AVG

AVG-bewaartermijnen per documenttype: de complete cheatsheet

5 december 2025 · 9 min lezen · DeSnipperaar

De AVG legt in artikel 5 lid 1 sub e de opslagbeperking vast. Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig. Klinkt simpel, maar in de praktijk zit het vol uitzonderingen. Sommige documenten moet je juist lang bewaren op grond van fiscale, arbeidsrechtelijke of zorgwetten. Andere moeten al na vier weken weg. Deze cheatsheet verzamelt de belangrijkste termijnen voor de Nederlandse praktijk, met vermelding van de wet waarop ze staan.

Print deze lijst, hang hem bij de archiefkast op, en plan elk jaar een moment om de oudste categorie te vernietigen. Dat is de enige manier om AVG-conform te blijven zonder dagelijks te hoeven nadenken.

Fiscaal en boekhouding

De Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) artikel 52 is de bekendste bron. Basisadministratie bewaar je 7 jaar, bepaalde categorieën langer.

• Grootboek, debiteuren, crediteuren, inkoop, verkoop, voorraad: 7 jaar (AWR art. 52).
• Jaarrekeningen: 7 jaar (AWR art. 52) en 7 jaar na ontbinding rechtspersoon (BW 2:10).
• Loonadministratie en kopie ID van werknemer: 5 jaar na einde dienstverband (Wet op de loonbelasting art. 28).
• Onroerend goed (btw-herzieningstermijn): 9 jaar na het jaar waarin het pand in gebruik is genomen.
• Btw-facturen: 7 jaar.

Meer over de fiscale 7-jaarstermijn in de praktijk lees je in ons artikel over fiscale bewaarplicht en wat daarna weg mag.

Personeel en HR

HR kent de meeste verschillende termijnen. Sollicitatiegegevens moeten snel weg, salarisstroken juist lang bewaard.

• Sollicitatiegegevens afgewezen kandidaat: 4 weken na afwijzing, of 1 jaar met schriftelijke toestemming.
• Personeelsdossier algemeen: 2 jaar na uitdiensttreding (AP-richtlijn).
• Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen: 7 jaar na einde dienstverband.
• Loonstroken en jaaropgaven: 5 jaar fiscaal, 7 jaar aanbevolen.
• Verzuimgegevens: 2 jaar na einde dienstverband.
• Re-integratiedossiers: 2 jaar na einde re-integratie.
• Kopieën ID: 5 jaar na einde dienstverband, daarna verplicht vernietigen.
• VOG-aanvragen: zolang werknemer in dienst is, daarna 4 weken.

Zorg en medisch

Voor medische gegevens geldt de WGBO (Boek 7 titel 7 afdeling 5 BW). In 2020 is de termijn verlengd.

• Medisch dossier: 20 jaar vanaf laatste wijziging, of zolang als ‘goed hulpverlenerschap’ eist (WGBO art. 7:454 BW).
• Dossiers minderjarigen: 20 jaar vanaf 18e verjaardag.
• Rontgenfoto's en beeldmateriaal: integraal onderdeel van het dossier, dus 20 jaar.
• Donorregistratie: conform richtlijn zorgverlener.
• Tandartsdossier: 20 jaar na laatste consult.

Zie ook ons artikel over de WGBO 20-jaarstermijn in de praktijk.

Na afloop van een bewaartermijn is bewaren geen optie meer. Gegevens vasthouden ‘voor de zekerheid’ is een overtreding van AVG artikel 5.

Juridisch en notarieel

• Advocatendossier: minimaal 5 jaar na afsluiten, vaak 7 jaar. NOvA-gedragsregel 16 schrijft zorgvuldige bewaring voor.
• Notariele akten (origineel): 100 jaar, daarna naar rijksarchief (Wna art. 7 en 8).
• Notariele kladversies en concepten: geen wettelijke termijn, aanbeveling 10 jaar dan vernietigen.
• Wwft cliëntonderzoek: 5 jaar na einde zakelijke relatie (Wwft art. 33).
• Incassodossiers: 7 jaar na laatste handeling.

Financieel en bancair

• Hypotheekdossier: 7 jaar na afloop of aflossing.
• Beleggingsadvies: 7 jaar (Wft en MiFID II).
• Verzekeringsdossier: 7 jaar na einde polis.
• Klantidentificatie (Wwft): 5 jaar.
• Geldlening zakelijk: 7 jaar na einde lening.

Commercieel en algemeen

• Klantcorrespondentie zonder fiscaal belang: 2 tot 3 jaar na laatste contact.
• Marketinglijsten: tot intrekking toestemming of 2 jaar inactief.
• Webcookies en analytics: maximaal 1 jaar, afhankelijk van toestemming.
• Nieuwsbriefinschrijvingen: tot uitschrijving.
• Cameraopnamen: 4 weken, langer alleen bij incident.
• Klachten: 2 jaar na afhandeling.

Onderwijs en overheid

• Leerlingdossier basisonderwijs: 2 jaar na schoolverlaten.
• Leerlingdossier voortgezet onderwijs: 2 jaar na uitschrijving, 5 jaar voor examengegevens.
• Subsidiedossiers: 10 jaar (bij EU-subsidies vaak 10 tot 15 jaar).
• Aanbestedingsdossier: 10 jaar.

Hoe leg je bewaartermijnen vast in je organisatie?

Een cheatsheet is niet genoeg. De Autoriteit Persoonsgegevens verwacht dat je bewaartermijnen expliciet opneemt in je verwerkingsregister (AVG art. 30) en je privacyverklaring. Goede praktijk:

1. Maak een tabel per verwerking: welke categorie gegevens, welke termijn, welke wet.
2. Koppel elke termijn aan een trigger: einde dienstverband, datum laatste factuur, ondertekening akte.
3. Plan jaarlijks een vernietigingsmoment in na de jaarafsluiting, zodat je fiscaal-veilig het oudste jaar weg kunt doen.
4. Bewaar vernietigingscertificaten 5 jaar als bewijs richting AP en accountant.
5. Doorloop de cheatsheet bij elk nieuw type verwerking, want sommige branches (zorg, financieel, juridisch) hebben afwijkende regels.

De uitzondering op de uitzondering

Soms mag je gegevens langer bewaren dan de AVG-opslagbeperking suggereert. Voorbeelden: een lopend geschil, een fiscaal onderzoek, een juridische claim, wetenschappelijk onderzoek met waarborgen, archiefbelang uit de Archiefwet. Zodra de reden vervalt begint de termijn weer te lopen. Leg dat soort uitzonderingen altijd schriftelijk vast, want zonder onderbouwing is het een AVG-overtreding.

---

Vragen over een specifieke categorie? Bel ons of vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. We denken gratis mee over bewaartermijnen en planning van je vernietigingsmomenten.