ¿Debe el original quedarse en papel? Si es así, lo conserva y el árbol de decisión se detiene aquí.
- ¿Corre todavía un plazo de conservación? Si es así, consérvelo o escanéelo y guarde la copia hasta que pase el plazo.
- ¿El plazo ha pasado y ya no lo necesita? Entonces puede ir a la pila para destruir.
- ¿Quiere el contenido sin el papel? Entonces lo escanea primero y el original va después a la destrucción.
Quien aplica estas cuatro preguntas con constancia obtiene al final tres pilas limpias. Un resumen de los plazos en sí está en la guía rápida de plazos de conservación.
Tabla de decisión por tipo de documento
La siguiente tabla traduce el árbol de decisión a tipos de documento concretos con la acción recomendada.
| Tipo de documento | Acción recomendada | Nota |
|---|---|---|
| Escrituras notariales, escritura de compraventa, documentos hipotecarios | Conservar original | El valor probatorio está en el papel |
| Certificados de acciones | Conservar original | Se exige el ejemplar físico |
| Contratos con firma a mano | Conservar original | Cuando cuenta el ejemplar firmado |
| Títulos y certificados oficiales | Conservar original | A menudo solo el original es válido |
| Documentos fiscales y contables dentro de 7 años | Escanear, guardar papel hasta el plazo | Conservación fiscal en curso |
| Facturas, recibos, extractos bancarios | Escanear y destruir | Una copia digital suele bastar |
| Presupuestos, correspondencia, informes antiguos | Escanear y destruir | Conserve solo lo que aún necesite |
| Pólizas vencidas, nóminas antiguas tras el plazo | Destruir de inmediato | Contienen datos personales |
| Documentos superado el plazo de conservación | Destruir de inmediato | No conservar más de lo necesario |
| Publicidad y copias duplicadas sin datos | Destruir o reciclaje | Sin datos, entonces reciclaje |
¿Qué originales debe conservar en papel?
La pila más pequeña pero más importante son los originales que no puede escanear y tirar. Las escrituras notariales, como una escritura de transmisión o una escritura hipotecaria, obtienen su fuerza del documento original. Los certificados de acciones exigen a menudo el ejemplar físico. Los contratos cuyo ejemplar firmado a mano lleva el valor probatorio también los conserva como originales. Los títulos y ciertos certificados oficiales solo los aceptan los organismos en original. En caso de duda, trate el documento como un original y consérvelo. Un original destruido por error rara vez se recupera.
¿Qué documentos puede escanear y luego destruir?
Con diferencia la pila más grande son los documentos administrativos en los que basta un buen escaneo. Facturas, recibos, extractos bancarios, presupuestos, correspondencia e informes antiguos puede escanearlos y luego hacerlos destruir de forma confidencial. El contenido queda disponible en digital, el papel desaparece con seguridad. Así gana espacio y reduce el riesgo de datos personales sueltos. Es importante, eso sí, que compruebe primero el escaneo antes de que el original vaya a la destrucción. El orden de digitalizar y solo después destruir está en el resumen sobre destrucción de datos.
¿Qué documentos puede destruir de inmediato?
Algunos documentos ni siquiera hace falta escanearlos. Lo que está superado su plazo de conservación y sin valor adicional puede ir directamente a la pila para destruir. Piense en pólizas vencidas, nóminas antiguas tras el plazo, expedientes de clientes caducados y copias de las que ya tiene el original en digital. El único punto de atención es que muchos de estos documentos contienen datos personales. Por eso no van al papel de reciclaje, sino a una destrucción confidencial con certificado. Así cumple la limitación de la conservación y a la vez guarda la prueba de que los datos han desaparecido.
¿Qué documentos simplemente conserva en papel?
No todo hay que escanearlo o destruirlo de inmediato. Los documentos aún dentro de un plazo de conservación en curso los guarda simplemente hasta que pase ese plazo. Una copia escaneada se permite en paralelo, pero para la contabilidad fiscal es prudente mantener el original disponible hasta el fin del plazo. Así evita tirar un documento demasiado pronto. Cuándo puede ordenar qué categoría está en el pilar sobre ordenar la administración antigua, con una lista de control para tirar o conservar.
Comprobar primero el plazo de conservación
El árbol de decisión depende del plazo de conservación. Para la mayoría de los documentos contables y fiscales rige una obligación de conservación fiscal de siete años, y para algunos documentos inmobiliarios incluso más. Solo una vez pasado ese plazo un documento pasa de la pila para conservar a la pila para destruir. Compruebe por tanto primero el plazo por categoría antes de tirar nada. Cómo funciona exactamente el plazo de siete años y qué documentos abarca está en la obligación fiscal de conservación de 7 años.
En qué fijarse al escanear
Un escaneo solo es útil si es completo y legible. Escanee a doble cara donde haga falta, compruebe que no falta nada y guarde los archivos de forma ordenada con un nombre reconocible y fecha. Haga una copia de seguridad, porque un archivo digital sin copia es tan vulnerable como una pila de papel. Para las excepciones del apartado anterior, un escaneo no sustituye al original. Para la administración corriente basta un buen escaneo. Solo cuando esté seguro de que el escaneo es correcto el original en papel va a la destrucción.
La pila para destruir: así funciona la destrucción confidencial
Los documentos que pueden irse no los tira al papel de reciclaje. El papel con datos personales debe destruirse de forma confidencial. Funciona de forma sencilla. Reúne la pila para destruir en cajas o un contenedor, la entrega en una recogida y el contenido se tritura al nivel adecuado. Obtiene un precio fijo por adelantado y un certificado después. En un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam recogemos sellado, sin gastos de desplazamiento. No hay atención presencial ni desplazamiento fuera de la zona, el servicio funciona por recogida con agrupación nacional de las recogidas.
Elegir el nivel DIN adecuado
La finura del triturado la fija la norma DIN 66399. El nivel lo elige según la sensibilidad de los datos.
| Nivel | Tamaño de partícula | Adecuado para |
|---|---|---|
| P-2 | Tiras | Impresos generales sin datos |
| P-4 | Partículas pequeñas | Documentos con datos personales |
| P-5 | Partículas muy pequeñas | Números de identificación, datos médicos y especiales |
Para la mayoría de los documentos de oficina basta el P-4. Para números de identificación, datos médicos u otros datos especiales elige el P-5. El nivel aplicado figura en el certificado.
El certificado de destrucción como prueba
Para la pila para destruir recibe un certificado de destrucción. Indica la fecha, la cantidad y el nivel DIN, completado para los soportes de datos con los números de serie. Ese certificado es su prueba de que los datos han desaparecido de forma irreversible. Consérvelo en su administración, para poder mostrar en una inspección o ante una pregunta de un cliente que el orden se hizo limpiamente. Lo que debe figurar exactamente en ese documento está en el certificado de destrucción explicado.
Recogida sellada en un radio de 20 km de Ámsterdam
La recogida misma forma parte del cuidado. El papel se lleva sellado, para que la cadena de la recogida a la destrucción permanezca cerrada y no haya ningún momento en que un expediente pueda extraviarse. Trabajamos en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam por recogida, sin gastos de desplazamiento ni atención presencial. Las recogidas se agrupan a escala nacional, lo que hace posible un precio fijo también fuera de la región mediante rondas conjuntas. Un contenedor abierto puesto días en la calle no ofrece esa certeza, una recogida sellada sí. Así la pila queda protegida hasta el momento en que los datos quedan triturados de forma ilegible.
Un ejemplo práctico
Imagine una asesoría que ordena un armario de expedientes de clientes. El empleado repasa las carpetas con el árbol de decisión en la mano. Las cartas de encargo firmadas a mano van a la pila para conservar, porque el ejemplar firmado cuenta. Las cuentas anuales y declaraciones fiscales de los últimos siete años se escanean, pero el papel se queda hasta el fin del plazo. Las facturas, recibos y correspondencia de clientes que se fueron hace años se escanean y luego se colocan en la pila para destruir. Los expedientes cuyo plazo de conservación está muy superado van directamente a la destrucción. Al final, tres cajas quedan listas para una recogida sellada y la asesoría conserva un archivo digital ordenado. El certificado de la recogida va al expediente RGPD, para que en una inspección quede claro de inmediato que el orden se hizo de forma demostrable.
Consejos prácticos
- Clasifique por tipo de documento, no por carpeta. Así evita que un original desaparezca entre la administración corriente.
- Mantenga una caja aparte para los originales que deben quedarse en papel.
- Compruebe cada escaneo antes de que el papel vaya a la destrucción.
- Conserve el certificado en digital en un lugar fijo con su administración.
Errores frecuentes
- Escanear y tirar un original. Para escrituras notariales y certificados de acciones un escaneo no sustituye al original.
- Destruir demasiado pronto. Compruebe primero si el plazo de conservación realmente ha pasado.
- La pila para destruir al papel de reciclaje. El papel con datos personales debe destruirse de forma confidencial, no en el contenedor de reciclaje.
- Escanear sin copia de seguridad. Un archivo digital sin copia es tan vulnerable como una pila suelta.
Su pila en cuatro pasos
- Clasifique por tipo de documento con el árbol de decisión y la tabla de arriba.
- Aparte los originales que deben quedarse en papel.
- Escanee lo que quiera guardar en digital y compruebe el escaneo.
- Entregue la pila para destruir sellada y conserve el certificado.
¿Hacer recoger la pila para destruir con certificado?
Indique lo que tiene y recibe un precio fijo. Lo recogemos sellado, lo destruimos al nivel DIN adecuado y recibe un certificado como prueba. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Ámsterdam.
Solicitar presupuestoPreguntas frecuentes
¿Debo escanear o conservar los documentos?
Escanee los documentos en los que basta una copia digital y conserve el original en papel solo cuando la ley o el valor probatorio lo exija, como en las escrituras notariales y los certificados de acciones.
¿Qué documentos debo conservar como original en papel?
Las escrituras notariales, los certificados de acciones, ciertos títulos y certificados oficiales y los contratos cuyo ejemplar firmado a mano cuenta se conservan como original en papel.
¿Puedo escanear un documento y luego destruirlo?
Sí, para la mayoría de los documentos administrativos como facturas, recibos y extractos bancarios basta un buen escaneo. El original en papel puede destruirse después de forma confidencial.
¿Cómo elimino la pila para destruir de forma segura?
Entrega la pila sellada en una recogida, la hace triturar al nivel DIN adecuado y recibe un certificado de destrucción como prueba.
¿Qué documentos puedo destruir de inmediato?
Los documentos superado su plazo de conservación y sin valor adicional, como pólizas vencidas y nóminas antiguas, puede hacerlos destruir de inmediato.
Conclusión
Escanear, conservar o destruir no es una pregunta para toda la caja de una vez, sino una elección por documento. Una pila pequeña de originales se queda en papel, una pila grande de administración puede escanearla y luego hacerla destruir y lo que está superado su plazo puede irse de inmediato. Use el árbol de decisión y la tabla para clasificar, compruebe cada vez el plazo de conservación y entregue la pila para destruir sellada. Así conserva solo lo que debe, gana espacio y tiene, con un certificado, la prueba de que el resto se ordenó con seguridad.
Lea también el pilar sobre ordenar la administración antigua y los tres artículos relacionados: pasar a la oficina sin papel de forma segura, digitalizar el archivo y luego destruir y el plan paso a paso para limpiar el archivo.
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